Zasady rozliczania wydatków na ulepszenie środków trwałych to temat, który co roku budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców, księgowych oraz doradców podatkowych. Od prawidłowego rozliczenia takich kosztów zależy nie tylko wysokość kosztów uzyskania przychodu, ale również amortyzacja majątku firmy i potencjalne konsekwencje podatkowe. W poniższym poradniku wyjaśniam, jak interpretować limit 10 000 zł, na co uważać przy kwalifikowaniu wydatków jako ulepszeniowych oraz jakie praktyczne skutki ma przekroczenie (lub nieprzekroczenie) tej granicy.
Jakie wydatki można uznać za ulepszenie środka trwałego?
Podstawową zasadą jest, że środek trwały uważa się za ulepszony, jeżeli suma wydatków na jego przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekroczy 10 000 zł (art. 16g ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – u.p.d.o.p.). Prace ulepszeniowe zwiększają wartość początkową środka trwałego, co przekłada się na wyższą amortyzację.
Jeśli suma wydatków na ulepszenie środka trwałego w danym roku nie przekroczy limitu 10 000 zł, poniesione koszty rozlicza się na zasadach ogólnych, czyli można je od razu zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Taka reguła dotyczy zarówno przebudowy, rozbudowy, adaptacji, jak i innych działań modernizacyjnych.
WAŻNE! Próg 10 000 zł nie jest stosowany do całości procesu ulepszenia środka trwałego rozciągniętego na kilka lat – każdorazowo liczymy tylko wydatki poniesione w danym roku podatkowym.
Co zalicza się do wydatków ulepszeniowych?
Zgodnie z art. 16 ust. 4 u.p.d.o.p., do kosztów prac ulepszeniowych zalicza się:
- wydatki na materiały i usługi obce (np. prace budowlane, remontowe, zakupy części i materiałów),
- koszty finansowania inwestycji (np. odsetki od kredytów zaciągniętych na ulepszenie środka trwałego),
- koszty wynagrodzeń pracowników zatrudnionych przy pracach ulepszeniowych (wraz z narzutami).
Do wydatków ulepszeniowych nie wlicza się podatku VAT podlegającego odliczeniu – limity dotyczą kwot netto, jeśli podatnik jest uprawniony do odliczenia podatku od towarów i usług.
Kryterium „wydatków poniesionych” – gotówka czy memoriał?
Chociaż przepis posługuje się sformułowaniem „wydatki poniesione”, w praktyce należy stosować zasadę memoriałową, czyli rozliczać nie tylko wydatki zapłacone w danym roku, ale także te zarachowane (czyli ujęte jako zobowiązania do zapłaty). Wynika to z konstrukcji podatku dochodowego oraz ogólnych zasad rachunkowości podatkowej.
Przykład 1: Ulepszenie maszyny produkcyjnej
Firma „Metalko” z Gliwic planuje przebudowę maszyny do obróbki metali. W 2025 roku na:
- wymianę podzespołów wydała 4 500 zł,
- usługę montażu 3 000 zł,
- ekspertyzę techniczną 2 800 zł.
Łączna wartość wydatków wynosi 10 300 zł. Przekroczony został limit 10 000 zł, więc wartość początkowa maszyny zostaje powiększona o całość poniesionych kosztów (10 300 zł). Firma będzie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od tej powiększonej wartości.
Przykład 2: Modernizacja biura
Firma „Innowacja Plus” z Poznania w 2025 roku zdecydowała się na odświeżenie części biurowej:
- zakup nowych mebli – 4 200 zł,
- drobne prace malarskie – 1 800 zł,
- wymiana oświetlenia – 2 100 zł.
Razem: 8 100 zł. Wydatki nie przekroczyły 10 000 zł – całość można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu w danym roku podatkowym, bez powiększania wartości środka trwałego.
Koszty ogólne i ekspertyzy – co z wydatkami niepowiązanymi z efektem ulepszenia?
Nie wszystkie wydatki ponoszone w związku z analizą lub przygotowaniem inwestycji należy traktować jako ulepszenie środka trwałego. Jeśli np. zamówiono ekspertyzę techniczną, ale po jej wykonaniu zrezygnowano z przebudowy, tego typu wydatek nie powinien być ujmowany jako ulepszenie (potwierdza to m.in. interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16.10.2023 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.418.2023.1.DP).
Natomiast wydatki na analizy, projekty czy ekspertyzy, które faktycznie wykorzystano przy realizacji konkretnego ulepszenia – powinny powiększać wartość początkową środka trwałego.
Przykład 3: Ekspertyza techniczna a kwalifikacja wydatku
Przedsiębiorstwo „TechBau” z Krakowa zleciło ekspertyzę techniczną dachu hali produkcyjnej (2 000 zł) oraz ekspertyzę nośności podłoża pod nową linię montażową (1 800 zł). Ekspertyza dachu wykazała dobry stan – firma nie podjęła żadnych prac ulepszeniowych. Z kolei druga ekspertyza była podstawą do przebudowy podłoża (całkowity koszt prac z ekspertyzą – 14 000 zł).
Wnioski:
- Wydatek na ekspertyzę dachu należy rozliczyć jako zwykły koszt działalności, nie powiększa on wartości środka trwałego.
- Koszt ekspertyzy nośności podłoża powiększa wartość początkową środka trwałego, ponieważ został wykorzystany do ulepszenia.
Podsumowanie – najważniejsze wskazówki
- Limit 10 000 zł dotyczy tylko wydatków na ulepszenie środka trwałego poniesionych w jednym roku podatkowym.
- Przekroczenie tego limitu oznacza obowiązek powiększenia wartości początkowej środka trwałego i rozliczania kosztów w formie odpisów amortyzacyjnych.
- Wydatki wykorzystane do podjęcia decyzji inwestycyjnej (np. analizy, ekspertyzy), które nie prowadzą do ulepszenia, nie powiększają wartości początkowej środka trwałego.
- Limit nie obejmuje podatku VAT podlegającego odliczeniu przez podatnika.
- Każdorazowo warto zadbać o szczegółową dokumentację wydatków – zarówno tych związanych z samą inwestycją, jak i analizami wstępnymi.
Podstawa prawna
- art. 16g ust. 13, art. 16d, art. 16 ust. 4 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2024, poz. 54 z późn. zm.)
- art. 15 ust. 4e – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
Tematy porad zawartych w poradniku
- limit wydatków na ulepszenie środka trwałego
- rozliczenie wydatków na modernizację środków trwałych
- amortyzacja ulepszeń środka trwałego
- koszty ekspertyz technicznych a ulepszenie środka trwałego