Obliczanie terminów w postępowaniu administracyjnym to jeden z kluczowych tematów dla każdego, kto prowadzi działalność gospodarczą lub załatwia sprawy urzędowe. Od poprawnego ustalenia, kiedy mija termin na odwołanie się od decyzji urzędu, złożenie wniosku lub dostarczenie dokumentów, często zależy skuteczność naszych działań. Nawet jeden dzień zwłoki może skutkować utratą ważnych praw. Dlatego warto wiedzieć, jak prawidłowo liczyć terminy wyznaczone przez przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.).
Czym są terminy w postępowaniu administracyjnym?
W prawie administracyjnym występują dwa główne rodzaje terminów:
- Terminy prawa materialnego – to okresy, w których można nabyć lub utracić prawa i obowiązki wynikające z przepisów (np. czas na złożenie wniosku o ulgę podatkową).
- Terminy prawa procesowego – to czas wyznaczony na wykonanie czynności w toku postępowania administracyjnego (np. wniesienie odwołania od decyzji).
Ważne: Przekroczenie terminu materialnego zazwyczaj powoduje wygaśnięcie prawa, natomiast uchybienie terminowi procesowemu sprawia, że czynność staje się bezskuteczna (czyli np. odwołanie nie zostanie rozpatrzone).
Najważniejsze zasady obliczania terminów w postępowaniu administracyjnym
Początek biegu terminu
Zawsze musisz ustalić, od kiedy liczy się termin. Najczęściej jest to dzień następujący po doręczeniu decyzji, ogłoszeniu ustnym, otrzymaniu wezwania lub wystąpieniu innego zdarzenia, które uruchamia obowiązek działania.
Przykład:
- Pani Anna prowadzi firmę usługową w Krakowie. Otrzymała decyzję urzędu miasta 10 kwietnia (czwartek). Termin na złożenie odwołania wynosi 14 dni. Liczenie terminu zaczyna się od 11 kwietnia (piątek), więc ostatni dzień na złożenie odwołania to 24 kwietnia (czwartek) do godz. 24:00.
Terminy określone w dniach
Zgodnie z art. 57 § 1 k.p.a., dnia, w którym nastąpiło zdarzenie (np. doręczenie decyzji), nie wlicza się do biegu terminu. Liczy się go od dnia następnego. Koniec terminu przypada na ostatni z wyznaczonej liczby dni.
Przykład 2:
- Pan Marek, przedsiębiorca z Torunia, odebrał wezwanie do uzupełnienia dokumentów 2 marca (poniedziałek) z 7-dniowym terminem odpowiedzi. Termin mija 9 marca (poniedziałek) o godz. 24:00.
Terminy określone w tygodniach
Art. 57 § 2 k.p.a. mówi, że termin liczony w tygodniach kończy się w tym samym dniu tygodnia, w którym rozpoczął się bieg.
Przykład:
- Jeśli wezwanie zostało doręczone w środę, 5 czerwca, a termin wynosi dwa tygodnie, to kończy się on również w środę, 19 czerwca o godz. 24:00.
Terminy określone w miesiącach
Zgodnie z art. 57 § 3 k.p.a., termin liczony w miesiącach kończy się w dniu, który odpowiada początkowemu dniowi w ostatnim miesiącu. Jeśli takiego dnia nie ma, kończy się w ostatnim dniu tego miesiąca.
Przykład:
- Firma „Eco-Projekt” otrzymała decyzję 31 stycznia. Miesięczny termin na złożenie skargi upływa 28 lutego (lub 29 lutego w roku przestępnym) o godz. 24:00.
Terminy określone w latach
W przypadku terminów liczonych w latach (art. 57 § 3a k.p.a.) – upływają one z końcem dnia, który w ostatnim roku odpowiada początkowemu dniowi terminu. Jeśli takiego dnia nie ma (np. 29 lutego), termin upływa w dniu poprzedzającym.
Przykład:
- Trzyletni termin rozpoczęty 29 lutego 2024 r. upłynie 28 lutego 2027 r. o godz. 24:00.
Co jeśli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień wolny od pracy?
Zgodnie z art. 57 § 4 k.p.a., jeżeli ostatni dzień terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub sobotę, termin kończy się w najbliższym dniu roboczym.
Przykład:
- Ostatni dzień terminu wypada 1 listopada (Wszystkich Świętych, dzień wolny od pracy) – czynność można wykonać jeszcze 2 listopada.
Lista dni wolnych od pracy (m.in.): niedziele, 1 stycznia, 6 stycznia, Poniedziałek Wielkanocny, 1 maja, 3 maja, Boże Ciało, 15 sierpnia, 1 listopada, 11 listopada, 25 i 26 grudnia. Uwaga: sobota jest traktowana na równi z dniem wolnym od pracy.
Dochowanie terminu – kiedy uznaje się czynność za wykonaną w terminie?
Zgodnie z art. 57 § 5 k.p.a., termin uważa się za zachowany, jeśli przed jego upływem pismo zostało:
- wysłane elektronicznie do organu i otrzymano urzędowe poświadczenie odbioru,
- nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego,
- złożone w polskim urzędzie konsularnym,
- złożone przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej,
- złożone przez członka załogi statku kapitanowi,
- złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego.
Uwaga praktyczna:
Najpopularniejszym i najbezpieczniejszym sposobem dochowania terminu jest nadanie pisma w polskiej placówce pocztowej – decyduje data stempla pocztowego.
Co jeśli uchybisz terminowi?
Jeśli czynność zostanie wykonana po terminie lub przez niewłaściwy podmiot (np. nadanie listu z zagranicznej poczty), uznaje się ją za bezskuteczną. Można jednak złożyć wniosek o przywrócenie terminu (art. 58 k.p.a.), jeśli opóźnienie nastąpiło z przyczyn niezależnych od strony.
Podsumowanie – kluczowe zasady obliczania terminów
- Dzień zdarzenia nie wlicza się do biegu terminu.
- Termin kończący się w sobotę lub święto przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.
- Decyduje data nadania w polskiej placówce pocztowej lub wysłania elektronicznie.
- W razie wątpliwości zawsze dokładnie sprawdź, jak liczony jest Twój termin – niewielki błąd może mieć poważne konsekwencje.
Podstawa prawna
- art. 57 § 1-5, art. 58 – [Kodeks postępowania administracyjnego]
- art. 1, art. 1a – [Ustawa z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy]
Tematy porad zawartych w poradniku
- obliczanie terminów w postępowaniu administracyjnym
- terminy w kpa
- jak liczyć terminy odwołania
- przesunięcie terminu na dzień roboczy
- skutki przekroczenia terminu kpa
Przydatne adresy urzędowe:
- https://www.gov.pl/web/gov/skargi-wnioski-odwolania
- https://www.gov.pl/web/gov/kontakt-z-urzedem
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19510040028/U/D19510028Lj.pdf (tekst ustawy o dniach wolnych od pracy)
- https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-postepowania-administracyjnego-16790935