Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne narzędzie Ministerstwa Finansów, które całkowicie zmienia sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w Polsce. Od 2026 roku system stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, dlatego warto już teraz zrozumieć jego zasady działania, korzyści i obowiązki, jakie wprowadza.
Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system teleinformatyczny służący do wystawiania, odbierania i przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Są to dokumenty elektroniczne w jednolitym formacie XML, zawierające wszystkie dane wymagane przepisami ustawy o VAT.
Celem wprowadzenia KSeF jest centralizacja procesu fakturowania – wszystkie faktury sprzedażowe i zakupowe przedsiębiorców będą rejestrowane w jednym miejscu, co ma uprościć rozliczenia i zwiększyć bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
System umożliwia:
- wystawianie faktur sprzedaży poprzez zintegrowane programy księgowe,
- odbieranie faktur bezpośrednio z KSeF przez systemy finansowo-księgowe,
- zarządzanie uprawnieniami – czyli nadawanie dostępu do wystawiania i odbioru faktur konkretnym osobom lub podmiotom,
- archiwizację dokumentów bez konieczności ich przechowywania w firmie.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostanie wprowadzony etapami:
- od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podmiotów, które w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł obrotu,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców,
- od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podatników, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto.
Oznacza to, że papierowe i tradycyjne elektroniczne faktury będą stopniowo wycofywane z obrotu, a od 2027 roku każda faktura wystawiona w obrocie gospodarczym między przedsiębiorcami (B2B) będzie musiała przejść przez KSeF.
Zmiany w przepisach – projekt ustawy o KSeF
17 czerwca 2024 r. Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy zmieniającej ustawę o VAT i inne przepisy, wprowadzający szczegółowe rozwiązania dotyczące KSeF. W projekcie znalazły się m.in.:
- możliwość wystawiania faktur na kasach fiskalnych tylko do 31 grudnia 2026 r.,
- numer KSeF nie będzie obowiązkowym elementem przelewu do końca 2026 r.,
- tryb offline – możliwość wystawienia faktury bez połączenia z systemem w przypadku awarii,
- odroczenie obowiązku KSeF dla mikroprzedsiębiorców (sprzedaż do 10 tys. zł brutto miesięcznie) do końca 2026 r.,
- ujednolicenie daty wystawienia faktury – niezależnie od trybu (online/offline), obowiązuje data wpisana przez wystawcę,
- dobrowolne faktury dla osób prywatnych (B2C) – możliwe wystawienie z kodem QR,
- możliwość dodawania załączników do faktur w strukturze XML,
- certyfikaty wystawcy faktur – od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty umożliwiające uwierzytelnienie w systemie i wystawianie faktur w trybie awaryjnym.
📄 Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów:
„(…) zostanie zapewniona możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz poboru certyfikatów wystawcy faktur w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF (…). Narzędzie w postaci certyfikatu wystawcy jest niezbędne do wystawiania wyżej wskazanych faktur.”
Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?
Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług, obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczyfaktur:
- wystawianych przez podatników bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
- wystawianych przez podatników mających stałe miejsce w Polsce, ale niewykorzystujące tego miejsca do danej transakcji,
- objętych procedurami szczególnymi VAT (OSS, IOSS, import usług),
- wystawianych dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C),
- dokumentujących czynności wskazane w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT,
- wystawianych przez podatników zwolnionych z VAT na podstawie art. 113a ust. 1 ustawy o VAT (obrót do 200 tys. zł).
Minister finansów może, w drodze rozporządzenia, wskazać dodatkowe przypadki, w których faktura nie musi być wystawiana w KSeF, np. ze względu na specyfikę działalności lub brak możliwości technicznych.
Jak działa KSeF w praktyce?
Krajowy System e-Faktur opiera się na wystawianiu faktur w formacie XML, zgodnym z obowiązującym schematem. Po wysłaniu dokumentu do KSeF system:
- weryfikuje poprawność danych i struktury XML,
- nadaje fakturze unikalny numer referencyjny,
- wysyła urzędowe poświadczenie odbioru (UPO),
- udostępnia fakturę odbiorcy po jego uwierzytelnieniu lub po podaniu odpowiednich danych (tzw. dostęp anonimowy).
📌 Do końca stycznia 2026 r. – zgodnie z art. 106na ust. 2 ustawy o VAT –
„Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury.”
Oznacza to, że odbiorca musi wyrazić zgodę (np. mailowo lub w umowie handlowej) na otrzymywanie faktur w KSeF. Jeśli tego nie zrobi, wystawca nadal może użyć KSeF, ale powinien przekazać kopię faktury w inny sposób – np. e-mailem lub w formie papierowej.
KSeF a dotychczasowe rozwiązania – PEF i OCR
KSeF nie jest całkowicie nowym pomysłem – bazuje częściowo na doświadczeniach z Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF), która funkcjonuje w obrocie z instytucjami publicznymi.
Jednak oba systemy działają niezależnie – PEF obsługuje tylko sektor publiczny, natomiast KSeF obejmie cały rynek przedsiębiorców.
Warto też wiedzieć, że KSeF w dużym stopniu zastąpi OCR, czyli systemy optycznego rozpoznawania danych z faktur.
Dzięki jednolitemu formatowi XML faktury będą odczytywane przez systemy księgowe bez błędów, co ograniczy potrzebę ręcznej weryfikacji danych.
📚 Przykład:
Firma „TechSol” z Gdańska do tej pory korzystała z OCR do wczytywania faktur od kontrahentów. System często błędnie rozpoznawał numer faktury lub kwotę VAT. Po wdrożeniu KSeF firma otrzymuje faktury w jednolitym formacie XML, który księgowy może zaimportować jednym kliknięciem bez konieczności sprawdzania danych.
Jak wystawiać faktury w KSeF i jak do niego przystąpić?
Proces przygotowania faktury sprzedażowej w KSeF
Wystawienie faktury w Krajowym Systemie e-Faktur odbywa się w kilku etapach, z których każdy jest istotny zarówno z punktu widzenia poprawności technicznej, jak i podatkowej:
- Przygotowanie merytoryczne faktury – przedsiębiorca określa wszystkie wymagane elementy, takie jak:
- dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, NIP, adres),
- opis towaru lub usługi,
- kwoty netto, VAT i brutto,
- stawkę VAT,
- datę wystawienia (pole P_1 w strukturze XML).
- Przygotowanie techniczne – faktura musi być zapisana w formacie XML zgodnym ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. W tym celu wykorzystywane są programy księgowe zintegrowane z KSeF.
- Autoryzacja użytkownika w KSeF – osoba wystawiająca fakturę musi posiadać odpowiednie uprawnienia i zalogować się do systemu (np. podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub tokenem KSeF).
- Wysłanie faktury do KSeF – faktura jest przesyłana do systemu, gdzie następuje jej automatyczna walidacja.
- Walidacja i przyjęcie faktury – KSeF sprawdza poprawność danych i struktury XML. Jeśli dokument spełnia wymagania, zostaje przyjęty do systemu.
- Nadanie numeru referencyjnego – po zatwierdzeniu faktury system nadaje jej unikalny numer identyfikacyjny, który potwierdza, że faktura została skutecznie wystawiona.
📄 Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT:
„Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.”
Jak przystąpić do KSeF?
Dołączenie do Krajowego Systemu e-Faktur jest obecnie dobrowolne, ale wymaga posiadania jednego z następujących narzędzi do uwierzytelnienia:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
- podpisu zaufanego (profil zaufany ePUAP),
- lub tokenu wygenerowanego w KSeF.
Wejście do systemu możliwe jest:
- bezpośrednio z poziomu programu księgowego zintegrowanego z KSeF, lub
- poprzez oficjalny portal Ministerstwa Finansów:
👉 https://ksef.mf.gov.pl
📌 Warto już teraz sprawdzić, czy używany przez firmę system księgowy posiada integrację z KSeF i umożliwia bezpośrednią wymianę faktur.
Samofakturowanie w KSeF
System KSeF wspiera również proces samofakturowania, czyli wystawiania faktur przez nabywcę w imieniu sprzedawcy.
Zasady są następujące:
- przedsiębiorca (sprzedawca) posiada pierwotne uprawnienia właścicielskie w KSeF,
- może on upoważnić nabywcę (kontrahenta) do wystawiania faktur w jego imieniu,
- nabywca musi być wskazany w systemie jako podmiot uprawniony, a faktury wystawiane przez niego są automatycznie przypisywane do profilu sprzedawcy.
📚 Przykład:
Firma „AgroTech” upoważniła swojego stałego kontrahenta – hurtownię „Rol-Serwis” – do wystawiania faktur w jej imieniu za dostarczane towary. Właściciel „AgroTech” nadał hurtowni odpowiednie uprawnienia w KSeF. Od tego momentu hurtownia może wystawiać faktury sprzedażowe, które automatycznie trafiają do systemu i są widoczne w profilu sprzedawcy.
Obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF
Choć główny obowiązek fakturowania w KSeF spoczywa na przedsiębiorcy, biura rachunkowe również muszą dostosować się do nowych zasad.
Ich kluczowe obowiązki to:
- zapewnienie, że używany program księgowy jest zintegrowany z KSeF,
- znajomość zasad pobierania faktur kosztowych z systemu,
- umiejętność wystawiania faktur w imieniu klienta,
- świadomość konieczności posiadania odpowiednich uprawnień do dostępu do faktur.
Biura rachunkowe, które obsługują wielu klientów, będą musiały posiadać osobne upoważnienia dla każdego z nich.
📄 Ministerstwo Finansów w wyjaśnieniach potwierdziło:
Jeżeli podatnik wskaże biuro rachunkowe jako podmiot uprawniony, każdy pracownik biura upoważniony przez to biuro może wystawiać faktury w imieniu podatnika.
Nadawanie uprawnień w KSeF
Przedsiębiorca ma możliwość:
- nadania dostępu konkretnym osobom fizycznym (np. pracownikom lub księgowym),
- lub wskazania całego biura rachunkowego jako podmiotu uprawnionego do wystawiania i odbierania faktur.
Uprawnienia te można nadać bezpośrednio w KSeF, wykorzystując token lub podpis zaufany.
Ministerstwo Finansów udostępnia darmową instrukcję nadawania uprawnień na stronie:
👉 https://ksef.mf.gov.pl
📚 Przykład praktyczny:
Pan Marek, właściciel firmy budowlanej „Domex”, zleca prowadzenie księgowości biuru rachunkowemu „FinKsięgi”. Aby umożliwić biuru wystawianie faktur w jego imieniu, loguje się do KSeF i udziela „FinKsięgom” upoważnienia jako podmiotowi zewnętrznemu. Dzięki temu pracownicy biura mogą legalnie wystawiać i odbierać faktury bezpośrednio w systemie.
Data wystawienia faktury w KSeF
W Krajowym Systemie e-Faktur data wystawienia faktury ma kluczowe znaczenie dla rozliczeń VAT i kosztów podatkowych.
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT, fakturę uważa się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a nie w dniu jej utworzenia w systemie księgowym.
Pole P_1 w strukturze XML odnosi się do daty wystawienia i musi być wypełnione przy wysyłce faktury.
Jeżeli faktura zostanie wystawiona w trybie offline, data wskazana w tym polu będzie datą wystawienia obowiązującą, nawet jeśli dokument zostanie przesłany do KSeF później.
📌 Ministerstwo Finansów zapowiada, że data wystawienia będzie zawsze zgodna z datą widniejącą na fakturze, niezależnie od trybu jej przekazania (online lub offline).
Częściowe korzystanie z KSeF – czy to możliwe?
Do momentu, gdy system stanie się obowiązkowy, przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF obok tradycyjnych metod fakturowania.
Mogą więc:
- część faktur wystawiać w KSeF,
- a część – w dotychczasowej formie elektronicznej lub papierowej.
Nie ma obowiązku całkowitego przejścia na KSeF przed 2026 rokiem.
Przedsiębiorca może w dowolnym momencie rozpocząć lub zakończyć korzystanie z systemu.
Przykład wystawienia faktury w KSeF – krok po kroku
Na przykładzie systemu księgowego wFirma.pl proces wygląda następująco:
- Przejdź do Ustawienia → Faktury → E-faktury i kliknij Włącz integrację z KSeF.
- Wystaw fakturę: Przychody → Sprzedaż → Wystaw → Fakturę.
- Uzupełnij dane faktury i wybierz opcję Zapisz i wyślij do KSeF.
- Po pozytywnej walidacji faktura otrzyma numer KSeF i zostanie uznana za wystawioną.
- Odbiorca będzie mógł pobrać ją z systemu KSeF i zaimportować do swojego programu księgowego.
Jakie korzyści daje korzystanie z KSeF i kiedy faktury nie muszą być w nim wystawiane?
Korzyści z dobrowolnego korzystania z KSeF
Choć obecnie przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest dobrowolne, Ministerstwo Finansów przewidziało szereg bonusów podatkowych, które mają zachęcić przedsiębiorców do wcześniejszego wdrożenia systemu.
Najważniejsze korzyści to:
✔ Brak obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur
KSeF przechowuje faktury przez wymagany okres, dzięki czemu przedsiębiorca nie musi już prowadzić własnych archiwów dokumentów sprzedażowych i kosztowych.
✔ Zwolnienie z obowiązku przekazywania JPK_FA
Podatnicy korzystający z KSeF nie muszą przesyłać plików JPK_FA na żądanie urzędu skarbowego, ponieważ dane z faktur są już dostępne dla organów podatkowych w czasie rzeczywistym.
✔ Szybszy zwrot VAT
Czas oczekiwania na zwrot podatku VAT zostaje skrócony z 60 do 40 dni, co znacząco poprawia płynność finansową firm.
✔ Jednolity format faktur i bezpieczeństwo interpretacyjne
Faktura wystawiona w KSeF ma ustandaryzowany format, więc nie ma wątpliwości co do jej autentyczności. Dodatkowo, nabywca nie może twierdzić, że „nie otrzymał faktury”, ponieważ dokument jest automatycznie przekazywany przez system w czasie rzeczywistym.
✔ Automatyzacja księgowości i mniejsze ryzyko błędów
KSeF umożliwia automatyczny odczyt danych z faktur przez programy księgowe, co eliminuje konieczność ręcznego przepisywania danych i ogranicza błędy księgowe.
✔ Pobieranie faktur kosztowych z systemu
Przedsiębiorca może pobrać wszystkie otrzymane faktury kosztowe bezpośrednio z KSeF, bez konieczności proszenia kontrahentów o przesłanie ich w PDF lub papierowo.
📚 Przykład:
Biuro rachunkowe „ProFin” obsługujące 50 firm przeszło na pełną integrację z KSeF. Dzięki temu księgowi nie muszą już ręcznie wprowadzać faktur kosztowych – system automatycznie pobiera je z KSeF i przypisuje do odpowiednich klientów. Czas księgowania dokumentów skrócił się o 40%.
Kiedy faktury nie muszą być wystawiane w KSeF?
Nie wszystkie faktury podlegają obowiązkowi wystawienia w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wyłączenia obejmują m.in.:
- faktury konsumenckie (B2C) – wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
- bilety uznawane za faktury, np. paragony za przejazd autostradą,
- faktury OSS i IOSS, wystawiane w ramach sprzedaży międzynarodowej,
- faktury wystawiane przez podatników zagranicznych niemających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
- faktury wystawiane przez podatników zwolnionych z VAT (do 200 tys. zł obrotu rocznie).
Minister finansów może w rozporządzeniu wskazać dodatkowe czynności, które nie wymagają dokumentowania w KSeF, np. ze względu na charakter działalności lub ograniczenia techniczne (art. 106s ustawy o VAT).
Czy KSeF oznacza koniec faktur papierowych?
Tak – od stycznia 2027 roku faktury papierowe zostaną całkowicie wycofane z obrotu gospodarczego B2B.
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmie wszystkich podatników VAT, niezależnie od wielkości firmy.
Do końca 2026 r. obowiązuje jednak okres przejściowy, w którym część podatników (np. mikroprzedsiębiorcy) może jeszcze korzystać z tradycyjnych metod fakturowania.
Wyłączone z obowiązku KSeF pozostaną:
- faktury dla osób prywatnych (B2C),
- paragony i bilety pełniące funkcję faktury,
- faktury w procedurach OSS/IOSS.
Jak KSeF wpływa na proces księgowania?
Wdrożenie KSeF przyniesie rewolucję w pracy działów księgowych.
Dzięki pełnej automatyzacji:
- faktury są przesyłane w czasie rzeczywistym między kontrahentami,
- księgowi mogą pobierać dokumenty z systemu bezpośrednio,
- ograniczona zostaje konieczność ręcznego wprowadzania danych,
- systemy finansowo-księgowe będą mogły automatycznie księgować otrzymane faktury.
W efekcie, rola księgowych przesuwa się z czynności technicznych na analityczne i kontrolne.
Jak KSeF pomoże fiskusowi?
Krajowy System e-Faktur to również narzędzie dla administracji skarbowej.
Dzięki niemu urzędy będą otrzymywać bieżące dane o transakcjach zakupów i sprzedaży wszystkich podatników, co:
- skróci czas kontroli podatkowych,
- pozwoli szybciej wykrywać oszustwa VAT,
- przyczyni się do uszczelnienia systemu podatkowego i zwiększenia wpływów do budżetu.
Czy KSeF całkowicie zastąpi OCR?
Tak – w praktyce KSeF wyeliminuje potrzebę korzystania z systemów OCR (optycznego rozpoznawania znaków).
Dzięki ujednoliconemu formatowi XML każda faktura zawiera identyczne pola, które programy księgowe mogą odczytać bez ryzyka błędu.
📚 Przykład:
Firma „EcoPrint” korzystała z OCR do wczytywania papierowych faktur od dostawców. Po przejściu na KSeF faktury kosztowe trafiają bezpośrednio do systemu księgowego w formacie XML, co pozwala zaoszczędzić kilkadziesiąt godzin miesięcznie na ręcznym wprowadzaniu danych.
Czy warto przygotować się wcześniej?
Zdecydowanie tak.
Choć obowiązek fakturowania w KSeF wejdzie w życie w 2026 r., wcześniejsze przygotowanie:
- pozwoli uniknąć błędów w okresie przejściowym,
- umożliwi płynne przejście na nowy system,
- da czas na dostosowanie oprogramowania i przeszkolenie pracowników.
Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatne checklisty KSeF dla:
- przedsiębiorców, oraz
- biur rachunkowych,
które pomagają ocenić poziom gotowości do wdrożenia systemu.
Można je znaleźć na oficjalnym portalu https://podatki.gov.pl/ksef.
Podstawa prawna
- art. 106ga ust. 2 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 ze zm.)
- art. 106na ust. 1–2 – ustawa o podatku od towarów i usług
- art. 106s – ustawa o podatku od towarów i usług
- Projekt ustawy o zmianie ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw z dnia 17 czerwca 2024 r.
Tematy porad zawarte w poradniku
- Krajowy System e-Faktur od kiedy obowiązkowy
- Jak wystawić fakturę w KSeF krok po kroku
- Kto musi korzystać z KSeF
- Korzyści z e-faktury KSeF
- KSeF a faktury papierowe i B2C