Możliwość wyboru okresów dokonywania odpisów amortyzacyjnych to zagadnienie, które często budzi pytania wśród przedsiębiorców. Od prawidłowego naliczania odpisów amortyzacyjnych zależy nie tylko poprawność rozliczeń podatkowych, ale także płynność finansowa firmy. W tym poradniku dowiesz się, na czym polega wybór częstotliwości odpisów amortyzacyjnych, jakie są najważniejsze zasady, ograniczenia oraz jak uniknąć najczęstszych błędów przy ustalaniu harmonogramu amortyzacji.
Zasady wyboru okresu naliczania odpisów amortyzacyjnych
Przedsiębiorca, który wprowadza do ewidencji środek trwały lub wartość niematerialną i prawną, staje przed decyzją: jak często dokonywać odpisów amortyzacyjnych? Czy wybrać amortyzację miesięczną, kwartalną, czy może rozliczać ją jednorazowo na koniec roku?
Zgodnie z art. 16h ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.):
„Podatnicy mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych w równych ratach co miesiąc albo w równych ratach co kwartał, albo jednorazowo na koniec roku podatkowego, z uwzględnieniem art. 16i. Suma odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonanych w pierwszym roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji, nie może przekroczyć wartości tych odpisów przypadających za okres od wprowadzenia ich do ewidencji do końca tego roku podatkowego”.
Co oznacza ten przepis w praktyce?
- Podatnik może wybrać częstotliwość odpisów: miesięczną, kwartalną lub jednorazową na koniec roku.
- Wysokość rocznych odpisów nie zależy od częstotliwości: Niezależnie od tego, czy amortyzujesz co miesiąc, co kwartał, czy raz w roku, suma odpisów za dany rok podatkowy będzie taka sama.
- Amortyzacja rozpoczęta w trakcie roku: Jeżeli rozpoczniesz amortyzację środka trwałego lub WNiP w ciągu roku podatkowego, masz obowiązek odpowiednio obniżyć kwotę odpisu kwartalnego lub rocznego. Musi ona odpowiadać sumie miesięcznych odpisów od dnia wprowadzenia środka do ewidencji do końca roku.
- Brak możliwości przyspieszenia amortyzacji: Nie można „przyspieszyć” zaliczenia odpisu do kosztów podatkowych. Przykładowo – wybierając odpis roczny, księgujesz go dopiero na koniec roku podatkowego.
Elastyczność w wyborze i zmiana okresu amortyzacji
Ważne zasady:
- Decyzja organizacyjna, nie prawna: Wybór okresu naliczania odpisów nie jest czynnością prawną – to wewnętrzna decyzja firmy. Nie musisz jej zgłaszać do urzędu skarbowego, a wystarczy odpowiednia dokumentacja w ewidencji środków trwałych.
- Możliwość zmiany częstotliwości: W ramach tej samej metody amortyzacji (np. liniowej) możesz zmieniać częstotliwość odpisów pomiędzy latami podatkowymi. Przykład: w 2024 r. amortyzowałeś środki trwałe jednorazowo na koniec roku, a w 2025 r. chcesz przejść na odpisy miesięczne – jest to dopuszczalne.
- Różne okresy dla różnych środków: Dla każdego środka trwałego lub WNiP możesz ustalić inną częstotliwość odpisów, w zależności od potrzeb firmy.
Praktyczne przykłady naliczania odpisów amortyzacyjnych
Poniżej przedstawiam dwa przykłady ilustrujące zasady naliczania odpisów amortyzacyjnych, w tym przypadek, gdy środek trwały jest wprowadzony do ewidencji w trakcie roku.
Przykład 1: Amortyzacja środka trwałego wprowadzona na początku roku
Stan faktyczny:
Firma „Meblopol” z Poznania wprowadziła do ewidencji środek trwały (maszyna produkcyjna o wartości początkowej 120 000 zł) w styczniu 2025 r. Amortyzacja liniowa, stawka 10% rocznie.
Możliwe sposoby naliczania odpisów:
- Odpisy miesięczne:
120 000 zł x 10% = 12 000 zł rocznie, czyli 1 000 zł miesięcznie.
Każdego miesiąca 2025 r. firma zalicza do kosztów uzyskania przychodów 1 000 zł. - Odpisy kwartalne:
12 000 zł rocznie / 4 = 3 000 zł kwartalnie.
Na koniec każdego kwartału (marzec, czerwiec, wrzesień, grudzień) księgowany jest odpis 3 000 zł. - Odpis jednorazowy na koniec roku:
Cała roczna kwota odpisu (12 000 zł) księgowana jest jednorazowo na koniec roku podatkowego 2025.
Wniosek: Suma odpisów za 2025 r. zawsze wynosi 12 000 zł, bez względu na przyjętą częstotliwość.
Przykład 2: Amortyzacja środka trwałego wprowadzonego w trakcie roku
Stan faktyczny:
Firma „TechSerwis” z Katowic kupiła i wprowadziła do ewidencji samochód osobowy o wartości 90 000 zł w dniu 1 lipca 2025 r. Amortyzacja liniowa, stawka 20% rocznie.
- Kwota roczna:
90 000 zł x 20% = 18 000 zł rocznie. - Odpisy miesięczne:
Samochód użytkowany przez 6 miesięcy w 2025 r. – od lipca do grudnia.
Miesięczny odpis: 18 000 zł / 12 = 1 500 zł.
Odpisy za 2025 r. wyniosą: 6 miesięcy x 1 500 zł = 9 000 zł. - Odpisy kwartalne:
Jeśli firma zdecyduje się na odpis kwartalny, musi dostosować wysokość pierwszego odpisu do okresu użytkowania środka trwałego.
W 2025 r. może naliczyć dwa odpisy kwartalne (za III i IV kwartał), ale ich łączna suma nie może przekroczyć 9 000 zł (tyle, ile wyniosłyby odpisy miesięczne). - Odpis jednorazowy na koniec roku:
Na koniec roku 2025 firma księguje jednorazowo 9 000 zł, odzwierciedlając okres użytkowania pojazdu.
Ważne!
W każdym z wariantów suma odpisów za 2025 r. nie przekroczy 9 000 zł. Nie można więc „przyspieszyć” kosztów podatkowych wybierając roczny odpis.
Podsumowanie – kluczowe wnioski dotyczące okresów naliczania odpisów amortyzacyjnych
Wybór częstotliwości naliczania odpisów amortyzacyjnych to ważna decyzja organizacyjna, która może ułatwić zarządzanie kosztami i planowanie finansowe firmy. Przepisy dają przedsiębiorcom elastyczność – możesz zdecydować się na odpisy miesięczne, kwartalne lub jednorazowe na koniec roku. Najważniejsze jednak, by pamiętać, że suma rocznych odpisów zawsze jest taka sama – niezależnie od wybranej metody.
- Nie możesz „przyspieszyć” kosztów podatkowych – odpisy możesz księgować tylko zgodnie z okresem, za jaki przysługują.
- W przypadku rozpoczęcia amortyzacji w trakcie roku podatkowego – suma odpisów nie może być wyższa niż suma miesięcznych odpisów od miesiąca wprowadzenia środka do końca roku.
- Możesz zmieniać częstotliwość naliczania odpisów pomiędzy latami – w ramach tej samej metody amortyzacji.
- Różne środki trwałe mogą mieć różne okresy odpisów – elastyczność dotyczy każdego środka lub wartości niematerialnej z osobna.
- Nie musisz zgłaszać wyboru ani zmiany okresu do urzędu skarbowego – wystarczą odpowiednie zapisy w ewidencji środków trwałych.
Właściwe podejście do amortyzacji pozwala zoptymalizować rozliczenia i uniknąć niepotrzebnych sporów z organami podatkowymi. Pamiętaj o starannym dokumentowaniu decyzji i regularnej aktualizacji ewidencji.
Podstawa prawna
- art. 16h ust. 4, art. 16i – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 625 z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- okresy naliczania odpisów amortyzacyjnych 2025
- wybór częstotliwości amortyzacji środków trwałych
- amortyzacja kwartalna, miesięczna czy roczna
- zmiana sposobu naliczania amortyzacji
- rozliczanie amortyzacji w praktyce