W erze cyfryzacji wiele tradycyjnych obowiązków pracodawców i pracowników zyskuje nowe oblicze – również te związane z dokumentowaniem czynności prawnych. Kluczowe pytanie brzmi: czy „na piśmie” zawsze oznacza papier z odręcznym podpisem? A może można już bezpiecznie wysłać wypowiedzenie czy wniosek urlopowy e-mailem? Odpowiedź wymaga znajomości nie tylko przepisów, ale także ich praktycznej wykładni.
Dzięki temu poradnikowi dowiesz się:
- co dokładnie oznacza „forma pisemna” i czym różni się od „postaci papierowej lub elektronicznej”,
- kiedy e-mail wystarczy, a kiedy konieczny jest dokument z podpisem,
- jak bezpiecznie i legalnie korzystać z formy dokumentowej w prawie pracy.
Co oznacza „forma pisemna” w prawie pracy?
Przepisy Kodeksu pracy bardzo często wymagają, by określone czynności były dokonane „na piśmie”. Wbrew pozorom nie chodzi tu o luźne zalecenie, ale o konkretny wymóg prawny, który – jeśli nie zostanie spełniony – może prowadzić do nieważności lub bezskuteczności danej czynności.
Zgodnie z art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego, który ma zastosowanie w prawie pracy na podstawie art. 300 Kodeksu pracy:
„Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w formie pisma opatrzonego własnoręcznym podpisem”.
Zatem tradycyjnie forma pisemna oznaczała papierowy dokument z odręcznym podpisem. Dla przykładu, wypowiedzenie umowy o pracę złożone ustnie, SMS-em czy e-mailem (bez podpisu kwalifikowanego) – jest nieważne.
„Postać papierowa lub elektroniczna” – nowy standard czy chaos?
Od kilku lat w przepisach Kodeksu pracy pojawia się nowe pojęcie: „postać papierowa lub elektroniczna”. Pierwszy raz pojawiło się ono w 2016 r. (art. 97 § 1¹ k.p.), a prawdziwą rewolucję przyniosły nowelizacje z 2023 roku. Wymogi dotyczące formy dokumentów zaczęły być liberalizowane – ale niestety nie zawsze konsekwentnie.
Dla przykładu:
- Wniosek o urlop macierzyński, rodzicielski, wychowawczy czy bezpłatny może być złożony „w postaci papierowej lub elektronicznej” (np. e-mailem).
- Informacja o stosowaniu kontroli trzeźwości może być przekazana pracownikowi również w tej postaci.
- Ale… informacja o stosowaniu monitoringu nadal musi być „na piśmie”.
Brak spójności w użyciu pojęć wywołał ogromne wątpliwości praktyczne – czym jest więc ta „postać” i co z niej wynika?
Forma dokumentowa – złoty środek między pisemnością a nowoczesnością
W ocenie większości ekspertów prawa pracy, „postać papierowa lub elektroniczna” oznacza tak naprawdę formę dokumentową, opisaną w art. 77² Kodeksu cywilnego:
„Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej to oświadczenie”.
Co to oznacza w praktyce?
✔ Dokumentem może być zarówno papier, jak i plik elektroniczny (PDF, e-mail, skan)
✔ Nie jest wymagany podpis odręczny ani kwalifikowany
✔ Wystarczy, że z treści wiadomości lub metadanych da się ustalić, kto jest autorem
Zatem: wniosek pracownika przesłany e-mailem z firmowego adresu do działu kadr – spełnia wymogi formy dokumentowej.
Przykład z życia firmy: wniosek o urlop wysłany e-mailem
🔧 Pracownik Jan Nowicki chce skorzystać z urlopu rodzicielskiego po narodzinach dziecka.
✉ Wysyła wiadomość e-mail do działu kadr, załączając skan podpisanego wniosku w PDF.
📥 Kadry rejestrują ten wniosek i akceptują jego treść.
➡️ Czy wniosek jest skuteczny?
Tak – przepisy art. 182¹d k.p. pozwalają na złożenie go w postaci elektronicznej, a e-mail z załącznikiem spełnia wymogi formy dokumentowej.
❗ Uwaga: nie wszystkie czynności można wykonać elektronicznie
Mimo postępu cyfryzacji, wciąż istnieje wiele sytuacji, w których wymagana jest klasyczna forma pisemna:
🔒 Rozwiązanie umowy o pracę (art. 30 § 3 k.p.) – musi być dokonane na piśmie, co oznacza:
- dokument papierowy z podpisem własnoręcznym,
- lub dokument elektroniczny z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
📢 Zawiadomienie organizacji związkowej o zamiarze wypowiedzenia (art. 38 k.p.) – Sąd Najwyższy wciąż wymaga formy pisemnej.
✅ Co możesz zrobić jako pracodawca lub pracownik?
Pracodawca:
- Wprowadź politykę komunikacji elektronicznej, jasno określając, które wnioski i informacje mogą być składane e-mailem.
- Zadbaj o archiwizację korespondencji elektronicznej – e-mail to dokument, ale musi być trwały i dostępny.
- Nie ryzykuj przy wypowiedzeniach – zawsze stosuj formę pisemną (papier lub podpis kwalifikowany).
Pracownik:
- Korzystaj z firmowego e-maila – to potwierdza Twoją tożsamość w przypadku sporu.
- Zachowuj kopie wysłanych wniosków i potwierdzenia odbioru.
- Sprawdzaj przepisy przy szczególnych wnioskach – nie każdą sprawę da się załatwić mailowo.
📌 Podsumowanie
Pojęcie „na piśmie” w prawie pracy nie zawsze oznacza to samo, co „papierowy dokument z podpisem”. Dzięki wprowadzeniu pojęcia „postaci papierowej lub elektronicznej” ustawodawca otworzył drogę do używania e-maila, skanów i innych form dokumentowych, szczególnie przy wnioskach składanych przez pracowników.
Jednak nadal istnieją kluczowe obszary, gdzie wymagana jest klasyczna forma pisemna – a jej niezachowanie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.
📚 Podstawa prawna
- art. 30 § 3, art. 38, art. 86 § 3, art. 97 § 1¹, art. 180 § 8, art. 182¹d, art. 221c § 12 – Kodeks pracy
- art. 78 § 1, art. 78¹, art. 77², art. 77³ – Kodeks cywilny
Tematy porad zawartych w poradniku
- forma dokumentowa w prawie pracy
- e-mail zamiast pisma pracowniczego
- elektroniczne wnioski urlopowe
- pisemność a forma elektroniczna
- komunikacja elektroniczna z pracownikiem