Instytucja mediacji w postępowaniu administracyjnym pozwala stronom szybciej i często korzystniej zakończyć spór z organem. Jednak zanim zdecydujesz się na udział w mediacji, warto zrozumieć, jak wygląda ustalenie i uiszczenie jej kosztów. W tym poradniku wyjaśniam, kto płaci za mediację, kiedy należy uregulować opłatę, jak wygląda procedura ustalania kosztów oraz co zrobić, gdy nie możesz ich pokryć.
🧾 Kiedy w postępowaniu administracyjnym można zastosować mediację?
Mediacja może być przeprowadzona w każdym postępowaniu administracyjnym, w którym możliwe jest zawarcie ugody. Co istotne, przepisy dają również możliwość przeprowadzenia mediacji, nawet gdy taka ugoda nie jest możliwa, np. dla lepszego wyjaśnienia stanu faktycznego. W zależności od tego, czy możliwe jest zawarcie ugody, zmienia się sposób pokrycia kosztów mediacji.
💰 Kto pokrywa koszty mediacji?
Zgodnie z art. 96l § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego:
- Jeśli ugoda NIE jest możliwa – koszty mediacji pokrywa organ administracji publicznej.
- Jeśli ugoda jest możliwa – koszty ponoszą strony postępowania, po połowie (chyba że strony postanowią inaczej).
📌 Koszty mediacji obejmują:
- Wynagrodzenie mediatora,
- Zwrot wydatków poniesionych przez mediatora (np. za salę, dojazdy, materiały).
🧩 Przykład praktyczny
🧑🔧 Przedsiębiorca z Krakowa, pan Marcin, toczył spór z Wojewodą Małopolskim o pozwolenie budowlane. Organ zaproponował mediację, która zakończyła się zawarciem ugody. Obie strony uzgodniły, że każda z nich pokryje po 50% kosztów mediacji, które wyniosły łącznie 600 zł. Pan Marcin zapłacił 300 zł na konto urzędu zgodnie z postanowieniem o kosztach.
🧩 Drugi przykład praktyczny
🏢 Pani Anna złożyła wniosek o zwolnienie z opłaty skarbowej, który został odrzucony. Po jej odwołaniu organ zaproponował mediację, choć w tej sprawie ugoda nie mogła być zawarta. Mediację przeprowadzono wyłącznie w celu lepszego wyjaśnienia sprawy. W tym przypadku koszty w wysokości 400 zł pokrył w całości urząd – zgodnie z przepisami.
🧩 Krok po kroku: jak wygląda ustalanie i uiszczanie kosztów mediacji?
📄 1. Przedłożenie protokołu z mediacji
Mediator po zakończeniu mediacji sporządza protokół (zgodnie z art. 96m § 1 k.p.a.), który niezwłocznie przekazuje organowi administracyjnemu. Protokół trafia do akt sprawy.
📄 2. Wydanie postanowienia o kosztach mediacji
Na podstawie art. 264 § 1a k.p.a., organ ma obowiązek wydać postanowienie ustalające wysokość kosztów, jeśli:
- Mediacja została przeprowadzona i
- Koszty mają ponieść strony.
Jeśli całość kosztów ponosi organ, to nie musi on wydawać postanowienia – wynika to z logicznej wykładni przepisów.
📄 3. Treść postanowienia
Postanowienie powinno zawierać:
- wysokość kosztów mediacji,
- wskazanie osób zobowiązanych do ich uiszczenia,
- termin i sposób zapłaty,
- uzasadnienie faktyczne i prawne (art. 124 i 125 k.p.a.).
🧾 Postanowienie doręcza się stronie zgodnie z przepisami rozdziału 8 działu I k.p.a. Na jego treść można złożyć zażalenie w terminie 7 dni od doręczenia (art. 141 § 2 k.p.a.).
💳 Jak zapłacić za mediację?
Strona zobowiązana do pokrycia kosztów powinna uiścić należność w sposób wskazany w postanowieniu – najczęściej przelewem lub gotówką do kasy organu.
📌 Organ może też wezwać stronę do wniesienia zaliczki na koszty mediacji (na podstawie art. 262 § 2 k.p.a.).
❗ Co, jeśli nie możesz zapłacić za mediację?
Masz prawo do złożenia wniosku o zwolnienie z kosztów mediacji – na podstawie art. 267 k.p.a. Wniosek traktowany jest jak podanie w rozumieniu art. 63 k.p.a. i powinien zawierać uzasadnienie niemożności pokrycia kosztów.
Zwolnienie może być:
- całkowite,
- częściowe – wówczas organ wskaże, ile należy dopłacić i w jakim terminie.
🚫 Co, jeśli nie zapłacisz w terminie?
Jeśli nie zapłacisz:
- Organ ma prawo wszcząć postępowanie egzekucyjne – na podstawie ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji z 17 czerwca 1966 r.
- Przed egzekucją musi być wysłane upomnienie z wezwaniem do zapłaty i informacją o konsekwencjach.
- W przypadku braku wpłaty po 7 dniach od doręczenia upomnienia, możliwe jest wszczęcie egzekucji.
⚠️ Wniesienie zażalenia nie wstrzymuje obowiązku zapłaty (art. 143 k.p.a.).
✅ Podsumowanie
Instytucja mediacji w postępowaniu administracyjnym może być efektywnym narzędziem rozwiązywania sporów, jednak wymaga jasnego zrozumienia mechanizmów związanych z kosztami. Najważniejsze wnioski:
- Koszty mediacji pokrywa organ, jeśli ugoda nie jest możliwa.
- W sprawach, gdzie możliwa jest ugoda, koszty co do zasady dzielone są po równo między strony, chyba że strony ustalą inaczej.
- Organ wydaje postanowienie tylko wtedy, gdy kosztami obciążone są strony – postanowienie powinno zawierać kwotę, osoby zobowiązane, termin oraz sposób zapłaty.
- Strona może wnioskować o zwolnienie z kosztów mediacji, całkowicie lub częściowo.
- W przypadku nieuiszczenia kosztów – organ wszczyna postępowanie egzekucyjne.
- Wniesienie zażalenia na postanowienie o kosztach nie wstrzymuje obowiązku ich zapłaty.
📚 Podstawa prawna
- art. 96l § 1–3, art. 96m § 1, art. 96b § 4, art. 263a, art. 264 § 1, § 1a i § 2 – ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2023 r. poz. 775, z późn. zm.)
- art. 124 § 1–2, art. 125 § 1, art. 141 § 2, art. 143, art. 262 § 2, art. 267 – ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego
- art. 3 § 2 pkt 2 – ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2023 r. poz. 259)
- art. 6 § 1, art. 15 § 1 – ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. z 2020 r. poz. 1427, z późn. zm.)
- § 2–3 – rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 czerwca 2017 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu administracyjnym (Dz.U. 2017 poz. 1088)
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- koszty mediacji w postępowaniu administracyjnym
- kto płaci za mediację administracyjną
- postanowienie o kosztach mediacji
- zwolnienie z kosztów mediacji k.p.a.
- egzekucja kosztów mediacji