W 2025 roku w życie wchodzi szereg istotnych zmian związanych z kasami fiskalnymi. Nowe przepisy mają wpływ zarówno na przedsiębiorców prowadzących sprzedaż detaliczną, jak i na osoby świadczące usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania obrotu przy użyciu kasy. Ten artykuł podsumowuje kluczowe zmiany oraz wyjaśnia, co oznaczają one w praktyce i jak się do nich przygotować. Dzięki temu unikniesz najczęstszych błędów oraz dowiesz się, jak nowe regulacje wpłyną na prowadzenie Twojego biznesu.
Nowe obowiązki i likwidacja sankcji za brak integracji kasy z terminalem płatniczym
Jeszcze kilka lat temu wiele emocji budził obowiązek integracji kas fiskalnych z terminalami płatniczymi, który wynikał z art. 111 ust. 6kb ustawy o podatku od towarów i usług. Przepis ten przewidywał wysoką karę pieniężną (5 000 zł) za brak połączenia kasy z terminalem – bez możliwości jej złagodzenia. Miało to wejść w życie już w 2022 roku, jednak ostatecznie obowiązek ten był sukcesywnie odraczany, aż został zupełnie uchylony nowelizacją z 24 stycznia 2025 r.
Co to oznacza w praktyce?
- Od 1 stycznia 2025 r. nie grozi już kara za brak integracji kasy z terminalem płatniczym.
- Jeśli zainwestowałeś w modernizację sprzętu, poniosłeś niepotrzebne koszty – bo obowiązek ten już nie istnieje.
Nowe narzędzie kontroli
Państwo jednak nie rezygnuje z monitorowania transakcji bezgotówkowych. Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek przekazywania danych o transakcjach kartowych spoczywa na operatorach płatności (bankach i firmach obsługujących terminale), którzy raportują te dane do Krajowej Administracji Skarbowej. Dla przedsiębiorcy oznacza to mniej formalności, ale większą przejrzystość obrotu bezgotówkowego.
Kasa fiskalna poza sklepem stacjonarnym – paragon z programu księgowego to za mało
W praktyce wielu przedsiębiorców sprzedaje towary lub świadczy usługi poza siedzibą firmy. Czy w takim przypadku można wręczyć klientowi „paragon” wygenerowany z programu księgowego, zamiast z kasy fiskalnej?
Stanowisko Krajowej Informacji Skarbowej jest jednoznaczne:
- Paragon fiskalny musi być wydrukowany wyłącznie przy użyciu kasy rejestrującej.
- Każdy inny dokument (np. wydruk z programu księgowego) nie spełnia wymogów prawa.
- Pracownik obsługujący sprzedaż w terenie musi mieć przy sobie kasę fiskalną i wystawić paragon fiskalny na miejscu.
Przykład 1:
Pani Joanna prowadzi sklep z odzieżą i okazjonalnie sprzedaje na jarmarkach miejskich. Musi mieć przenośną kasę fiskalną, nawet jeśli cała sprzedaż jest rozliczana w siedzibie firmy.
Przykład 2:
Pan Adam oferuje usługi hydrauliczne w domach klientów. W każdym przypadku, gdy klient żąda paragonu, musi mieć możliwość wydruku dokumentu z kasy fiskalnej na miejscu usługi.
Nowe rozporządzenie dotyczące zwolnień z kas fiskalnych 2025-2027
17 grudnia 2024 r. Minister Finansów wydał nowe rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W przeciwieństwie do poprzednich lat, nowe rozporządzenie obowiązuje aż przez trzy lata (do końca 2027 r.), a nie – jak dotąd – przez rok lub dwa.
Co się zmienia?
- Limit obrotu uprawniający do zwolnienia z kasy fiskalnej pozostaje bez zmian – nadal wynosi 20 000 zł rocznie.
- Dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność w trakcie roku, limit ustala się proporcjonalnie do okresu prowadzenia firmy.
Zwolnienia z kasy fiskalnej tracą kolejne grupy podatników, m.in.:
- Podmioty sprzedające towary przez automaty (np. maszyny z napojami).
- Firmy świadczące usługi związane z opróżnianiem szamb i dołów gnilnych (obowiązek fiskalizacji od 1 lipca 2025 r., jeśli działalność trwała przed 2025 r.).
- Podatnicy oferujący sprzedaż niektórych wyrobów specjalnych (np. wyroby z konopi do palenia, mocne alkohole przemysłowe, paliwa stałe do celów opałowych).
Katalog czynności zwolnionych z obowiązku ewidencji kasowej obejmuje 58 pozycji (np. sprzedaż biletów w automatach w transporcie zbiorowym, świadczenie usług na rzecz własnych pracowników). Lista wyłączeń została zachowana w treści rozporządzenia i uzupełniona o nowe pozycje.
Kto nie skorzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej? Najważniejsze wyłączenia
Wśród nowych wyłączeń znalazły się m.in.:
- Dostawa wyrobów z konopi do palenia lub inhalacji (CN 1211).
- Sprzedaż wyrobów zawierających alkohol etylowy powyżej 50% objętości, nieprzeznaczonych do spożycia przez ludzi (np. płyny dezynfekcyjne, rozpuszczalniki).
- Sprzedaż paliw stałych do celów opałowych (węgiel, brykiet).
- Sprzedaż towarów przez automaty bezobsługowe (np. automaty z przekąskami).
Przykład 3:
Firma „Błyskawiczna Kawa” sprzedaje napoje z automatów na dworcach. Od 2025 r. nie może już korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej – każda sprzedaż z automatu musi być ewidencjonowana na kasie.
Okresy przejściowe i wyjątki
Niektóre branże mają przewidziane okresy przejściowe.
Np. firmy świadczące usługi wywozu nieczystości płynnych, które przed 1 stycznia 2025 r. prowadziły tę działalność, muszą wprowadzić kasy od 1 lipca 2025 r.
Warto też pamiętać, że lista zwolnień jest dość szczegółowa i należy ją każdorazowo sprawdzać, gdyż wiele wyjątków dotyczy konkretnych przypadków (np. usługi parkingowe na rzecz własnych pracowników).
Procedura SME dla małych przedsiębiorców od 2025 r.
Od 1 stycznia 2025 r. małe przedsiębiorstwa z siedzibą na terenie Unii Europejskiej, które korzystają ze zwolnienia z VAT w kraju swojej siedziby, mogą skorzystać z podobnego zwolnienia w innym państwie członkowskim UE (tzw. procedura SME).
W Polsce takie podmioty:
- Nie muszą stosować kasy fiskalnej, jeśli korzystają ze zwolnienia podmiotowego z VAT w swoim kraju.
- Otrzymują NIP z prefiksem EX, co uniemożliwia wprowadzenie ich danych do polskich kas rejestrujących (brak technicznych możliwości).
Usługi doradztwa podatkowego – obowiązek fiskalizacji pozostaje
Warto zwrócić uwagę, że usługi doradztwa podatkowego nadal pozostają objęte obowiązkiem rejestracji na kasie fiskalnej, niezależnie od wysokości obrotu i innych zwolnień.
Podsumowanie: co musisz zrobić, by uniknąć kłopotów?
Najważniejsze wskazówki:
- Sprawdź, czy Twoja działalność mieści się w nowych kryteriach zwolnień.
- Jeśli straciłeś prawo do zwolnienia, zainwestuj w odpowiednią kasę fiskalną na czas.
- Jeśli sprzedajesz przez automaty, przygotuj się na ewidencjonowanie każdej transakcji.
- W terenie wystawiaj wyłącznie paragony z kasy fiskalnej – nie wystarczy wydruk z programu księgowego.
- Pamiętaj o nowych zasadach raportowania transakcji bezgotówkowych – operator płatności automatycznie przekazuje dane do KAS.
- Jeżeli świadczysz usługi doradcze (w tym podatkowe), nadal musisz stosować kasę fiskalną.
- Regularnie sprawdzaj rozporządzenia dotyczące zwolnień – są szczegółowe i często aktualizowane.
Podstawa prawna
- art. 111 ust. 6kb – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług
- art. 113a i następne – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług
- Rozporządzenie Ministra Finansów z 17.12.2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących
- Ustawa z 24.01.2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw
Tematy porad zawartych w poradniku
- zmiany kasy fiskalne 2025-2027
- zwolnienia z kasy fiskalnej 2025
- kasy fiskalne a sprzedaż przez automat
- integracja kasy z terminalem 2025
- kasa fiskalna w usługach mobilnych