Wybór właściwego sposobu płatności w firmie ma kluczowe znaczenie zarówno dla prawidłowego prowadzenia rozliczeń podatkowych, jak i bezpieczeństwa transakcji. W 2025 roku zasady rozliczania płatności – szczególnie w kontekście limitów gotówkowych oraz transakcji między podmiotami powiązanymi – mają istotne znaczenie dla przedsiębiorców prowadzących działalność w Polsce. W tym poradniku znajdziesz przystępne wyjaśnienie najważniejszych regulacji, praktyczne przykłady i wskazówki, jak uniknąć błędów grożących poważnymi sankcjami podatkowymi.
Zasady dokonywania płatności – co powinien wiedzieć przedsiębiorca?
Płatność to transfer środków pieniężnych na rzecz kontrahenta (wierzyciela) za określony towar lub usługę. W praktyce oznacza to przelanie pieniędzy z konta firmy kupującej na konto sprzedawcy, zapłatę gotówką w kasie lub inną formę rozliczenia.
W polskich przepisach płatność jest rozumiana szeroko – może zostać dokonana zarówno gotówką, jak i bezgotówkowo (przelew, karta, polecenie zapłaty itd.). Sposób rozliczenia i obowiązki dokumentacyjne zależą od rodzaju transakcji, wartości oraz relacji pomiędzy stronami.
Jak ustala się wartość transakcji kontrolowanej?
Zgodnie z art. 11l ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.) wartość transakcji kontrolowanej (np. pomiędzy podmiotami powiązanymi) ustala się na podstawie:
- faktur dotyczących danego roku podatkowego,
- umów lub innych dokumentów – jeśli faktury nie zostały wystawione,
- otrzymanych lub przekazanych płatności – jeśli nie można ustalić wartości na podstawie faktur lub umów.
Wartość transakcji jest określana niezależnie od liczby dokumentów czy płatności oraz liczby powiązanych podmiotów.
Przykład 1 – pożyczka między powiązanymi firmami
Spółka Alfa z Warszawy udziela pożyczki spółce Beta z Gdańska na kwotę 6 000 000 zł, na okres 3 lat. W pierwszym roku spółka Beta nie spłaca jeszcze kapitału, a jedynie odsetki. Wartość transakcji kontrolowanej za ten rok to 6 000 000 zł – jest to najwyższa kwota kapitału pozostająca do spłaty w danym roku, bez uwzględniania odsetek i prowizji. Jeżeli łączna wartość pożyczek od powiązanych podmiotów przekroczy 10 000 000 zł w danym roku podatkowym, powstaje obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych.
Przykład 2 – rozliczenie usług niematerialnych
Firma Delta z Poznania kupuje usługi konsultingowe od powiązanej spółki z Czech na podstawie kilku umów. Faktury wystawiane są w euro, a płatności realizowane są w ratach. Aby ustalić wartość transakcji, sumuje się wszystkie faktury wystawione w danym roku podatkowym. Gdyby faktur nie było, należałoby oprzeć się na umowach lub płatnościach.
Limity płatności gotówkowych między przedsiębiorcami
Od wielu lat ustawodawca ogranicza możliwość dokonywania wysokich płatności gotówkowych pomiędzy firmami. Zasada jest prosta:
- Jeśli jednorazowa wartość transakcji (brutto) przekracza 15 000 zł, płatność musi zostać dokonana przez rachunek płatniczy przedsiębiorcy – czyli przelewem na konto.
Nie ma znaczenia, ile pojedynczych wpłat zostanie wykonanych – liczy się suma wartości transakcji. Dotyczy to zarówno krajowych, jak i zagranicznych kontrahentów, jeżeli polska firma realizuje transakcję za granicą.
Kogo dotyczy limit 15 000 zł?
- Przedsiębiorców jednoosobowych (CEIDG)
- Spółek zarejestrowanych w KRS (spółki handlowe, fundacje, izby gospodarcze itp.)
- Oddziałów zagranicznych działających w Polsce
- Wspólników spółki cywilnej
Przykład 3 – zakup sprzętu IT
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność kupuje komputery do biura o wartości 17 000 zł brutto od hurtowni komputerowej. Płatność powinna być zrealizowana przelewem na konto sprzedawcy. Jeżeli przedsiębiorca zapłaci gotówką całość lub część tej kwoty, nie będzie mógł zaliczyć tego wydatku do kosztów uzyskania przychodu.
Przykład 4 – płatność w walucie obcej
Spółka z Krakowa kupuje usługę od niemieckiego kontrahenta za 4 000 euro. W dniu poprzedzającym transakcję średni kurs NBP wynosił 4,50 zł/euro, co daje 18 000 zł. Płatność musi zostać wykonana przelewem bankowym.
Sposoby dokonywania płatności – gotówkowe i bezgotówkowe
Płatności gotówkowe
- Banknoty i monety (przekazanie, wpłata)
- Czeki gotówkowe i podróżne
- Przekaz pocztowy lub pieniężny
- Gotówkowa wpłata na rachunek bankowy
Płatności bezgotówkowe
- Przelewy bankowe (zlecane elektronicznie, w oddziale)
- Polecenie zapłaty
- Karty płatnicze, płatności mobilne
- Serwisy obsługujące płatności internetowe
Ważne: Cyfryzacja i rozwój nowych technologii sprzyjają zwiększeniu udziału płatności bezgotówkowych, szczególnie w handlu internetowym i transakcjach transgranicznych.
Obowiązki przy dokonywaniu płatności powyżej 15 000 zł
- Weryfikacja rachunku na białej liście podatników VAT – przed przelewem na rzecz czynnego podatnika VAT należy sprawdzić, czy rachunek widnieje na wykazie Ministerstwa Finansów. Przelew na rachunek spoza białej listy może skutkować brakiem prawa do zaliczenia wydatku w koszty.
- Dokumentacja płatności – przechowywanie potwierdzeń przelewu, faktur i innych dokumentów jest niezbędne w przypadku kontroli.
Płatności w transakcjach między podmiotami powiązanymi
Wydłużone terminy płatności a ryzyko podatkowe
Ustalając warunki rozliczeń między powiązanymi firmami, należy zachować rynkowe standardy. Wydłużanie terminu płatności (np. gdy spółka matka wydłuża spółce zależnej czas na spłatę zobowiązania) może być potraktowane przez organy podatkowe jako forma nieodpłatnego finansowania. W takiej sytuacji może dojść do:
- Recharakteryzacji transakcji – uznania jej za pożyczkę lub inny rodzaj finansowania,
- Dososowania dochodu – organ podatkowy może określić wynagrodzenie, jakiego powinien żądać podmiot udzielający finansowania, oraz naliczyć odsetki.
Przykład 5 – ryzyko wydłużonego terminu płatności
Spółka Gamma z Wrocławia sprzedaje towary do spółki powiązanej Delta z Katowic i wydłuża jej termin płatności z 30 do 180 dni, podczas gdy niepowiązanym odbiorcom oferuje standardowy termin 30 dni. Urząd skarbowy może zakwestionować takie warunki jako nierynkowe i oszacować dodatkowy przychód z tytułu nieodpłatnego udzielenia finansowania.
Instrumenty płatnicze – kiedy płacimy wcześniej, w chwili transakcji, a kiedy później?
- Instrumenty przedpłacone (pay before) – np. przedpłata za zamówienie
- Instrumenty opłacane w chwili użycia (pay now) – np. płatność kartą, przelew natychmiastowy
- Instrumenty opłacane po użyciu (pay later) – np. płatność z odroczonym terminem
Podsumowanie – kluczowe wnioski dla przedsiębiorców
- Każda płatność powyżej 15 000 zł brutto pomiędzy przedsiębiorcami musi być zrealizowana bezgotówkowo, przelewem na rachunek z białej listy.
- W transakcjach powiązanych należy zachować rynkowe warunki rozliczeń, szczególnie w zakresie terminów płatności.
- Dokumentowanie transakcji i płatności to obowiązek, który może przesądzić o prawie do rozliczenia kosztów w firmie.
- Przedsiębiorcy powinni śledzić zmiany prawne dotyczące limitów i form płatności oraz wdrożyć procedury weryfikacji rachunków kontrahentów.
- W przypadku wątpliwości warto skorzystać z usług doradcy podatkowego lub konsultacji z prawnikiem.
Podstawa prawna
- art. 11l ust. 2 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. 2023 poz. 2805, ze zm.)
- art. 19 – ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. 2023 poz. 221)
- Wyjaśnienia Ministerstwa Finansów, odpowiedzi na interpelacje poselskie (m.in. DCT2.054.2.2021)
Tematy porad zawartych w poradniku
- limity płatności gotówkowych 2025
- rozliczenia między firmami powyżej 15 000 zł
- dokumentacja płatności bezgotówkowych
- transakcje powiązane – ryzyka podatkowe
- biała lista podatników VAT 2025