Otwarcie ofert i ich ocena to kluczowe etapy w procedurze udzielania zamówień publicznych. Od prawidłowego przeprowadzenia tych czynności zależy nie tylko transparentność postępowania, ale i możliwość skutecznego zawarcia umowy. Ten poradnik w sposób przystępny i praktyczny omawia obowiązki zamawiającego związane z otwarciem ofert oraz ich badaniem i oceną – zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
📌 Otwarcie ofert – co to oznacza i dlaczego jest tak ważne?
Otwarcie ofert to moment, w którym treść złożonych ofert staje się jawna dla zamawiającego i – w określonym zakresie – także dla opinii publicznej. To jedna z najbardziej formalnych i jednocześnie krytycznych czynności w całym postępowaniu o udzielenie zamówienia.
Dlaczego otwarcie ofert jest takie istotne?
- 🕐 Rozpoczyna bieg terminu związania ofertą, co oznacza, że wykonawca nie może wycofać lub zmienić swojej oferty.
- 🔒 Oznacza koniec tajności – do tego momentu żadna osoba nie może znać treści złożonych ofert.
- ⚖️ Ewentualne naruszenie tej zasady (np. przedwczesne zapoznanie się z ofertą) skutkuje koniecznością unieważnienia postępowania.
🛠️ Jak zamawiający powinien zapewnić tajność ofert?
Zamawiający odpowiada za techniczne zabezpieczenia systemu teleinformatycznego, który:
- uniemożliwia otwarcie ofert przed czasem, nawet w wyniku awarii,
- rejestruje dokładny moment złożenia i otwarcia oferty.
W przypadku awarii, która ujawnia treść oferty przed terminem otwarcia, postępowanie musi zostać unieważnione na podstawie art. 255 pkt 6 ustawy – Prawo zamówień publicznych.
🗓️ Termin otwarcia ofert
Zgodnie z art. 222 ust. 1 p.z.p., zamawiający otwiera oferty nie później niż następnego dnia po upływie terminu składania ofert. Termin ten powinien być jasno określony w dokumentach zamówienia, zwłaszcza w SWZ.
🖥️ Forma otwarcia ofert
Zamawiający decyduje, czy:
- otwarcie ofert zostanie upublicznione (np. poprzez transmisję online),
- czy czynność ta będzie miała charakter wewnętrzny, przeprowadzona jedynie przez komisję przetargową.
Wybór formy zależy od technicznych możliwości i praktyki instytucji.
📢 Obowiązki informacyjne po otwarciu ofert
Po otwarciu ofert, zamawiający niezwłocznie publikuje na stronie prowadzonego postępowania:
- nazwy wykonawców, którzy złożyli oferty,
- ceny lub koszty wskazane w ofertach.
Obowiązek ten wynika wprost z art. 222 ust. 5 p.z.p.
📄 Badanie i ocena ofert – co oznaczają i jak je przeprowadzić?
Choć ustawa nie rozróżnia szczegółowo tych pojęć, w praktyce można przyjąć, że:
- Badanie oferty to weryfikacja jej zgodności z wymogami formalnymi,
- Ocena oferty to analiza merytoryczna zgodnie z kryteriami określonymi w dokumentacji przetargowej.
Etap ten nie obejmuje badania sytuacji wykonawcy (kwalifikacji podmiotowej) – to odbywa się niezależnie, najczęściej wcześniej.
✅ Czynności podejmowane przez zamawiającego
W ramach badania i oceny ofert, zamawiający wykonuje m.in.:
- Wyjaśnienie treści oferty – jeśli jakaś część jest niejasna.
- Poprawianie omyłek – dotyczy to zarówno:
- omyłek pisarskich,
- jak i rachunkowych, które nie zmieniają istoty oferty.
- Weryfikację realności ceny lub kosztu – tzw. analiza rażąco niskiej ceny.
- Ustalenie obowiązku podatkowego – np. czy zamawiający jako nabywca powinien rozliczyć VAT (np. mechanizm odwrotnego obciążenia).
- Odrzucenie ofert, które:
- nie spełniają wymagań formalnych,
- zawierają rażąco niską cenę i wyjaśnienia są niewystarczające,
- są niezgodne z ustawą lub dokumentami zamówienia.
Nie ma ustawowo wskazanej kolejności tych czynności – zamawiający może działać elastycznie, byle końcowym etapem była weryfikacja przesłanek odrzucenia oferty.
🧑🏫 Przykład praktyczny
📍 Przykład 1:
Urząd Gminy w Gorzowej ogłosił przetarg na dostawę sprzętu komputerowego. Oferty miały być składane do 10 marca 2025 r. do godziny 10:00. Otwarcie zaplanowano na 11 marca o godz. 10:30. Po otwarciu ofert zamieszczono na stronie dane pięciu oferentów i zaproponowane przez nich ceny. Następnie komisja przystąpiła do analizy – jedną ofertę odrzucono ze względu na brak wymaganych certyfikatów CE.
📍 Przykład 2:
Spółka „Infrakom” złożyła ofertę na modernizację oświetlenia drogowego, podając cenę niższą o 40% od średniej wartości innych ofert. Zamawiający wezwał do wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Oferent wskazał oszczędności wynikające z lokalnej produkcji opraw LED. Wyjaśnienia uznano za wystarczające i oferta została oceniona najwyżej.
🧾 Podsumowanie – najważniejsze obowiązki zamawiającego
✔ Zapewnij tajność ofert do chwili ich otwarcia.
✔ Ustal i ogłoś dokładny termin otwarcia ofert.
✔ Niezwłocznie po otwarciu – opublikuj dane wykonawców i ceny.
✔ Przeprowadź pełne badanie i ocenę ofert, w tym weryfikację formalną i cenową.
✔ Pamiętaj, że naruszenia w tym zakresie mogą prowadzić do unieważnienia postępowania!
📜 Podstawa prawna
- art. 221 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
- art. 222 ust. 1, ust. 5 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
- art. 255 pkt 6 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
🔎 Tematy porad zawartych w poradniku:
- otwarcie ofert zamówienia publiczne
- obowiązki zamawiającego 2025
- badanie i ocena ofert PZP
- odrzucenie oferty przetargowej
- rażąco niska cena w przetargu
🔗 Przydatne strony urzędowe:
- https://www.uzp.gov.pl – Urząd Zamówień Publicznych