Prawidłowe rozliczanie kosztów eksploatacji samochodów osobowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej to jedno z częstszych wyzwań dla przedsiębiorców – zwłaszcza w kontekście zmieniających się przepisów i ograniczeń podatkowych. W tym poradniku dowiesz się, jakie wydatki eksploatacyjne można zaliczyć do kosztów podatkowych, kiedy obowiązuje limit 75% lub 20%, a kiedy można rozliczyć 100% kosztów, i jakie praktyczne rozwiązania zastosować, by zoptymalizować rozliczenia.
✅ Co zalicza się do kosztów eksploatacyjnych samochodu osobowego?
Ustawa o PIT nie zawiera zamkniętego katalogu wydatków eksploatacyjnych. Pomocniczo można się odwołać do objaśnień Ministra Finansów z 9 kwietnia 2020 r., które wskazują przykładowe wydatki:
- paliwo (benzyna, olej napędowy, gaz),
- przeglądy techniczne i serwisowe,
- naprawy, wymiana części i płynów eksploatacyjnych,
- myjnia samochodowa,
- wymiana opon i ich przechowywanie,
- opłaty za autostrady i parkingi,
- czynsz za garaż lub miejsce postojowe,
- abonament radiowy za radio w pojeździe,
- remonty powypadkowe.
📌 Ważne: Lista nie jest wyczerpująca – każdy wydatek związany z użytkowaniem pojazdu, który ma związek z działalnością, może zostać uznany za koszt, o ile spełnia ogólne kryteria kosztu uzyskania przychodu.
🚗 Samochód prywatny niewprowadzony do ewidencji środków trwałych – tylko 20% kosztów
Jeśli przedsiębiorca używa samochodu osobowego będącego jego własnością, ale nie wprowadził go do ewidencji środków trwałych, to do kosztów podatkowych może zaliczyć tylko 20% wydatków eksploatacyjnych. Nie pomaga nawet prowadzenie ewidencji przebiegu – jest to ograniczenie ustawowe.
Przykład 1
📄 Pani Marzena, kosmetolożka z Ciechanowa, korzysta w swojej działalności z prywatnego samochodu. Nie wprowadziła go do ewidencji środków trwałych, ponieważ planuje jego sprzedaż w najbliższych latach i chce uniknąć rozpoznawania przychodu. Miesięczne wydatki eksploatacyjne wynoszą 800 zł. Do kosztów podatkowych zaliczy jedynie 160 zł (20%).
🔁 Jak zwiększyć limit z 20% do 75%? Schemat użyczenia lub darowizny
Możliwa jest legalna optymalizacja podatkowa. Przykładowo:
- Podatnik zbywa pojazd (np. w formie darowizny) osobie z I lub II grupy podatkowej (np. dziecku, małżonkowi),
- Następnie osoba ta użycza samochód podatnikowi (czyli nieodpłatnie udostępnia),
- Dzięki temu przedsiębiorca rozlicza 75% kosztów eksploatacyjnych.
📌 Idealnie, jeśli darowizna trafi do osoby z tzw. grupy zerowej (np. dziecka, współmałżonka), bo wówczas nie zapłaci podatku od darowizn – niezależnie od wartości pojazdu.
Przykład 2
📄 Pan Tomasz, architekt z Poznania, przekazuje prywatny samochód w darowiźnie swojej córce, a ta następnie zawiera z nim umowę użyczenia. Pan Tomasz prowadzi działalność gospodarczą i używa pojazdu wyłącznie służbowo. Dzięki temu może rozliczyć 75% kosztów eksploatacyjnych, mimo że formalnie nie jest właścicielem pojazdu.
🚘 Samochód jako środek trwały lub leasing – limit 75%
W przypadku samochodów osobowych:
- będących środkami trwałymi firmy,
- używanych na podstawie leasingu, najmu lub dzierżawy,
przedsiębiorca może ująć w kosztach uzyskania przychodu maksymalnie 75% wydatków eksploatacyjnych, jeżeli pojazd nie jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej i nie prowadzona jest ewidencja VAT-26.
📄 Kiedy możliwe jest rozliczenie 100% kosztów?
W praktyce istnieją sytuacje, gdy przedsiębiorca może rozliczyć całość (100%) kosztów eksploatacyjnych:
Warunki:
- samochód wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej,
- brak obowiązku prowadzenia ewidencji VAT-26 (bo podatnik nie jest czynnym podatnikiem VAT),
- pojazd wpisany do ewidencji środków trwałych.
Interpretacja indywidualna
W interpretacji Dyrektora KIS z 10.02.2022 r. (0115-KDIT3.4011.905.2021.4.JG) wskazano, że podatnik zwolniony z VAT może ująć w kosztach 100% wydatków eksploatacyjnych, jeśli pojazd służy wyłącznie działalności gospodarczej.
📌 Co z firmami leasingowymi, wypożyczalniami i wynajmem?
W przypadku przedsiębiorców, których działalność polega na odpłatnym oddawaniu pojazdów do używania (najem, leasing), pojazdy te uznaje się za wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej.
Dzięki temu:
- nie trzeba prowadzić ewidencji VAT-26,
- nie trzeba przeprowadzać badań technicznych dla celów VAT,
- nie stosuje się ograniczenia 75% kosztów eksploatacyjnych.
📊 Podsumowanie
| Sytuacja podatnika | Limit kosztów eksploatacyjnych |
|---|---|
| Prywatny samochód, brak wpisu do ewidencji | 20% |
| Samochód oddany w użyczenie (np. od członka rodziny) | 75% |
| Samochód jako środek trwały, brak VAT-26 | 75% |
| Samochód w leasingu/najmie, brak VAT-26 | 75% |
| Samochód w leasingu/najmie, pełna ewidencja VAT-26 | 100% |
| Działalność polegająca na wynajmie/leasingu samochodów | 100% |
| Podatnik zwolniony z VAT, samochód wyłącznie w firmie | 100% |
Podstawa prawna
- art. 23 ust. 1 pkt 46a–46c – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
- art. 86a ustawy – ustawa o podatku od towarów i usług
- Objaśnienia podatkowe Ministra Finansów z dnia 9 kwietnia 2020 r.
Tematy porad zawartych w poradniku:
- koszty eksploatacji samochodu firmowego
- rozliczanie samochodu prywatnego w firmie
- limity 75% i 20% w PIT
- ewidencja VAT-26 a koszty
- samochód w użyczeniu a podatki