Jeśli jako przedsiębiorca zatrudniasz współpracowników na podstawie umów zlecenia, umów o dzieło, kontraktów menedżerskich lub wypłacasz wynagrodzenie członkom zarządów i komisji, musisz pamiętać o dodatkowych obowiązkach wobec urzędu skarbowego. Jednym z najważniejszych jest sporządzenie i złożenie formularza PIT-4R. Brak jego terminowego przekazania grozi poważnymi konsekwencjami podatkowymi i odpowiedzialnością karnoskarbową. Z poniższego poradnika dowiesz się, kto ma taki obowiązek, jak prawidłowo wypełnić formularz oraz na co szczególnie uważać przy jego składaniu.
🧾 Co to jest PIT-4R i kogo dotyczy?
PIT-4R to roczna deklaracja zbiorcza składana przez płatników zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. W odróżnieniu od deklaracji miesięcznych, PIT-4R obejmuje cały rok podatkowy i służy do wykazania łącznej kwoty pobranych (należnych) zaliczek.
Płatnikiem zaliczek jesteś wtedy, gdy jako:
- osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą,
- osoba prawna (np. spółka z o.o.),
- jednostka organizacyjna bez osobowości prawnej,
wypłacasz wynagrodzenie na podstawie tzw. innych tytułów zatrudnienia, czyli:
📌 Przykładowe tytuły, które wymagają ujęcia w PIT-4R:
- Umowy cywilnoprawne – umowy zlecenia i dzieła (z wyjątkami),
- Kontrakty menedżerskie lub podobne umowy o zarządzanie,
- Działalność wykonywana osobiście – m.in.:
- działalność artystyczna, literacka, naukowa, trenerska, sportowa, publicystyczna,
- udział w konkursach naukowych i kulturalnych,
- stypendia sportowe,
- wynagrodzenia sędziów sportowych,
- Członkostwo w organach osób prawnych – zarządy, rady nadzorcze, komisje,
- Wynagrodzenie z tytułu zleceń od organów państwowych lub samorządowych – np. dla biegłych sądowych czy członków komisji.
⚠️ Nie wliczają się tutaj przychody osiągane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, nawet jeśli są to umowy cywilnoprawne.
🧩 Przykład praktyczny 1
🧑💼 Pani Marta, właścicielka firmy konsultingowej z Gdańska, zatrudniła w 2024 roku:
- trzech zleceniobiorców na umowy zlecenie,
- grafika na umowę o dzieło,
- prawnika w ramach kontraktu menedżerskiego,
- a dodatkowo wypłaciła wynagrodzenie członkom rady nadzorczej jej spółki zależnej.
W styczniu 2025 roku, do końca miesiąca, musi złożyć PIT-4R do urzędu skarbowego właściwego dla jej miejsca zamieszkania, wykazując wszystkie pobrane zaliczki na podatek dochodowy od powyższych osób.
📆 Termin i sposób złożenia PIT-4R
Termin złożenia PIT-4R:
📅 do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym, którego dotyczy deklaracja.
Jeśli płatnik zakończył działalność wcześniej (np. w grudniu), powinien złożyć deklarację najpóźniej w dniu zaprzestania działalności.
Właściwy urząd skarbowy zależy od formy organizacyjnej płatnika:
- osoba fizyczna → urząd wg miejsca zamieszkania,
- osoba prawna / jednostka organizacyjna → urząd wg miejsca prowadzenia działalności lub siedziby.
💡 Co wykazujemy w PIT-4R?
Deklaracja obejmuje należne zaliczki na podatek dochodowy, niekoniecznie wpłacone. Oznacza to, że np. zaliczka za wynagrodzenie listopadowe, pobrana w grudniu i wpłacona do urzędu do 20 stycznia, będzie wykazana jako zaliczka należna za grudzień.
Zaliczkę można obniżyć o 7,75% składki na ubezpieczenie zdrowotne opłaconej w danym roku ze środków podatnika.
🧩 Przykład praktyczny 2
🏢 Spółka Alfa z Wrocławia zatrudniała w 2024 roku 12 osób na umowę zlecenia, wypłacając im miesięczne wynagrodzenie i potrącając zaliczki na podatek. W grudniu zaliczki zostały pobrane, ale wpłata do urzędu nastąpiła 18 stycznia 2025 r.
W deklaracji PIT-4R składanej do końca stycznia 2025 r., spółka wykazuje grudniowe zaliczki jako należne za grudzień, mimo że fizyczna wpłata była dokonana w styczniu.
⚖️ Wyroki sądowe
Choć temat PIT-4R nie budzi wielu kontrowersji sądowych, warto pamiętać, że:
- NSA w wyroku z dnia 9 maja 2023 r. (sygn. II FSK 148/21) potwierdził, że brak złożenia PIT-4R w terminie może być podstawą do wymierzenia kary porządkowej nawet przy braku zaległości podatkowej.
- WSA w Krakowie (sygn. I SA/Kr 132/22) uznał, że nieprawidłowe wskazanie urzędu skarbowego może zostać uznane za błąd formalny, ale nie zawsze skutkuje nieważnością deklaracji.
📚 Podstawa prawna
📜 art. 38 ust. 1a – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
📜 art. 31, 41 – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- deklaracja PIT-4R 2025
- zaliczki na podatek dochodowy od zlecenia
- obowiązki pracodawcy na koniec roku
- podatek od umów cywilnoprawnych
- jak rozliczyć PIT-4R