W przypadku przedsiębiorców zdarza się, że kontrahent przestaje prowadzić działalność gospodarczą i zostaje wykreślony z ewidencji. Wtedy pojawia się pytanie – co z wierzytelnością, której nie udało się odzyskać? Czy można dokonać odpisu aktualizującego i zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów?
Kiedy odpis aktualizujący należność może być kosztem podatkowym?
Aby odpis aktualizujący wartość należności mógł zostać ujęty w kosztach podatkowych, muszą być spełnione trzy warunki:
- Wierzytelność była wcześniej zaliczona do przychodów należnych – zgodnie z art. 14 ustawy o PIT.
- Odpis aktualizujący został faktycznie dokonany – poprzez odpowiednie zapisy księgowe.
- Nieściągalność należności została uprawdopodobniona – w przypadkach wymienionych w ustawie.
Podstawę prawną stanowi:
- „art. 23 ust. 1 pkt 21 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych” (u.p.d.o.f.),
- „art. 23 ust. 3 – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych”.
Co oznacza „uprawdopodobnienie nieściągalności”?
Ustawodawca wskazuje przykłady sytuacji, gdy nieściągalność wierzytelności można uznać za uprawdopodobnioną. Zgodnie z przepisami:
„Nieściągalność wierzytelności uznaje się za uprawdopodobnioną w szczególności, gdy dłużnik zmarł, został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan likwidacji lub ogłoszono jego upadłość obejmującą likwidację majątku” (art. 23 ust. 3 pkt 1 u.p.d.o.f.).
Oznacza to, że już sam fakt wykreślenia kontrahenta z ewidencji działalności gospodarczej jest wystarczającą przesłanką do dokonania odpisu aktualizującego.
W którym roku ująć odpis aktualizujący?
Jeżeli zdarzenia uprawdopodobniające nieściągalność należności (np. wykreślenie dłużnika) i faktyczne dokonanie odpisu przypadają na różne lata, to kosztem uzyskania przychodów jest rok, w którym dokonano odpisu aktualizującego.
Innymi słowy – jeśli dłużnik został wykreślony z ewidencji w 2015 r., ale przedsiębiorca dokonał odpisu dopiero w 2016 r., to kosztem podatkowym będzie właśnie rok 2016.
Czy trzeba sporządzać dodatkowe dokumenty?
Nie. Sporządzanie odrębnych dokumentów nie jest wymagane. Wystarczające są odpowiednie zapisy księgowe w ewidencji. Sam moment księgowania przesądza o powstaniu kosztu podatkowego.
Przykład praktyczny
Firma „NowaTech” z Poznania sprzedała w 2014 r. towary na kwotę 30 000 zł kontrahentowi prowadzącemu jednoosobową działalność. Przychód został ujęty w księgach w tym samym roku.
W 2015 r. kontrahent został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej. Firma „NowaTech” nie dokonała jednak odpisu w tym roku. Dopiero w maju 2016 r. dział księgowości ujął odpis aktualizujący w księgach.
➡ W tej sytuacji odpis aktualizujący może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów w roku 2016, mimo że nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona rok wcześniej.
Podstawa prawna
- art. 14 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- art. 23 ust. 1 pkt 21 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- art. 23 ust. 3 pkt 1 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
- art. 35b ust. 1 pkt 1 – ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Tematy porad zawartych w poradniku
- Odpis aktualizujący wierzytelności a koszty podatkowe
- Uprawdopodobnienie nieściągalności należności w PIT
- Rozliczenie odpisów aktualizujących w różnych latach podatkowych