Nie każda transakcja w firmie musi być dokumentowana fakturą czy rachunkiem. W niektórych przypadkach – szczególnie gdy dana czynność nie podlega opodatkowaniu VAT – przedsiębiorcy mogą sięgnąć po dokument wewnętrzny, np. notę księgową. W tym poradniku dowiesz się, kiedy wystawienie noty jest zasadne, jak ją prawidłowo przygotować i czego unikać, aby uniknąć błędów w ewidencji.
Czym jest nota księgowa?
Nota księgowa to rodzaj wewnętrznego dokumentu księgowego, który wystawia się w przypadku, gdy:
- nie występuje obowiązek wystawienia faktury ani rachunku,
- zdarzenie nie podlega opodatkowaniu VAT,
- mamy do czynienia z tzw. dokumentacją pomocniczą (np. składki członkowskie, korekty techniczne, refakturowanie bez VAT, noty obciążeniowe i uznaniowe).
Taki dokument nie wywołuje skutków podatkowych na gruncie VAT, dlatego nie jest ujmowany w części ewidencyjnej i deklaracyjnej pliku JPK_VAT.
Kiedy można wystawić notę księgową? ✅
Wystawienie noty możliwe jest w przypadkach, gdy mamy do czynienia z czynnością, która:
- nie jest dostawą towarów ani świadczeniem usług w rozumieniu ustawy o VAT,
- nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w VAT ani PIT/CIT,
- nie wymaga wystawienia faktury lub rachunku na podstawie innych przepisów.
Najczęstsze zastosowania noty księgowej to m.in.:
- dokumentowanie składek członkowskich (np. w stowarzyszeniach, izbach gospodarczych, samorządach zawodowych),
- dokumentowanie przychodów i kosztów niepodlegających VAT (np. darowizny, odpisy amortyzacyjne wewnętrzne),
- rozliczenia pomiędzy jednostkami powiązanymi w grupie kapitałowej (np. refakturowanie kosztów administracyjnych, bez narzutu i VAT),
- korekty techniczne – np. sprostowania błędów formalnych niebędących korektą faktury VAT.
🧩 Przykłady praktyczne
- 🏢 Stowarzyszenie Kulturalne „Forum Sztuki” zbiera składki członkowskie od swoich członków. Ponieważ składki nie są powiązane z konkretną usługą ani towarem, nie podlegają VAT. Stowarzyszenie może wystawić notę księgową potwierdzającą przyjęcie środków.
- 🏢 Firma administrująca biurowcem refakturuje koszty mediów na podnajemców, ale nie dolicza marży i nie jest zarejestrowana jako podatnik VAT. Koszty refakturowane są neutralne podatkowo. Rozliczenie odbywa się na podstawie noty księgowej.
- 🏢 Rada Izby Gospodarczej „Małopolska Inicjatywa Przemysłowa” przyjmuje opłatę wpisową od nowego członka. Ponieważ opłata nie jest świadczeniem usługi, rada dokumentuje ją wewnętrznie – notą księgową.
Uwaga! Kiedy nota nie wystarczy? ⚠️
Nie wolno używać noty księgowej jako substytutu faktury lub rachunku w sytuacjach, gdy:
✖ mamy do czynienia z transakcją opodatkowaną VAT,
✖ klient zażądał faktury lub rachunku,
✖ dokument ma stanowić podstawę do odliczenia podatku VAT.
Jeśli dokument dotyczy czynności, które stanowią obrót w rozumieniu art. 29a ustawy o VAT, należy wystawić fakturę (lub rachunek, jeśli jesteś zwolniony z VAT).
📌 Nota nie daje prawa do odliczenia VAT – nawet jeśli zawiera takie dane jak cena brutto czy stawka podatku.
Co powinna zawierać nota księgowa?
Przepisy nie określają sztywno wzoru noty księgowej, ale dokument powinien zawierać co najmniej:
- nazwę/numer dokumentu i datę wystawienia,
- dane wystawcy (np. nazwa organizacji, adres, NIP jeśli dotyczy),
- dane odbiorcy (nazwa/imię i nazwisko, adres),
- tytuł noty – np. „nota księgowa”, „nota obciążeniowa”, „nota wewnętrzna”,
- opis zdarzenia gospodarczego (np. „Składka członkowska za I kwartał 2025 r.”),
- kwotę należności (jeśli dotyczy),
- podpis osoby uprawnionej (opcjonalnie).
✍ W praktyce warto też dodać klauzulę: „Dokument nie stanowi faktury VAT i nie podlega ujęciu w JPK_VAT”.
Kiedy warto wystawiać noty regularnie?
W organizacjach non-profit, samorządach zawodowych i fundacjach prowadzących działalność statutową warto przyjąć wewnętrzną procedurę, zgodnie z którą:
- noty wystawiane są cyklicznie (np. raz na miesiąc lub kwartał),
- są numerowane i przechowywane chronologicznie,
- stanowią dowód dla księgowości i audytu wewnętrznego.
Ułatwia to zachowanie transparentności i kontrolę nad dokumentacją finansową – zwłaszcza w przypadku kontroli z urzędu skarbowego lub jednostek grantowych.
Dokumenty alternatywne dla noty
W niektórych przypadkach zamiast noty można zastosować:
- dowód wpłaty (KP) – w przypadku płatności gotówkowej,
- potwierdzenie przelewu bankowego – jako dowód wpłaty składki lub darowizny,
- notatkę służbową – w przypadku zdarzeń niestanowiących obrotu, ale istotnych z punktu widzenia księgowości.
📚 Podstawa prawna
„Składki i wpisowe wnoszone przez członków przeznaczane są na działalność statutową, w związku z czym nie występuje bezpośredni związek z konkretnymi dostawami lub świadczeniami podlegającymi opodatkowaniu. […] Składki członkowskie oraz wpisowe nie są obrotem w rozumieniu art. 29a ustawy o VAT i tym samym nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.”
– interpretacja praktyki orzeczniczej, zgodnie z art. 29a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
„Dowodami potwierdzającymi przyjęcie składki członkowskiej mogą być np. wyciąg bankowy, dowód wpłaty KP, nota księgowa.”
– komentarz praktyczny, brak wymogów ustawowych dla dokumentu wewnętrznego
Podsumowanie
✔ Nota księgowa to praktyczne rozwiązanie dla dokumentowania zdarzeń niepodlegających VAT, zwłaszcza w działalności statutowej lub pomocniczej.
✔ Nie zastępuje faktury ani rachunku – ma charakter czysto wewnętrzny.
✔ Może być wystawiana przez organizacje non-profit, fundacje, stowarzyszenia, a także przedsiębiorców w określonych sytuacjach.
✔ Powinna zawierać wszystkie podstawowe dane identyfikujące transakcję, mimo że nie istnieje ustawowy wzór.
📚 Podstawa prawna
- art. 29a – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 z późn. zm.)
- praktyka interpretacyjna Krajowej Informacji Skarbowej i orzecznictwa sądów administracyjnych
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- nota księgowa VAT
- dokumentowanie składek członkowskich
- dowód wewnętrzny bez VAT
- nota księgowa przykład 2025
- nota zamiast faktury