Wielu przedsiębiorców spotyka się z sytuacją, gdy kontrahenci nie regulują należności w terminie. Pojawia się wówczas pytanie, czy spółka może utworzyć odpis aktualizujący w wysokości 100% wartości takich należności, nawet jeśli nie zna sytuacji finansowej dłużników.
Zasada ostrożności w rachunkowości
Podstawą tworzenia odpisów aktualizujących jest zasada ostrożności, określona w „art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości”. Zgodnie z nią, w księgach rachunkowych należy uwzględnić ryzyko związane z nieściągalnością należności, aby sprawozdanie finansowe rzetelnie przedstawiało sytuację majątkową i finansową jednostki.
Ustawodawca doprecyzował tę zasadę w odniesieniu do należności w „art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości”. Jednostka ma obowiązek na dzień bilansowy zweryfikować wartość należności i dokonać odpisów aktualizujących, jeśli istnieje ryzyko, że nie zostaną one odzyskane.
Uproszczone metody szacowania odpisów
Przedsiębiorca nie zawsze musi analizować sytuację finansową każdego kontrahenta. Zgodnie z „art. 35b ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości” dopuszczalne jest stosowanie uproszczonych, zbiorczych metod polegających na tworzeniu odpisów według przyjętych wskaźników procentowych, zależnych od czasu opóźnienia w zapłacie.
Przykładowo, w polityce rachunkowości firmy można przyjąć następujące zasady:
- od 3 do 6 miesięcy przeterminowania – odpis w wysokości 25%,
- od 6 do 12 miesięcy – odpis w wysokości 50%,
- powyżej 12 miesięcy – odpis w wysokości 100%,
- naliczone, a nieotrzymane odsetki – odpis w wysokości 100%, jeśli do momentu zatwierdzania sprawozdania nie zostaną uregulowane.
Takie rozwiązanie ma podstawę prawną w „art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości”, który pozwala jednostkom gospodarczym stosować uproszczenia, jeśli nie wpływa to na rzetelność obrazu sytuacji finansowej.
Kiedy stosuje się odpis 100%?
Odpis w wysokości 100% wartości należności może być zastosowany nie tylko w przypadku długów przeterminowanych powyżej 12 miesięcy, ale również w szczególnych sytuacjach, takich jak:
- należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub upadłości,
- należności od dłużników, wobec których oddalono wniosek o ogłoszenie upadłości,
- należności od kontrahentów objętych postępowaniem ugodowym, układowym lub naprawczym,
- należności sporne, czyli kwestionowane przez dłużnika,
- należności dochodzone na drodze sądowej.
W praktyce oznacza to, że nawet jeśli spółka nie zna szczegółowo sytuacji finansowej kontrahenta, może wprowadzić w polityce rachunkowości regułę dokonywania odpisów w oparciu o czas zwłoki.
Przykład z praktyki
Firma „Tech-Bis” z Krakowa wystawiła fakturę dla swojego kontrahenta na kwotę 30 000 zł. Termin płatności minął w czerwcu 2023 r., a do września 2024 r. kontrahent nie uregulował zobowiązania, mimo wysyłanych monitów. Spółka nie posiada informacji o jego sytuacji finansowej.
Zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości, dla należności przeterminowanych powyżej 12 miesięcy stosuje się odpis w wysokości 100% wartości należności. W tej sytuacji „Tech-Bis” dokonuje odpisu aktualizującego na pełną kwotę 30 000 zł, zabezpieczając tym samym rzetelność sprawozdania finansowego.
Wnioski praktyczne
✔ Tak – można dokonać odpisu aktualizującego w wysokości 100% wartości należności, nawet bez analizy sytuacji finansowej dłużnika, o ile spółka stosuje uproszczone metody wyceny przewidziane w polityce rachunkowości.
✔ Stosowanie wskaźników procentowych zależnych od czasu przeterminowania należności to rozwiązanie zgodne z ustawą o rachunkowości i często praktykowane przez przedsiębiorców.
✔ Odpisy 100% są obowiązkowe w przypadku dłużników w upadłości, likwidacji, objętych postępowaniami restrukturyzacyjnymi lub gdy należności są sporne.
Podstawa prawna
- art. 7 ust. 1 – ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
- art. 35b ust. 1 pkt 3 i pkt 5 – ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
- art. 4 ust. 4 – ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
Tematy porad zawartych w poradniku
- odpis aktualizujący należności przeterminowane
- kiedy stosuje się odpis 100% należności
- uproszczone metody wyceny należności