Prawidłowa ewidencja i wycena należności krótkoterminowych to nie tylko wymóg rachunkowości, ale także kluczowy element oceny kondycji finansowej przedsiębiorstwa. W praktyce oznacza to konieczność rzetelnego określenia, które należności faktycznie przyniosą firmie środki pieniężne, a które wymagają odpisu aktualizującego. Sprawdź, na co zwrócić uwagę przy klasyfikowaniu i szacowaniu wartości należności krótkoterminowych.
Co to są należności krótkoterminowe?
Należności krótkoterminowe to środki, które przedsiębiorstwo ma prawo otrzymać w terminie do 12 miesięcy od dnia bilansowego. Najczęściej są to kwoty należne od odbiorców z tytułu sprzedaży towarów, wyrobów gotowych lub wykonania usług z odroczonym terminem płatności.
Jeśli np. firma handlowa Max-Trading z Poznania sprzedaje towar do hurtowni Alfa-Logistik z terminem płatności 60 dni, to w dniu sprzedaży nie otrzymuje gotówki, lecz ujmuje w księgach rachunkowych należność, która zostanie spłacona dopiero w przyszłości.
Jakie należności zalicza się do krótkoterminowych?
W bilansie jako należności krótkoterminowe wykazuje się m.in.:
- należności z tytułu dostaw i usług (sprzedaż z odroczoną płatnością),
- należności publicznoprawne (np. nadpłaty podatkowe, dotacje, subwencje),
- należności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
- inne należności (np. pożyczki pracownicze, kaucje),
- należności sporne, dochodzone na drodze sądowej.
➡ Ważne: Nawet jeśli pierwotnie termin płatności wynosił więcej niż 12 miesięcy, ale do dnia bilansowego pozostało już mniej niż rok, taka należność trafia do pozycji krótkoterminowych.
Wycena należności – realna wartość, nie życzeniowa 📌
Na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego firma musi ocenić, czy i w jakiej części należności są możliwe do odzyskania. To oznacza konieczność:
- przeprowadzenia analizy wiarygodności odbiorców,
- identyfikacji przesłanek wskazujących na możliwość utraty wartości należności,
- dokonania odpisu aktualizującego wartość należności.
Odpis nie oznacza, że firma rezygnuje z dochodzenia środków – to wyłącznie rachunkowa korekta wartości aktywów.
Kiedy tworzy się odpis aktualizujący należności?
Odpisu należy dokonać, gdy istnieją obiektywne dowody utraty wartości, np.:
- kontrahent nie dotrzymuje warunków umowy (np. nie spłaca należności),
- kontrahent opóźnia się z płatnością powyżej ustalonego progu (np. 90 dni),
- są przesłanki upadłości, postępowania restrukturyzacyjnego lub likwidacyjnego,
- dłużnik posiada poważne problemy finansowe (np. brak płynności, egzekucje komornicze).
Przykład 1: Hurtownia opóźnia się z płatnością
Firma InterBudex Sp. z o.o. z Łodzi dostarczyła materiały budowlane do odbiorcy EuroRem z Wrocławia. Termin zapłaty: 30 dni. Po 90 dniach od daty sprzedaży nadal brak wpłaty, a z Krajowego Rejestru Długów wynika, że odbiorca ma zaległości wobec innych kontrahentów.
📄 Dział księgowości podejmuje decyzję o dokonaniu odpisu aktualizującego w wysokości 80% należności, uwzględniając wysokie ryzyko jej nieściągalności.
Przykład 2: Grupowa wycena należności
Spółka GreenGas Polska działa w branży dostaw gazu. Jej odbiorcami są tysiące klientów indywidualnych i małych firm. Analiza każdej należności z osobna jest nieefektywna.
📄 Firma stosuje podejście grupowe: dzieli należności na grupy wiekowe (0–30 dni, 31–90 dni, >90 dni) i według historycznych danych ustala prawdopodobieństwo ich spłaty. Dla należności powyżej 90 dni przyjmuje wskaźnik spłaty 50% i dokonuje zbiorczego odpisu.
Jak ustalić wartość odpisu? Dwa podejścia
🔍 Podejście indywidualne:
- Każdą należność analizuje się oddzielnie,
- Uwzględnia się historię płatniczą kontrahenta, jego kondycję finansową, korespondencję windykacyjną itd.
📊 Podejście grupowe:
- Dzieli się należności na kategorie wiekowe lub inne grupy ryzyka,
- Stosuje się uśrednione wskaźniki ściągalności oparte na doświadczeniu jednostki.
📌 Metoda wyceny należności powinna być jasno określona w polityce rachunkowości firmy.
Podsumowanie – o czym warto pamiętać?
✔ Należności krótkoterminowe to aktywa, które mają przynieść firmie środki pieniężne w ciągu 12 miesięcy,
✔ W bilansie należy wykazać tylko te, których odzyskanie jest realne,
✔ W przypadku ryzyka niewypłacalności dłużnika – konieczny jest odpis aktualizujący,
✔ Metodę i zasady wyceny należności trzeba określić w polityce rachunkowości,
✔ Nieaktualizowanie należności z wysokim ryzykiem niespłacenia może prowadzić do zafałszowania wyniku finansowego firmy.
Podstawa prawna
- art. 3 ust. 1 pkt 12 i pkt 33 – ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
- art. 28 ust. 1 pkt 7 i ust. 1a – ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
- Krajowy Standard Rachunkowości nr 4 – Utrata wartości aktywów.
Tematy porad zawartych w poradniku
- wycena należności krótkoterminowych
- odpis aktualizujący należności
- analiza przeterminowanych płatności
- polityka rachunkowości firmy
- aktywa obrotowe w bilansie
Przydatne linki urzędowe
- https://www.gov.pl/web/finanse – Ministerstwo Finansów
- https://www.podatki.gov.pl/ – Portal podatkowy KAS
- https://krs.ms.gov.pl/ – Krajowy Rejestr Sądowy
- https://www.krs-online.com.pl/ – Szybka weryfikacja kontrahenta