Obowiązek sporządzania lokalnej dokumentacji cen transferowych (local file) dotyczy coraz większej liczby przedsiębiorców – zwłaszcza tych prowadzących interesy z podmiotami powiązanymi w grupie kapitałowej. W praktyce nieprzestrzeganie tych wymogów grozi poważnymi konsekwencjami podatkowymi i finansowymi, dlatego tak ważne jest, aby dobrze zrozumieć, kiedy i na jakich zasadach powstaje obowiązek dokumentacyjny. Przeczytaj poniższy poradnik, by sprawdzić, czy Twój biznes podlega pod obowiązek przygotowania local file i jak prawidłowo określić typ oraz wartość transakcji kontrolowanych.
Kogo dotyczy obowiązek local file i w jakim terminie trzeba ją sporządzić?
Obowiązek przygotowania lokalnej dokumentacji cen transferowych został wprowadzony art. 11k ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: u.p.d.o.p.). Dotyczy on podmiotów powiązanych, które w danym roku podatkowym realizują transakcje kontrolowane o określonej wartości.
Najważniejsze zasady:
- Local file musi być sporządzony do końca 10. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego (czyli np. dla większości firm z rokiem podatkowym pokrywającym się z kalendarzowym – do 31 października roku następnego).
- Dokumentacja musi mieć formę elektroniczną.
- Jej celem jest wykazanie, że ceny transferowe stosowane w transakcjach z podmiotami powiązanymi odpowiadają warunkom rynkowym, jakie ustaliłyby między sobą podmioty niepowiązane.
Jakie transakcje wymagają sporządzenia local file? Progi dokumentacyjne
Obowiązek dokumentacyjny powstaje wyłącznie w odniesieniu do transakcji kontrolowanych o charakterze jednorodnym, które przekroczą określone progi wartościowe w roku podatkowym.
Co to znaczy „transakcja kontrolowana o charakterze jednorodnym”?
Chodzi o transakcje, które są do siebie podobne pod względem ekonomicznym oraz spełniają kryteria porównywalności (na podstawie art. 11j u.p.d.o.p.). Do oceny, czy transakcje są jednorodne, bierze się pod uwagę m.in.:
- ich jednolitość ekonomiczną,
- kryteria porównywalności (np. warunki, które zaakceptowałby niezależny kontrahent),
- metody weryfikacji cen transferowych (art. 11d ust. 1–3 u.p.d.o.p.),
- inne istotne okoliczności danej transakcji.
Progi dokumentacyjne – ile musisz „przekroczyć”, żeby mieć obowiązek local file?
Poniżej przedstawiam najważniejsze progi dokumentacyjne według rodzaju transakcji i kontrahenta:
Dla transakcji kontrolowanej z podmiotem mającym siedzibę w tzw. raju podatkowym:
- Transakcja towarowa: powyżej 10 000 000 zł,
- Transakcja finansowa: powyżej 2 500 000 zł.
Dla transakcji kontrolowanej z innym podmiotem powiązanym:
- Transakcja finansowa: powyżej 10 000 000 zł,
- Transakcja inna niż finansowa: powyżej 500 000 zł.
Dla transakcji usługowej: powyżej 2 000 000 zł (niezależnie od typu podmiotu powiązanego).
Dla innych transakcji (niewymienionych powyżej): powyżej 2 000 000 zł.
Przykład 1:
Firma „Alpha-Med Sp. z o.o.” z Poznania sprzedaje towary handlowe do swojej spółki-matki w Austrii na kwotę 11 000 000 zł rocznie. Obie firmy są powiązane kapitałowo. W tej sytuacji obowiązek sporządzenia local file powstaje, ponieważ został przekroczony próg 10 000 000 zł dla transakcji towarowej.
Przykład 2:
Spółka „Beta-Trans Logistics S.A.” świadczy usługi transportowe na rzecz powiązanej spółki z Czech. Wartość usług w danym roku wynosi 1 800 000 zł. Ponieważ próg dokumentacyjny dla usług to 2 000 000 zł, w tej sytuacji spółka nie musi przygotowywać lokalnej dokumentacji cen transferowych.
Co to jest „transakcja towarowa” i jak ją rozumieć?
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera definicji „transakcji towarowej” ani „towaru”. Organy podatkowe (np. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej) zalecają odwołanie się do definicji słownikowej, według której transakcje towarowe obejmują wszelkie operacje dotyczące aktywów materialnych (rzeczowych), a więc m.in. sprzedaż/nabycie towarów handlowych i środków trwałych. Dzięki temu unikamy sytuacji, w której podobny produkt jest różnie klasyfikowany – raz jako środek trwały, a raz jako towar handlowy, co mogłoby prowadzić do różnych progów dokumentacyjnych.
W praktyce jako transakcje towarowe klasyfikujemy:
- sprzedaż/nabycie towarów handlowych,
- sprzedaż/nabycie środków trwałych (np. maszyn, urządzeń, pojazdów).
Jak ustalić, czy obowiązek local file dotyczy Twojej firmy? Kluczowe zasady
- Progi dokumentacyjne są ustalane osobno dla każdej jednorodnej transakcji kontrolowanej.
- Rozgraniczenie następuje także na stronę kosztową i przychodową (osobno liczymy kwoty kosztów i przychodów z danej transakcji).
- Wartość transakcji kontrolowanej ustalamy niezależnie od liczby wystawionych faktur, płatności czy liczby podmiotów powiązanych. Liczy się całkowita wartość transakcji o podobnym charakterze z danym kontrahentem (lub kontrahentami powiązanymi) w ciągu roku.
Transakcje z podmiotem rajowym – kiedy obowiązek local file powstaje szybciej?
Jednym z istotnych aspektów przy ustalaniu obowiązku dokumentacyjnego jest kraj siedziby kontrahenta. Szczególnie rygorystyczne progi stosuje się do transakcji z tzw. podmiotami rajowymi, czyli tymi, które mają miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd w krajach stosujących szkodliwą konkurencję podatkową (popularnie: „raje podatkowe”). Wykaz tych krajów określa odpowiednie rozporządzenie Ministra Finansów.
Progi dokumentacyjne dla podmiotów rajowych są znacznie niższe – już przy wartości transakcji innej niż finansowa przekraczającej 500 000 zł powstaje obowiązek sporządzenia local file.
Przykład 3:
Firma „Eco-Solutions Sp. z o.o.” kupuje usługi doradcze od spółki „Green Advisors Ltd.” z siedzibą na Malcie (kraj z listy rajów podatkowych). Wartość transakcji w danym roku wynosi 550 000 zł.
Wniosek: Obowiązek local file powstaje, mimo że w przypadku takiej usługi świadczonej przez podmiot z UE (niebędący na liście rajów) próg wynosiłby 2 000 000 zł.
Jak prawidłowo klasyfikować i sumować transakcje – zasady praktyczne
1. Jednorodny charakter transakcji
Przedsiębiorcy często mają problem z prawidłowym ustaleniem, które transakcje powinny być zsumowane do wspólnego progu dokumentacyjnego jako „jednorodne”. Najprościej mówiąc, za transakcje jednorodne uznajemy wszystkie transakcje z tym samym podmiotem powiązanym, które dotyczą tego samego rodzaju towarów, usług czy aktywów finansowych, o zbliżonym charakterze ekonomicznym i warunkach.
Przykład 4:
Firma „InnovaTech S.A.” dostarcza swoim spółkom zależnym w Niemczech i Czechach zarówno komponenty elektroniczne, jak i gotowe produkty.
- Wartość dostaw komponentów do Niemiec: 8 000 000 zł
- Wartość dostaw gotowych produktów do Czech: 3 500 000 zł
Jeśli komponenty i gotowe produkty są uznawane za towary tego samego rodzaju i warunki współpracy są podobne, łączna wartość przekracza próg 10 000 000 zł dla transakcji towarowych, a więc powstaje obowiązek sporządzenia local file. Jeśli jednak to dwie odrębne kategorie (inne produkty, inne warunki), progi liczymy oddzielnie.
2. Koszty i przychody liczone osobno
Pamiętaj, że dla każdej kategorii transakcji należy oddzielnie ustalić sumę kosztów (np. zakup od podmiotu powiązanego) i sumę przychodów (np. sprzedaż do podmiotu powiązanego). Przekroczenie progu po którejkolwiek stronie generuje obowiązek local file.
Przykład 5:
„NovaPrint Sp. z o.o.” kupuje materiały biurowe od powiązanej spółki „PrintSupplies S.R.L.” za 600 000 zł i jednocześnie sprzedaje jej swoje usługi poligraficzne za 1 400 000 zł.
- Zakupy (koszty): 600 000 zł
- Sprzedaż (przychody): 1 400 000 zł
Jeśli próg dla usług wynosi 2 000 000 zł, a dla towarów 10 000 000 zł, firma nie musi sporządzać local file (żaden z progów nie został przekroczony, a każda transakcja jest analizowana osobno po stronie kosztowej i przychodowej).
3. Suma transakcji a liczba faktur lub kontrahentów
Nie dziel transakcji według liczby wystawionych dokumentów czy rozliczeń cząstkowych – liczy się suma wartości wszystkich transakcji jednorodnych w roku podatkowym, nawet jeśli dotyczą kilku umów czy faktur.
Przykład 6:
„LogiCar S.A.” regularnie kupuje części zamienne do floty od powiązanej spółki „CarParts Ltd.” – wystawiono 45 faktur na łączną kwotę 2 300 000 zł.
Wniosek: Liczy się całkowita wartość, nie liczba faktur – przekroczono próg 2 000 000 zł dla transakcji usługowej, więc local file jest wymagany.
Najczęstsze błędy przy ustalaniu obowiązku sporządzenia local file
- Błędne klasyfikowanie transakcji (np. traktowanie nabycia środków trwałych jako odrębnej transakcji od nabycia towarów handlowych).
- Sumowanie transakcji tylko na podstawie jednej umowy (a powinno się sumować wszystkie podobne transakcje z danym kontrahentem powiązanym).
- Pomijanie transakcji z podmiotami z rajów podatkowych, które mają najniższe progi dokumentacyjne.
- Liczenie progów łącznie dla kosztów i przychodów zamiast oddzielnie.
- Nieuwzględnianie wszystkich podmiotów powiązanych w ramach jednej grupy kapitałowej.
Podsumowanie – co zyskujesz, dobrze rozumiejąc zasady local file?
Znajomość i prawidłowe stosowanie zasad sporządzania local file pozwala:
- uniknąć kosztownych sporów z organami podatkowymi,
- zapobiegać sankcjom za brak dokumentacji lub nieprawidłową jej formę,
- skutecznie zarządzać ryzykiem podatkowym w grupie kapitałowej.
Podstawa prawna
- art. 11k ust. 1, art. 11j ust. 1 pkt 1, art. 11d ust. 1–3 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2023, poz. 2805 ze zm.)
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2019 r. w sprawie określenia krajów i terytoriów stosujących szkodliwą konkurencję podatkową
Tematy porad zawartych w poradniku
- obowiązek local file 2025
- dokumentacja cen transferowych progi
- transakcje z podmiotami rajowymi dokumentacja
- klasyfikacja transakcji kontrolowanych