Każdy organ administracji publicznej, którego decyzja, postanowienie lub inna czynność została zaskarżona do sądu administracyjnego, ma jasno określone obowiązki i terminy dotyczące odpowiedzi na skargę. Dla przedsiębiorców, osób reprezentujących instytucje lub prawników, zrozumienie tej procedury pozwala nie tylko lepiej kontrolować postęp sprawy, ale też skuteczniej egzekwować prawa wobec opieszałości urzędów. W tym artykule wyjaśniam, jak wygląda procedura odpowiedzi na skargę, jakie są wymogi formalne, na co może narazić się organ spóźniający się z odpowiedzią oraz jakie praktyczne znaczenie ma treść tego pisma.
Kiedy organ musi odpowiedzieć na skargę i co się dzieje, gdy tego nie zrobi?
W przypadku złożenia skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego (WSA), organ, który wydał zaskarżoną decyzję lub dokonał określonej czynności, ma 30 dni na przygotowanie i przekazanie odpowiedzi na skargę. W tym samym terminie powinien przesłać sądowi także akta sprawy administracyjnej.
Co grozi organowi za opóźnienie?
Jeśli organ przekroczy ustawowy 30-dniowy termin, sąd administracyjny może wymierzyć mu grzywnę na wniosek strony. Warunkiem jest zarówno samo przekroczenie terminu (niezależnie od przyczyn), jak i złożenie odpowiedniego wniosku przez stronę postępowania. Sąd nie bada wtedy, z jakiego powodu doszło do opóźnienia – istotny jest sam fakt uchybienia terminowi.
Przykład 1:
Urząd Skarbowy w Opolu spóźnił się z przekazaniem odpowiedzi na skargę o 18 dni. Pełnomocnik podatnika złożył wniosek o ukaranie organu grzywną. Sąd wymierzył urzędowi karę, podkreślając, że nie ma znaczenia, z jakiego powodu doszło do opóźnienia.
Przykład 2:
Burmistrz miasta Mieroszów, prowadząc sprawę dotyczącą zezwolenia na budowę, odpowiedział na skargę po 42 dniach. Ponieważ inwestor wnioskujący o pozwolenie skorzystał z prawa do wniosku o grzywnę, sąd przychylił się do tego żądania i nałożył karę na organ.
Funkcja grzywny:
Grzywna ma nie tylko wymiar represyjny (ukaranie za naruszenie prawa), ale też prewencyjny – zniechęca do podobnych naruszeń w przyszłości, zarówno dany organ, jak i inne urzędy.
Wymogi formalne odpowiedzi na skargę
Aby odpowiedź na skargę została uznana za prawidłową, musi spełniać konkretne wymogi:
- Oznaczenie sądu administracyjnego, do którego kierowane jest pismo.
- Wskazanie danych stron postępowania, ich przedstawicieli ustawowych oraz pełnomocników.
- Wyraźne oznaczenie rodzaju pisma – tytuł: „Odpowiedź na skargę”.
- Podpis organu lub osoby upoważnionej do działania w imieniu organu.
- Wymienienie i dołączenie wszystkich załączników (np. dokumenty potwierdzające okoliczności sprawy, akta administracyjne).
Dodatkowo, w odpowiedzi na skargę należy:
- Wskazać zaskarżoną decyzję, postanowienie lub czynność (np. decyzję odmowną, postanowienie o umorzeniu postępowania).
- Oznaczyć organ, który prowadzi sprawę.
- Podać wartość przedmiotu zaskarżenia – zwłaszcza w sprawach podatkowych lub majątkowych.
- Zgłosić konkretne wnioski (np. o odrzucenie lub oddalenie skargi).
- Uzasadnić stanowisko organu.
Jak powinna wyglądać prawidłowa odpowiedź na skargę? Najczęstsze błędy urzędów
Odpowiedź nie jest „aneksem” do decyzji
Odpowiedź na skargę ma jedynie odnieść się do zarzutów postawionych przez skarżącego. Nie służy uzupełnianiu braków czy nowych ustaleń faktycznych, które powinny znaleźć się już w decyzji wydanej przez organ.
Wyrok WSA w Warszawie z 16.07.2013 r., V SA/Wa 1489/13:
Organ nie może w odpowiedzi na skargę konwalidować braków uzasadnienia swojej decyzji. Analiza faktów oraz wyjaśnienie przesłanek wydania rozstrzygnięcia powinny wynikać z decyzji, a nie z pisma procesowego do sądu.
Samo podtrzymanie dotychczasowej argumentacji – to za mało
Jeżeli organ w odpowiedzi na skargę ograniczy się wyłącznie do oświadczenia, że podtrzymuje wcześniejsze stanowisko, to nie spełnia wymogów należytej odpowiedzi. Takie podejście może nawet prowadzić do nałożenia grzywny.
Przykład
Przykład 3:
Wójt Gminy Starosielce po otrzymaniu skargi nie odniósł się do poszczególnych zarzutów, a jedynie napisał w odpowiedzi, że „utrzymuje swoje stanowisko przedstawione w decyzji”. Sąd uznał, że taka odpowiedź nie wyczerpuje wymogów formalnych i w odpowiedzi na wniosek strony nałożył na organ grzywnę.
Praktyczne wskazówki dla organów i stron
- Dla organu: pilnuj 30-dniowego terminu oraz zadbaj o merytoryczne odniesienie się do wszystkich zarzutów skargi.
- Dla strony skarżącej: masz prawo żądać nałożenia grzywny na organ, jeśli termin został przekroczony. Twój wniosek nie wymaga szczegółowego uzasadnienia – wystarczy powołać się na przekroczenie terminu.
Podsumowanie – co warto zapamiętać?
- Termin: 30 dni na odpowiedź na skargę i przekazanie akt sprawy sądowi administracyjnemu.
- Ryzyko grzywny: Nawet nieznaczne przekroczenie terminu może skutkować grzywną na wniosek strony.
- Wymogi formalne: Odpowiedź na skargę musi być kompletna i precyzyjna – pismo powinno zawierać konkretne odniesienie do zarzutów.
- Odpowiedź to nie miejsce na uzupełnianie decyzji – wszelkie wyjaśnienia i analizy muszą znaleźć się w decyzji organu, nie w odpowiedzi do sądu.
- Funkcja grzywny: Prewencyjna i represyjna – dla ochrony prawa do sprawnego rozpoznania sprawy przez sąd.
Podstawa prawna
- art. 54 § 2, art. 55 § 1 – Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. 2002 Nr 153 poz. 1270 ze zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- odpowiedź na skargę WSA
- grzywna za opóźnienie w sądzie administracyjnym
- formalne wymogi odpowiedzi na skargę
- procedura sądowo-administracyjna 2025
- prawa strony w postępowaniu sądowoadministracyjnym
Przydatne adresy urzędowe:
- https://www.nsa.gov.pl/ (Naczelny Sąd Administracyjny)
- https://www.gov.pl/web/mswia (Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji)
- https://www.gov.pl/web/kas (Krajowa Administracja Skarbowa)
- https://www.gov.pl/web/podatki (serwis podatkowy gov.pl)