Przedsiębiorcy coraz częściej muszą radzić sobie z bezwzględnym obowiązkiem poboru zryczałtowanego podatku dochodowego od osób prawnych (tzw. podatku u źródła) według stawki krajowej. Taka sytuacja może powstać nawet wtedy, gdy na mocy umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania podatnik powinien być zwolniony z tego podatku lub korzystać z niższej stawki. Aby tego uniknąć, konieczne może być złożenie specjalnego oświadczenia WH-OSC lub uzyskanie opinii o stosowaniu preferencji. Ten poradnik pokaże Ci krok po kroku, jak to zrobić, aby zabezpieczyć interesy swojej firmy i uniknąć niepotrzebnych kosztów.
Kiedy trzeba działać? Limit 2 mln zł i wypłaty do podmiotów powiązanych
Zgodnie z art. 26 ust. 2e ustawy o CIT, płatnik musi pobrać podatek u źródła według stawki krajowej, jeżeli:
- wypłaca należności do podmiotu powiązanego,
- należności te mieszczą się w katalogu z art. 21 ust. 1 pkt 1 lub art. 22 ust. 1 ustawy o CIT (np. odsetki, licencje, dywidendy),
- łączna kwota wypłat na rzecz tego samego odbiorcy przekroczy w roku podatkowym 2.000.000 zł.
Nawet jeżeli na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania należność ta byłaby zwolniona z podatku lub opodatkowana niższą stawką, powyższe kryteria powodują zastosowanie bezwzględnej stawki krajowej, o ile płatnik nie zabezpieczy się formalnie.
🔄 Jakie masz opcje? Dwa główne mechanizmy
1. Opinia o stosowaniu preferencji
To decyzja administracyjna wydawana przez urząd skarbowy, na podstawie której płatnik może:
✔ nie pobierać podatku,
✔ zastosować niższą stawkę wynikającą z umowy międzynarodowej,
✔ skorzystać ze zwolnienia (np. przy wypłacie dywidendy).
📌 Kto i jak może o nią wystąpić?
Wniosek może złożyć:
- podatnik (czyli odbiorca płatności),
- płatnik (np. polska spółka wypłacająca należność),
- pośrednik płatności (np. prowadzący rachunki papierów wartościowych).
Podstawa prawna: art. 26b ustawy o CIT.
🔎 Co musi zawierać wniosek?
- dane stron,
- informacje o transakcji,
- dokumenty potwierdzające prawo do preferencji (np. certyfikat rezydencji),
- uzasadnienie ekonomiczne wypłaty.
🕒 Czas oczekiwania: nawet do 6 miesięcy. Dlatego warto działać z wyprzedzeniem.
2. Oświadczenie WH-OSC
To uproszczony sposób, który pozwala czasowo zrezygnować z poboru podatku według stawki krajowej, bez konieczności oczekiwania na opinię z urzędu.
📌 Co to jest WH-OSC?
To elektroniczne oświadczenie, w którym płatnik deklaruje, że:
- posiada dokumenty potwierdzające prawo do preferencyjnego opodatkowania,
- przeprowadził weryfikację i nie ma przesłanek, że preferencje się nie należą,
- ponosi odpowiedzialność za prawdziwość oświadczenia (rygor karny!).
Podstawa prawna: art. 26 ust. 7a–7j ustawy o CIT.
🧑💼 Kto może złożyć WH-OSC?
Oświadczenie składa kierownik jednostki (np. prezes zarządu), a nie pełnomocnik. W przypadku organu kolegialnego – wyznaczony członek zarządu.
📄 Składa się je elektronicznie według struktury opublikowanej na stronie KAS:
https://www.gov.pl/web/kas/schematy-wht
🗓 Terminy:
- najpóźniej do końca drugiego miesiąca po miesiącu przekroczenia limitu 2 mln zł,
- kolejne wypłaty w tym samym roku mogą korzystać z tego samego WH-OSC,
- po zakończeniu roku trzeba złożyć drugie oświadczenie końcowe, że wszystkie późniejsze wypłaty również spełniały warunki (art. 26 ust. 7g ustawy o CIT).
🧪 Przykład praktyczny
Przykład 1: Firma IT i licencje
Spółka „TechPol” wypłaca licencję na oprogramowanie do podmiotu „SoftSE” z siedzibą w Szwecji, z którym jest powiązana kapitałowo. Kwota wypłat w styczniu i lutym 2025 r. wynosi łącznie 2,3 mln zł. Zgodnie z umową o unikaniu podwójnego opodatkowania ze Szwecją, licencje mogą być opodatkowane w państwie źródła, ale Szwecja ma prawo zwolnienia.
🔎 Co może zrobić TechPol?
✅ Złożyć WH-OSC do końca marca 2025 r.
✅ Dzięki temu, nie musi pobierać 20% podatku CIT od wypłat – pod warunkiem, że posiada dokumenty (np. certyfikat rezydencji SoftSE) i brak przesłanek do zakwestionowania transakcji.
Kiedy WH-OSC to za mało?
Złożenie oświadczenia WH-OSC pozwala na czasowe niepobranie podatku według krajowej stawki. Jednak są sytuacje, gdy nie wystarczy – i to nawet jeśli płatnik jest przekonany, że podatnik spełnia warunki do preferencji. Oto najważniejsze ograniczenia:
❌ WH-OSC nie ma zastosowania, gdy:
- Stan faktyczny różni się od deklarowanego w oświadczeniu – jeśli dokumenty nie odzwierciedlają rzeczywistości, urząd może uznać, że oświadczenie było niezgodne z prawdą.
- Z dokumentów wynika, że podatnik nie spełnia warunków preferencji – np. certyfikat rezydencji jest nieaktualny lub nie obejmuje całego okresu, którego dotyczy wypłata.
- Brak należytej staranności – nawet jeśli WH-OSC zostało złożone, płatnik musi wykazać, że rzetelnie zweryfikował dokumenty i warunki wypłat.
📌 Podkreślmy: WH-OSC nie „gwarantuje” zwolnienia – to jedynie forma deklaracji. Urząd może ją zakwestionować.
📚 Jak przygotować dokumentację do WH-OSC?
Aby oświadczenie miało moc i było trudne do podważenia, zadbaj o solidne zaplecze dokumentacyjne:
✔ Kluczowe dokumenty do zachowania:
- Certyfikat rezydencji podatnika – aktualny i obejmujący okres wypłat,
- Umowa regulująca wypłatę należności – zawierająca warunki handlowe,
- Dowody wykonania świadczenia – np. raporty, faktury, protokoły przekazania,
- Uzasadnienie ekonomiczne transakcji – np. analiza potrzeb spółki,
- Dowody braku sztucznego zawyżenia wartości transakcji (np. benchmarki cenowe, rynkowe porównania),
- Dowody powiązań (jeśli występują) – struktura grupy kapitałowej.
📁 Rekomendacja: stwórz dedykowany folder dokumentacyjny do każdej serii wypłat objętych WH-OSC – najlepiej z opisem weryfikacji.
🧪 Przykład 2: Dywidendy i ryzyko braku dokumentów
Spółka „MedTech Polska” wypłaciła w 2024 r. 2,2 mln zł dywidendy na rzecz swojego właściciela – spółki „MediSwiss AG” z siedzibą w Zurychu. Obie spółki są powiązane, a MedTech złożył WH-OSC, opierając się na ustnym zapewnieniu odbiorcy, że posiada certyfikat rezydencji i spełnia warunki zwolnienia. W trakcie kontroli okazało się, że MediSwiss nie miał aktualnego certyfikatu rezydencji, a ponadto od 3 miesięcy jego zarząd był przeniesiony do innego kraju (faktyczne miejsce zarządu).
🔎 Co może się wydarzyć?
❌ Urząd uzna, że WH-OSC złożono niezgodnie z rzeczywistością.
❌ MedTech będzie musiał zapłacić 19% podatku od dywidendy + odsetki.
⚠️ Możliwe też zarzuty odpowiedzialności karno-skarbowej wobec osoby, która podpisała WH-OSC.
🛡 Jak ograniczyć ryzyko? Praktyczne wskazówki
🔍 Zanim złożysz WH-OSC, upewnij się, że:
- Masz komplet dokumentów,
- Dokonałeś weryfikacji kontrahenta (np. sprawdzenie w rejestrach handlowych, potwierdzenie tożsamości zarządu),
- Wypłata ma realne uzasadnienie ekonomiczne,
- Nie ma przesłanek do uznania transakcji za sztuczną lub pozorną.
📊 Stwórz wewnętrzną procedurę weryfikacji podatnika – np. checklistę, przez którą przechodzi każda transakcja > 2 mln zł. Możesz uwzględnić:
- datę analizy,
- osobę odpowiedzialną,
- decyzję o złożeniu WH-OSC,
- kopie dokumentów w wersji elektronicznej.
🧑💼 Pamiętaj: WH-OSC podpisuje osobiście kierownik jednostki (np. prezes), nie może być to pełnomocnik!
Podsumowanie
✅ Oświadczenie WH-OSC to skuteczne narzędzie do uniknięcia bezwzględnego poboru podatku CIT u źródła, ale wymaga pełnej dokumentacji i należytej staranności.
✅ Opinia o stosowaniu preferencji to bardziej formalna, ale też bardziej bezpieczna ścieżka – szczególnie w przypadku dużych lub nietypowych transakcji.
✅ Nieprawidłowości mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i odpowiedzialności karnej.
Podstawa prawna
- art. 26 ust. 2e, 2g–2i, 2h, 7a–7j – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 ze zm.)
- art. 26b – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych
Tematy porad zawartych w poradniku
- opinia o stosowaniu preferencji CIT
- oświadczenie WH-OSC wzór
- CIT u źródła 2025 zasady
- dokumentacja podatkowa przy wypłacie dywidendy
- kiedy trzeba pobrać podatek CIT według stawki krajowej