Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR) to jedno z najczęściej stosowanych narzędzi ewidencyjnych w małych firmach. Choć wiele osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą korzysta z tej formy rozliczenia, nie każdy wie, że jej prowadzenie obwarowane jest konkretnymi przepisami – zarówno co do zakresu, jak i momentu, w którym należy z niej zrezygnować. W tym poradniku przedstawiamy, kto musi prowadzić PKPiR, kto może z niej zrezygnować, kiedy należy przejść na pełne księgi rachunkowe, oraz jakie obowiązki ciążą na przedsiębiorcy zlecającym prowadzenie księgi biuru rachunkowemu.
Kto jest zobowiązany do prowadzenia PKPiR?
Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika z rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia PKPiR (Dz.U. 2019 poz. 2544). Zgodnie z tym aktem, PKPiR muszą prowadzić:
- osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą,
- przedsiębiorstwa w spadku, działające zgodnie z ustawą sukcesyjną,
- spółki cywilne osób fizycznych,
- spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstw w spadku,
- spółki jawne osób fizycznych,
- spółki partnerskie.
Oprócz powyższych, obowiązek może objąć również:
- osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych lub zlecenia, jeśli zawarte są na podstawie odrębnych przepisów,
- osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej, które zgłosiły chęć prowadzenia PKPiR,
- osoby duchowne, które zrzekły się zryczałtowanego podatku dochodowego.
👉 Przykład praktyczny:
Pan Karol prowadzi działalność w zakresie doradztwa marketingowego jako jednoosobowa działalność gospodarcza. Zarejestrował firmę w CEIDG i rozlicza się na zasadach ogólnych (skala podatkowa). Od początku prowadzenia działalności musi prowadzić PKPiR, chyba że zdecyduje się przejść na ryczałt lub osiągnie przychody przekraczające ustawowy próg do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Kiedy trzeba przejść z PKPiR na księgi rachunkowe?
PKPiR nie jest formą ewidencji możliwą do stosowania bez ograniczeń. Przedsiębiorcy, którzy przekroczą określony limit przychodów, mają obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych. Dotyczy to:
- osób fizycznych,
- spółek cywilnych osób fizycznych,
- spółek jawnych osób fizycznych,
- spółek partnerskich,
jeżeli przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych w poprzednim roku obrotowym przekroczyły równowartość 2 000 000 euro w złotówkach.
Jak przelicza się limit 2 mln euro?
Limit ten przeliczany jest na złote według średniego kursu NBP z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedniego. Na przykład:
- Kurs euro 1 października 2022 r. wynosił 4,8272 zł.
- Limit w 2023 r. wyniósł: 2 000 000 × 4,8272 = 9 654 400 zł.
👉 Przykład praktyczny:
Pani Elżbieta prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży odzieży online. W 2024 roku jej przychody wyniosły 10 200 000 zł. W związku z przekroczeniem progu musi od 1 stycznia 2025 roku prowadzić księgi rachunkowe.
📌 Uwaga: Obowiązek ten dotyczy także jednoosobowych działalności gospodarczych. PKPiR nie może być prowadzona po przekroczeniu limitu przychodów.
Czy można dobrowolnie przejść na księgi rachunkowe?
Tak. Nawet jeśli przedsiębiorca nie przekroczy progu 2 000 000 euro, może dobrowolnie zdecydować się na prowadzenie ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości, dotyczy to m.in.:
- osób fizycznych,
- spółek cywilnych i jawnych osób fizycznych,
- przedsiębiorstw w spadku,
- spółek partnerskich.
W takim przypadku należy poinformować urząd skarbowy w zeznaniu rocznym PIT-36 lub PIT-36L, składanym za rok, w którym prowadzone były księgi.
👉 Przykład praktyczny:
Spółka cywilna „Novalex”, założona przez dwóch informatyków, mimo przychodów poniżej 1 500 000 zł w 2024 r., decyduje się od 2025 r. na prowadzenie ksiąg rachunkowych, by móc korzystać z większych możliwości analizy finansowej. Obaj wspólnicy informują o tym w zeznaniach PIT-36L za 2025 rok.
Kto nie musi prowadzić PKPiR?
Nie każdy przedsiębiorca musi prowadzić PKPiR. Z obowiązku zwolnione są osoby, które:
- Opłacają podatek w formie ryczałtu ewidencjonowanego lub karty podatkowej.
- Wykonują wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym.
- Są adwokatami pracującymi wyłącznie w zespole adwokackim.
- Zbywają majątek po likwidacji działalności, w tym:
- składniki majątku po likwidacji JDG,
- składniki otrzymane po wystąpieniu ze spółki niebędącej osobą prawną.
📌 Uwaga: Sam fakt prowadzenia działalności nie zawsze oznacza konieczność prowadzenia PKPiR – kluczowy jest wybór formy opodatkowania oraz wysokość przychodów.
Prowadzenie PKPiR przez biuro rachunkowe – obowiązki przedsiębiorcy
Wielu przedsiębiorców decyduje się zlecić prowadzenie księgi przychodów i rozchodów zewnętrznym biurom rachunkowym. To wygodne rozwiązanie, które jednak nie zwalnia właściciela firmy z odpowiedzialności za prawidłowość zapisów.
Obowiązki podatnika, który korzysta z usług biura rachunkowego
Zlecając prowadzenie PKPiR, musisz pamiętać o kilku formalnych obowiązkach:
- Wskazanie miejsca przechowywania księgi – nawet jeśli księgowość prowadzi biuro rachunkowe, miejsce przechowywania dokumentacji musi być zgłoszone w CEIDG.
- Uzupełnienie formularza CEIDG-1 – w odpowiednich polach należy:
- zaznaczyć, że księgowość prowadzi podmiot zewnętrzny,
- podać adres przechowywania dokumentów księgowych.
- Umożliwienie organom kontroli dostępu do ksiąg i dowodów księgowych – niezależnie od tego, kto prowadzi księgowość, podatnik ponosi odpowiedzialność za jej dostępność podczas kontroli skarbowej.
📌 Ważne: PKPiR prowadzona przez biuro rachunkowe najczęściej funkcjonuje w wersji elektronicznej. Nie zwalnia to jednak podatnika z obowiązku dbania o zgodność zapisów z przepisami.
🧾 Wzory ksiąg – jak wygląda PKPiR?
Rozporządzenie Ministra Finansów z 23.12.2019 r. określa dwa oficjalne wzory księgi przychodów i rozchodów – jeden dla standardowych podatników, a drugi dla rolników prowadzących działalność gospodarczą.
📘 Załącznik nr 1 – klasyczna PKPiR
Standardowy wzór zawiera m.in.:
- datę i numer zdarzenia gospodarczego,
- nazwę kontrahenta i jego adres,
- opis transakcji,
- przychody z podziałem na:
- wartość sprzedanych towarów i usług,
- inne przychody,
- wydatki z podziałem na:
- koszt towarów i materiałów,
- koszty uboczne zakupu,
- wynagrodzenia,
- inne wydatki.
📌 Rubryki zawierają kolumny na wartości w złotych i groszach, a także miejsce na sumy miesięczne i roczne.
🌾 Załącznik nr 2 – uproszczona księga dla rolników
Ten wzór przeznaczony jest dla osób fizycznych prowadzących gospodarstwo rolne, które wykonują działalność gospodarczą bez zatrudniania pracowników, wyłącznie z udziałem członków rodziny. Prowadzenie PKPiR według załącznika nr 2 obowiązuje, jeśli:
- roczny przychód z działalności przekroczy 10 000 zł,
- działalność nie jest realizowana na większą skalę (np. brak zatrudnienia osób z zewnątrz).
Tabela zawiera prostszy układ – podstawowe dane o przychodach, kosztach, koszty B+R oraz uwagi.
✔ Przykłady sytuacji praktycznych
🧑💼 Przykład 1: PKPiR prowadzona przez biuro
Pan Tomasz prowadzi firmę budowlaną. Zlecił prowadzenie księgi przychodów i rozchodów licencjonowanemu biuru rachunkowemu. W formularzu CEIDG-1 wskazał miejsce przechowywania dokumentacji jako adres biura w Nowym Targu. W trakcie kontroli podatkowej w 2024 r. urząd skarbowy wystąpił do biura o udostępnienie księgi – dane zostały przekazane elektronicznie, co spełniło obowiązek dokumentacyjny.
🚜 Przykład 2: Rolnik przekracza limit i zakłada PKPiR
Pani Sabina prowadzi niewielkie gospodarstwo rolne i od 2023 r. sprzedaje domowe przetwory w ramach działalności nierejestrowanej. W 2024 r. przychody z tej działalności przekroczyły 12 300 zł. Od 2025 r. musiała założyć PKPiR w wersji uproszczonej (załącznik nr 2), zgodnie z rozporządzeniem.
✅ Podsumowanie
- PKPiR prowadzą osoby fizyczne i spółki osobowe, które nie przekroczyły limitu 2 mln euro przychodu netto.
- Po przekroczeniu tego limitu od następnego roku trzeba prowadzić pełne księgi rachunkowe.
- Istnieje możliwość dobrowolnego przejścia na księgi rachunkowe.
- Nie każdy musi prowadzić PKPiR – wyjątki dotyczą m.in. ryczałtowców czy osób z działalnością po likwidacji firmy.
- Prowadzenie PKPiR przez biuro rachunkowe wymaga formalnego zgłoszenia miejsca przechowywania dokumentów.
- Wzory PKPiR są ściśle określone w rozporządzeniu i trzeba ich przestrzegać.
📚 Podstawa prawna
- art. 2 ust. 2 – ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.)
- art. 14 ust. 1–2 – ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.)
- rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. 2019 poz. 2544)
🔍 Tematy porad zawartych w poradniku:
- obowiązek prowadzenia pkpir 2025
- limit 2 mln euro pkpir
- kiedy księgi rachunkowe zamiast pkpir
- prowadzenie pkpir przez biuro rachunkowe
- wzór księgi przychodów i rozchodów