Od 2025 roku przedsiębiorcy prowadzący pełne księgi rachunkowe będą musieli zmierzyć się z dodatkowymi obowiązkami sprawozdawczymi wobec organów podatkowych. W szczególności chodzi o nowe struktury JPK: JPK_KR_PD (księgi rachunkowe dla podatku dochodowego) oraz JPK_ST_KR (ewidencja środków trwałych i WNiP). Obie struktury są precyzyjnie zdefiniowane w formacie XML i muszą odpowiadać wzorcowi XSD udostępnionemu przez Ministerstwo Finansów. Jeśli plik nie przejdzie formalnej weryfikacji – nie zostanie uznany za złożony, a podatnik naraża się na konsekwencje podatkowe.
Poniżej wyjaśniam krok po kroku, co zawierają nowe struktury, czym różnią się od dotychczasowych obowiązków i jak przygotować plik, który spełnia wymogi formalne i merytoryczne.
Czym są pliki JPK i do czego służą?
Pliki JPK (Jednolity Plik Kontrolny) to elektroniczne zestawienia danych księgowych i podatkowych w formacie XML. Ich celem jest ułatwienie organom skarbowym kontroli rozliczeń przedsiębiorców. Aby pliki były spójne i czytelne dla systemów administracji skarbowej, ich budowa musi odpowiadać strukturze XSD – czyli wzorcowi opublikowanemu przez Ministerstwo Finansów.
📌 XSD to nic innego jak schemat, który mówi:
- jakie pola muszą się w pliku znaleźć,
- w jakim formacie muszą być zapisane (np. data, liczba, tekst),
- które dane są obowiązkowe, a które można pominąć.
Forma i format: XML + XSD = skuteczne złożenie pliku
🧩 Pliki JPK składane są zawsze w formacie XML – to ustandaryzowany język wymiany danych między systemami komputerowymi. Przedsiębiorca (lub jego system księgowy) generuje plik XML, który zawiera dane zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów.
✅ Jeśli plik spełnia wszystkie reguły strukturalne (zgodne z XSD), zostanie przyjęty przez bramkę e-Deklaracje, a podatnik otrzyma UPO – Urzędowe Poświadczenie Odbioru.
⚠️ W przeciwnym razie – plik zostanie odrzucony i nie uzyska statusu skutecznie złożonego, co może skutkować wezwaniem do poprawy, a w skrajnym przypadku – nałożeniem sankcji podatkowych.
JPK_KR_PD – nowe podejście do ksiąg rachunkowych
Co zawiera JPK_KR_PD?
Plik JPK_KR_PD (księgi rachunkowe dla potrzeb podatku dochodowego) jest rozszerzeniem dotychczasowego JPK_KR, ale nie zastępuje go całkowicie. Zawiera dodatkowe informacje, które mają umożliwić organowi podatkowemu kompleksowe sprawdzenie, jak dane z ksiąg rachunkowych wpływają na rozliczenie podatku dochodowego.
Wśród danych zawartych w JPK_KR_PD znajdują się:
- zapisy z ksiąg rachunkowych (analogicznie do JPK_KR),
- dane identyfikujące kontrahentów (NIP, nazwa, adres),
- oznaczenia faktur z KSeF (jeśli występują),
- informacje dotyczące podatku dochodowego – czyli np. klasyfikacja kosztów podatkowych, korekty bilansowo-podatkowe.
📊 Plik ten pozwala urzędowi ocenić, czy kwoty wykazane w deklaracji CIT lub PIT są prawidłowo wyliczone na podstawie zapisów księgowych.
Czym różni się JPK_KR_PD od dotychczasowego JPK_KR?
Nowy plik JPK_KR_PD zawiera kilka kluczowych rozszerzeń, które oznaczone są w dokumentacji Ministerstwa Finansów następująco:
- „+” – nowy element (np. dane o klasyfikacji kosztów podatkowych),
- „!” – zmodyfikowany element (np. rozszerzone dane kontrahenta).
📌 Przykład praktyczny:
Firma „Kompakt Solutions” z Krakowa prowadzi pełne księgi rachunkowe. Dotychczas składała tylko JPK_KR zawierający zapisy księgowe. Od 2025 r. musi przesłać JPK_KR_PD, który oprócz tych zapisów zawiera dodatkowo klasyfikację kosztów podatkowych i dane z faktur oznaczonych numerami KSeF. System księgowy musi zatem zostać dostosowany do nowego schematu XSD, w przeciwnym razie plik zostanie odrzucony.
Najważniejsze obowiązki przy składaniu JPK_KR_PD:
✔ Zapewnienie zgodności ze strukturą XSD opublikowaną przez MF,
✔ Wypełnienie wszystkich elementów obowiązkowych,
✔ Prawidłowe przypisanie danych do pól związanych z podatkiem dochodowym,
✔ Ujęcie informacji z KSeF, jeśli są dostępne,
✔ Zabezpieczenie systemu księgowego przed generowaniem błędnych struktur.
Typy struktur danych w plikach JPK – co musisz wypełnić, a co możesz pominąć?
W strukturach JPK (w tym JPK_KR_PD) dane są uporządkowane w hierarchii, gdzie każdy „węzeł” (czyli element danych) może mieć inny status w zależności od swojej roli w systemie podatkowym. Ministerstwo Finansów rozróżnia trzy główne kategorie danych, które determinują obowiązek ich wypełnienia:
1. 🔴 Elementy obowiązkowe
To pola, które muszą zostać wypełnione – ich brak spowoduje, że plik nie przejdzie walidacji formalnej. Przykłady:
- numer konta księgowego,
- kwota operacji,
- data operacji,
- identyfikator podmiotu.
❗ Jeśli chociaż jeden obowiązkowy element będzie pusty lub niepoprawnie sformatowany – plik XML zostanie odrzucony automatycznie przez bramkę Ministerstwa Finansów.
2. 🟡 Elementy fakultatywne
Ich wypełnienie zależy wyłącznie od decyzji podatnika – nie są wymagane formalnie. W praktyce mogą służyć jako pomocnicze informacje, ułatwiające identyfikację lub klasyfikację danych.
Przykład: dodatkowe oznaczenie grupy kosztów wewnętrznej firmy (np. działu lub projektu).
3. 🔵 Elementy opcjonalne
Ich wypełnienie jest wymagane tylko wtedy, gdy zaistnieje określona sytuacja lub obowiązek prawny. Zazwyczaj dotyczą one informacji o zdarzeniach warunkowych.
Przykłady:
- wypełnienie pola „ID faktury w KSeF” – tylko jeśli faktura została wystawiona przez system KSeF,
- oznaczenie transakcji z podmiotem powiązanym – tylko jeśli dana transakcja podlega raportowaniu TP.
📌 W praktyce: jeżeli nie doszło do konkretnego zdarzenia (np. nie wystawiono faktury w KSeF), to pole opcjonalne można pozostawić puste i plik nadal przejdzie walidację.
Dodatkowe różnice między JPK_KR_PD a innymi strukturami
Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: czy JPK_KR_PD zastępuje JPK_KR, czy też trzeba składać oba?
➡️ Odpowiedź brzmi: nie zastępuje.
- JPK_KR to struktura typowo kontrolna, wykorzystywana w razie wezwania przez urząd,
- JPK_KR_PD to struktura przewidziana do regularnego przekazywania informacji w ramach obowiązków sprawozdawczych związanych z podatkiem dochodowym.
W praktyce oznacza to, że:
- w razie kontroli nadal może być wymagany JPK_KR (w tradycyjnej wersji),
- w ramach rutynowych obowiązków (np. składania CIT) podatnik musi przekazywać JPK_KR_PD.
Kolejny przykład z życia wzięty 📄
Spółka z o.o. „Inwest-Projekt” z Poznania prowadzi inwestycje budowlane i korzysta z zewnętrznego biura rachunkowego. Od stycznia 2025 r. otrzymała od swojego biura raport wygenerowany zgodnie ze strukturą JPK_KR_PD. Po przesłaniu pliku przez system e-Deklaracje otrzymała błąd: „Brak wartości w elemencie obowiązkowym: IdentyfikatorKontrahenta”.
Okazało się, że jeden z wpisów księgowych dotyczył operacji z partnerem zagranicznym, który nie miał nadanego NIP. Biuro rachunkowe nie uzupełniło pola identyfikatora alternatywnego (np. numeru VAT-UE lub opisu tekstowego), co spowodowało odrzucenie całego pliku.
✅ Wniosek: nawet przy pojedynczym braku w obowiązkowym elemencie – cały plik zostaje odrzucony. Warto przeprowadzić walidację techniczną lokalnie, zanim plik trafi do Ministerstwa Finansów.
Jak skutecznie przygotować plik JPK_KR_PD – praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców i biur rachunkowych
Wdrożenie nowej struktury JPK_KR_PD w firmie wymaga nie tylko aktualizacji oprogramowania księgowego, ale również zmian organizacyjnych. Poniżej przedstawiam najważniejsze aspekty, na które warto zwrócić uwagę jeszcze przed pierwszym wysłaniem pliku.
1. Zaktualizuj oprogramowanie księgowe zgodnie z najnowszym XSD
📌 Dlaczego to ważne?
Każdy plik JPK musi odpowiadać strukturze XSD opublikowanej przez Ministerstwo Finansów. Jeśli Twój program księgowy korzysta ze starej wersji schematu – nawet poprawnie zaksięgowane dane zostaną odrzucone przez system.
✅ Działania:
- Sprawdź, czy Twój dostawca oprogramowania wdrożył najnowszą wersję struktur JPK_KR_PD (najlepiej z dokładną wersją schemy – np. 1-0E),
- Przeprowadź testowe wygenerowanie pliku i walidację,
- Zweryfikuj, czy struktura uwzględnia pola specyficzne dla podatku dochodowego (np. klasyfikacja kosztów podatkowych).
2. Organizacja danych – zadbaj o kompletność informacji już na etapie księgowania
🧮 JPK_KR_PD to nie tylko zaksięgowane kwoty – to także pełna informacja o kontrahencie, rodzaju transakcji, przyporządkowaniu podatkowym. Wiele błędów wynika z niedbalstwa przy wprowadzaniu danych podstawowych.
📌 Zadbaj o:
- Numer NIP kontrahenta (w przypadku podmiotów zagranicznych – alternatywny identyfikator lub opis),
- Pełne dane adresowe,
- Kody rodzajów dokumentów (np. „FV” dla faktury),
- Uporządkowane konta księgowe – każdemu zapisowi musi odpowiadać poprawny numer konta z planu kont,
- Dane dotyczące KSeF (o tym poniżej).
3. Użycie KSeF ID – kiedy i jak go stosować?
Od momentu wprowadzenia obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wiele dokumentów sprzedażowych i zakupowych posiada unikatowy identyfikator KSeF, który powinien znaleźć się również w plikach JPK_KR_PD.
🔷 Kiedy musisz podać KSeF ID?
- Jeśli faktura została wystawiona za pomocą systemu KSeF lub została z niego pobrana.
✅ Jak wprowadzić ID KSeF do systemu?
- Upewnij się, że Twoje oprogramowanie księgowe pozwala na powiązanie wpisu księgowego z konkretnym numerem faktury KSeF (np. w polu „KSeFID”),
- Jeśli faktura została zarejestrowana ręcznie, dopisz identyfikator w polu opisowym lub załaduj fakturę z pliku XML, który zawiera ten identyfikator.
⚠️ Błąd częsty: Brak ID KSeF przy fakturze oznaczonej jako pochodząca z KSeF – powoduje sprzeczność logiczną i może zostać zakwestionowany.
4. Przed wysłaniem – przeprowadź lokalną walidację pliku
Zanim wyślesz plik przez bramkę Ministerstwa Finansów, zawsze wykonaj lokalną walidację. Można to zrobić:
- za pomocą walidatora udostępnionego przez MF (na stronie podatki.gov.pl),
- wbudowanej funkcji w programie księgowym (jeśli jest dostępna),
- darmowych narzędzi open source dla schematów XML/XSD.
📍 Co sprawdza walidator?
- kompletność obowiązkowych pól,
- poprawność formatów danych (np. YYYY-MM-DD dla dat),
- zgodność ze strukturą XSD (nazwa pól, ich hierarchia).
5. Wysłanie i potwierdzenie – uzyskaj UPO 📄
Po poprawnym przesłaniu pliku do bramki e-Deklaracje otrzymasz UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). Dokument ten ma moc dowodową – potwierdza terminowe i skuteczne złożenie informacji.
🟢 UPO to jedyny dowód, że spełniłeś obowiązek sprawozdawczy. Zachowuj go razem z innymi dokumentami podatkowymi – może być potrzebny przy kontroli lub sporze z organem podatkowym.
Podsumowanie – jak dobrze przygotować się do JPK_KR_PD?
Nowy obowiązek przekazywania pliku JPK_KR_PD oznacza, że organy podatkowe zyskują znacznie szerszy dostęp do informacji niż dotychczas. Dla przedsiębiorcy oznacza to konieczność dokładniejszego i bardziej systematycznego prowadzenia ksiąg, a także dostosowania oprogramowania i procedur w firmie.
Najważniejsze wnioski:
✔ JPK_KR_PD nie zastępuje JPK_KR – obie struktury mają inne przeznaczenie. Pierwsza służy regularnemu raportowaniu, druga – kontroli ad hoc.
✔ Pliki muszą być zgodne z aktualną strukturą XSD – nawet drobna niezgodność formalna powoduje odrzucenie pliku.
✔ Dane w JPK_KR_PD nie ograniczają się do zapisów księgowych – trzeba przekazać także informacje o podatku dochodowym, kontrahentach, fakturach KSeF.
✔ Elementy danych mogą być obowiązkowe, fakultatywne lub opcjonalne – znajomość tych kategorii to klucz do poprawnego wypełnienia pliku.
✔ Walidacja lokalna przed wysyłką to nie opcja, ale konieczność – pozwala uniknąć błędów i odrzuceń.
✔ UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) to jedyny dowód skutecznego przekazania pliku.
Podstawa prawna
- art. 193a § 1 i § 2 – Ordynacja podatkowa
„Na żądanie organu podatkowego podatnik prowadzący księgi rachunkowe jest obowiązany do przekazania tych ksiąg oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej jednolitego pliku kontrolnego.” - art. 9 ust. 1 i 1b – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT)
„Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku.” - Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 marca 2024 r. w sprawie określenia rodzajów elektronicznych struktur logicznych JPK
(Dz.U. 2024 poz. 487) – określa szczegółowy zakres danych przekazywanych w strukturach JPK_KR_PD i JPK_ST_KR oraz wymogi techniczne plików XML.
Tematy porad zawartych w poradniku:
- struktura pliku JPK_KR_PD 2025
- raportowanie ksiąg rachunkowych do urzędu
- obowiązkowe elementy JPK_KR_PD
- różnice między JPK_KR a JPK_KR_PD
- JPK a faktury z KSeF