Wprowadzenie systemu monitoringu wizyjnego na terenie wspólnoty mieszkaniowej to skuteczny sposób na zwiększenie bezpieczeństwa mieszkańców i ochronę mienia. Jednak instalacja kamer wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych, a to oznacza, że wspólnota ma konkretne obowiązki wynikające z RODO. Brak ich realizacji może skończyć się nie tylko skargami mieszkańców, ale także karą finansową od organu nadzorczego.
📌 Dlaczego obowiązki informacyjne są tak ważne?
Każda osoba, której wizerunek jest rejestrowany przez kamery, jest podmiotem danych osobowych w rozumieniu RODO. Wspólnota mieszkaniowa, jako administrator danych, musi zapewnić mieszkańcom i innym osobom przebywającym na terenie osiedla dostęp do informacji o tym, po co, na jakiej podstawie i w jaki sposób ich dane są przetwarzane.
Wielu zarządców wspólnot mylnie uważa, że wystarczy powiesić tabliczkę „Teren monitorowany” i sprawa jest załatwiona. To błąd – taka lakoniczna informacja nie spełnia wymogów RODO.
Jakie informacje trzeba przekazać mieszkańcom?
Zgodnie z art. 13 RODO, wspólnota powinna przed uruchomieniem monitoringu udostępnić klauzulę informacyjną, która zawiera m.in.:
- Cel przetwarzania danych – np. zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańców, ochrona mienia wspólnoty i lokatorów.
- Podstawę prawną – w większości przypadków będzie to prawnie uzasadniony interes wspólnoty (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Okres przechowywania nagrań (retencja) – np. 14 lub 30 dni, chyba że nagranie zostanie zabezpieczone na potrzeby postępowania.
- Informację o odbiorcach danych – np. firmy ochroniarskie, policja, sądy.
- Lokalizację kamer – w sposób umożliwiający mieszkańcom zorientowanie się, które obszary są monitorowane (nie trzeba publikować dokładnego planu instalacji kamer, ale ogólna informacja jest obowiązkowa).
- Osoby upoważnione do dostępu do nagrań – np. członkowie zarządu wspólnoty, administrator budynku, inspektor ochrony danych.
- Miejsce przechowywania danych – np. serwer w pomieszczeniu ochrony, zabezpieczony hasłem i systemem kontroli dostępu.
- Zasady udostępniania nagrań – komu i w jakich sytuacjach mogą być przekazane.
📍 Gdzie umieścić informacje o monitoringu?
RODO wymaga, aby informacja o przetwarzaniu danych była dostępna przed wejściem w obszar monitorowany. Oznacza to, że:
- Na ogrodzeniu osiedla (jeśli jest zamknięte) należy umieścić widoczną tablicę z podstawowymi informacjami.
- Na wejściach do budynków powinny znaleźć się skrócone klauzule informacyjne.
- W klatkach schodowych lub na tablicach ogłoszeń można umieścić pełną klauzulę informacyjną.
Warto stosować tzw. klauzule warstwowe – krótka informacja na tabliczce + odnośnik (kod QR lub adres strony) do pełnej wersji informacji.
Przykład 1 – wspólnota, która zrobiła to dobrze
Wspólnota „Zielone Wzgórze” w Lublinie przed instalacją kamer:
- Uchwałą wprowadziła monitoring.
- Przeprowadziła test równowagi – oceniła, że interes wspólnoty w zapewnieniu bezpieczeństwa przeważa nad potencjalną ingerencją w prywatność.
- Wyznaczyła inspektora ochrony danych (wymóg z art. 37 ust. 1 lit. b RODO).
- Umieściła tablice z piktogramem kamery i krótką informacją o administratorze, celu i podstawie prawnej przetwarzania.
- Wysłała do mieszkańców pełną klauzulę informacyjną i zamieściła ją na stronie internetowej wspólnoty.
Efekt? Brak skarg mieszkańców i pozytywna ocena praktyk przez lokalny organ nadzorczy.
Przykład 2 – wspólnota, która naraziła się na skargę
Wspólnota „Słoneczne Tarasy” w Warszawie wprowadziła monitoring, ale ograniczyła się do przyklejenia małej tabliczki „Teren monitorowany”. Nie określono:
- celu i podstawy prawnej,
- czasu przechowywania nagrań,
- kto ma dostęp do nagrań,
- ani w jakim celu będą wykorzystywane.
Po miesiącu jeden z mieszkańców złożył skargę do UODO, argumentując, że jego prawa do informacji zostały naruszone. Sprawa zakończyła się nakazem uzupełnienia informacji oraz ostrzeżeniem, że w razie braku działań grozi kara finansowa.
Podsumowanie – kluczowe wnioski
- 📄 RODO obowiązuje także wspólnoty mieszkaniowe – monitoring to przetwarzanie danych osobowych.
- ⚠️ Brak pełnej informacji to naruszenie praw osób monitorowanych i ryzyko kary.
- ✔ Warto stosować klauzule warstwowe i różne kanały przekazywania informacji (tablice, ulotki, strona www).
- 📚 Przed instalacją monitoringu należy przeprowadzić test równowagi i rozważyć wyznaczenie IOD.
Podstawa prawna
- art. 6 ust. 1 lit. f, art. 13 ust. 1–2, art. 37 ust. 1 lit. b – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
- Wytyczne 3/2019 Europejskiej Rady Ochrony Danych dotyczące przetwarzania danych osobowych za pomocą urządzeń wizyjnych.
Tematy porad zawartych w poradniku
- monitoring wizyjny we wspólnocie mieszkaniowej
- obowiązki informacyjne RODO
- test równowagi RODO monitoring
- prawa mieszkańców a monitoring
Przydatne adresy urzędowe: