Ustalenie, czy dany składnik majątku można uznać za środek trwały, ma kluczowe znaczenie dla przedsiębiorców. Od tego zależy m.in. sposób rozliczenia kosztów podatkowych, obowiązek prowadzenia ewidencji czy możliwość amortyzacji. W praktyce jednak często pojawia się pytanie: czy przewidywany okres używania środka trwałego należy ustalać według obiektywnych kryteriów, czy można opierać się wyłącznie na własnych założeniach co do planowanego wykorzystania rzeczy? Z poniższego poradnika dowiesz się, jak prawidłowo kwalifikować składniki majątku do środków trwałych oraz jak postępować, by uniknąć sporów z organami skarbowymi.
Kiedy składnik majątku staje się środkiem trwałym?
Zgodnie z art. 16a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.), jednym z warunków zaliczenia rzeczy do środków trwałych jest „przewidywany okres używania dłuższy niż rok”. W praktyce oznacza to, że już w momencie nabycia lub wprowadzenia do ewidencji przedsiębiorca powinien ocenić, jak długo zamierza wykorzystywać dany składnik w działalności gospodarczej.
Subiektywny czy obiektywny okres używania?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy mają się kierować „typowym” okresem używania danej rzeczy (np. standardową żywotnością maszyny czy pojazdu), czy raczej swoim indywidualnym planem biznesowym.
Podejście subiektywne – liczy się zamiar podatnika
Aktualne interpretacje podatkowe i sądowe wskazują, że kluczowe znaczenie ma przewidywany przez podatnika okres używania danego składnika majątku. Oznacza to, że jeśli już na początku planujesz wykorzystać rzecz krócej niż rok (np. zakup lokalu z zamiarem szybkiej odsprzedaży), nie musisz zaliczać jej do środków trwałych i nie ujmujesz jej w ewidencji. Dzięki temu koszt nabycia możesz rozliczyć jednorazowo, bez obowiązku stosowania amortyzacji.
Przykład 1:
Firma ModernHome Sp. z o.o. kupuje mieszkanie z zamiarem sprzedaży w ciągu 10 miesięcy. Lokal nie zostaje ujęty w ewidencji środków trwałych, ponieważ przewidywany okres jego używania jest krótszy niż rok. Koszt zakupu można rozliczyć bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodu, pod warunkiem, że faktycznie sprzedaż nastąpi przed upływem roku.
Co, jeśli zmienisz zdanie?
Często zdarza się, że sytuacja na rynku się zmienia lub pojawiają się nowe możliwości biznesowe. Co wtedy, gdy jednak zdecydujesz się wykorzystać rzecz dłużej niż rok?
Zgodnie z art. 16e u.p.d.o.p., jeżeli faktyczny okres użytkowania rzeczy przekroczy rok, powstaje obowiązek zaliczenia jej do środków trwałych, wprowadzenia do ewidencji oraz rozpoczęcia amortyzacji.
Przykład 2:
Firma AutoFlota kupuje samochód z zamiarem odsprzedaży po 8 miesiącach, ale ostatecznie korzysta z pojazdu przez 18 miesięcy. Po przekroczeniu rocznego okresu użytkowania, AutoFlota musi zaliczyć pojazd do środków trwałych z datą, w której faktycznie przekroczyła ten okres, i od tej chwili rozpocząć jego amortyzację.
Czy urząd skarbowy może zakwestionować deklarowany okres używania?
Pamiętaj, że deklarowany przez Ciebie okres używania składnika majątku powinien wynikać z realnych okoliczności biznesowych, a nie być czystą formalnością. Organy podatkowe mają prawo badać, czy Twój zamiar był uzasadniony i poparty dokumentacją lub okolicznościami gospodarczymi.
Ważne!:
Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 11.04.2024 r. (II FSK 838/21) potwierdził, że przewidywany okres używania środka trwałego „jest przede wszystkim domeną podatnika”, ale nie może być oderwany od realiów prowadzonej działalności. Jeśli więc urząd uzna, że wskazany przez Ciebie okres był fikcyjny lub ustalony wyłącznie w celu uzyskania korzyści podatkowej, może zażądać stosownych dowodów.
Przykład 3:
Firma TechRent deklaruje, że komputer kupiony na potrzeby projektu zostanie odsprzedany po 11 miesiącach. Jednakże kontrakt, na potrzeby którego sprzęt został nabyty, trwa 3 lata. W takim przypadku urząd skarbowy może zakwestionować deklarowany okres używania i uznać komputer za środek trwały, domagając się jego amortyzacji.
Podsumowanie – na co zwrócić uwagę?
- Przewidywany okres używania składnika majątku decyduje o tym, czy jest to środek trwały.
- Okres ten powinien być ustalany indywidualnie, na podstawie rzeczywistego zamiaru przedsiębiorcy.
- Deklaracja krótszego okresu (do roku) pozwala na bezpośrednie zaliczenie kosztu nabycia do kosztów uzyskania przychodu – pod warunkiem, że rzeczywiście składnik zostanie zbyty w tym czasie.
- Jeżeli faktycznie używasz składnika dłużej niż rok, musisz go zaliczyć do środków trwałych i rozpocząć amortyzację.
- Urząd skarbowy może weryfikować, czy Twoje deklaracje były zgodne z rzeczywistością biznesową.
- Nie warto próbować „na siłę” deklarować krótkiego okresu używania, jeśli z okoliczności jasno wynika, że rzecz będzie wykorzystywana dłużej.
Podstawa prawna
- art. 16a ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 1, art. 16e ust. 1-2 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 1992 nr 21 poz. 86, z późn. zm.)
- art. 22a ust. 1 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 nr 80 poz. 350, z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- okres używania środka trwałego
- ewidencja środków trwałych w firmie
- rozliczenie kosztów nabycia majątku 2025
- amortyzacja środków trwałych zasady
- interpretacja indywidualna środka trwałego