W ostatnich latach kontrole prowadzone przez ZUS w zakresie zawyżania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zyskują na znaczeniu. Wielu przedsiębiorców, a także osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych, zastanawia się, jakie ryzyka wiążą się z nagłym wzrostem wynagrodzenia przed wystąpieniem zdarzenia ubezpieczeniowego, np. narodzinami dziecka lub długotrwałą chorobą. Prawidłowe ustalenie podstawy wymiaru składek ma kluczowe znaczenie – zarówno dla bezpieczeństwa finansowego przedsiębiorcy, jak i legalności działań firmy. W tym poradniku wyjaśniam, jak wygląda kontrola ZUS w tym zakresie, na co zwraca uwagę inspektor, jakie są typowe przykłady zawyżania podstawy i jakie konsekwencje mogą z tego wynikać.
Jakie znaczenie ma podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne?
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne bezpośrednio wpływa na wysokość przyszłych świadczeń, takich jak zasiłek chorobowy, macierzyński czy emerytura. Praktyka pokazuje, że w niektórych firmach tuż przed spodziewanym „zdarzeniem” (np. planowanym urlopem macierzyńskim) dochodzi do znaczącego, krótkotrwałego podwyższenia wynagrodzenia pracownika lub zleceniobiorcy. Powód jest prosty – wyższa podstawa oznacza wyższe świadczenie. Takie działania wzbudzają szczególne zainteresowanie ZUS, który ma narzędzia do kontroli oraz kwestionowania podstawy wymiaru składek, jeśli uzna, że została ona sztucznie zawyżona.
Jak ZUS przeprowadza kontrolę? Przebieg i etapy
1. Doręczenie upoważnienia do kontroli płatnikowi składek
ZUS informuje płatnika składek o zamiarze przeprowadzenia kontroli poprzez doręczenie upoważnienia. Kontrola może dotyczyć zarówno pracowników zatrudnionych na umowę o pracę, jak i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (umowa zlecenia, umowa o dzieło).
2. Analiza prawidłowości ustalenia podstawy wymiaru składek
Inspektorzy ZUS weryfikują, czy płatnik składek prawidłowo ustalił podstawę wymiaru składek. Kluczowe jest, czy podstawa ta została określona zgodnie z prawem, a jej wysokość nie jest rażąco oderwana od realiów rynkowych lub wewnętrznej polityki płacowej firmy. Szczególną uwagę zwraca się na:
- adekwatność wynagrodzenia do kwalifikacji i doświadczenia pracownika,
- porównanie z wynagrodzeniami innych osób wykonujących podobną pracę,
- długość okresu wypłacania podwyższonego wynagrodzenia,
- relację pomiędzy płatnikiem a ubezpieczonym (np. pokrewieństwo),
- sytuację finansową firmy.
3. Ocena, czy podstawa wymiaru składek została zawyżona
Inspektor dokonuje całościowej oceny, czy działania płatnika nie zmierzają do wyłudzenia świadczeń z ubezpieczeń społecznych, czyli uzyskania nienależnych korzyści przez sztuczne podniesienie podstawy wymiaru składek.
4. Wydanie decyzji przez ZUS
Jeśli ZUS stwierdzi, że wynagrodzenie będące podstawą wymiaru składek zostało ustalone niezgodnie z przepisami (np. umowa jest sprzeczna z ustawą, zasadami współżycia społecznego lub zmierza do obejścia prawa), wydaje decyzję określającą prawidłową podstawę wymiaru. Od tej decyzji przysługuje odwołanie do sądu okręgowego – w terminie miesiąca od doręczenia decyzji, za pośrednictwem ZUS.
5. Brak decyzji w razie braku nieprawidłowości
Jeżeli kontrola nie wykaże nieprawidłowości, ZUS nie wydaje żadnej decyzji w zakresie wysokości podstawy wymiaru składek.
Kryteria stosowane przez ZUS – na co zwraca uwagę inspektor?
ZUS analizuje między innymi:
- Czy wynagrodzenie jest adekwatne do kwalifikacji i obowiązków pracownika?
- Czy podobne stanowiska w firmie są wynagradzane podobnie?
- Czy okres podwyższonego wynagrodzenia jest krótki i zbieżny z okresem pobierania świadczenia?
- Czy istnieje pokrewieństwo lub powiązania osobowe między pracodawcą a pracownikiem?
- Jaka jest sytuacja finansowa firmy – czy pozwala na nagły wzrost kosztów osobowych?
Przykłady praktyczne – dwa scenariusze
Przykład 1: Krótkotrwałe podwyższenie pensji przed urlopem macierzyńskim
Pani Anna, zatrudniona w firmie handlowej w Toruniu, przez kilka lat otrzymywała pensję na poziomie 4 500 zł brutto. Na trzy miesiące przed planowanym przejściem na urlop macierzyński jej wynagrodzenie wzrosło do 16 000 zł brutto, bez zmiany zakresu obowiązków. W toku kontroli ZUS ustalił, że brak było obiektywnych przesłanek do podwyżki (brak awansu, dodatkowych obowiązków lub nagłego wzrostu wyników firmy). Inspektor uznał, że działanie to miało na celu jedynie zwiększenie wysokości zasiłku macierzyńskiego. W decyzji ZUS wskazał, że za podstawę wymiaru składek należy przyjąć wynagrodzenie sprzed podwyżki.
Przykład 2: Wynagrodzenie zleceniobiorcy w rodzinnej firmie
Pan Krzysztof, student, został zatrudniony przez swojego ojca prowadzącego biuro rachunkowe w Krakowie na podstawie umowy zlecenia. Przez pół roku otrzymywał wynagrodzenie 1 500 zł miesięcznie, po czym nagle przez dwa miesiące wynagrodzenie wzrosło do 10 000 zł. Po tym czasie Pan Krzysztof zachorował i przez kolejne trzy miesiące pobierał wysokie zasiłki z ZUS. Inspektor ZUS uznał, że tak krótki okres podwyższonego wynagrodzenia, powiązanie rodzinne oraz brak dokumentacji potwierdzającej dodatkowe obowiązki, wskazują na próbę wyłudzenia świadczenia. W efekcie ZUS wydał decyzję ustalającą niższą podstawę wymiaru składek.
Podsumowanie – kluczowe wnioski i rekomendacje
- ZUS ma szerokie uprawnienia do kontroli podstawy wymiaru składek, szczególnie gdy podwyżka wynagrodzenia jest nieadekwatna do sytuacji lub zbieżna z okresem pobierania świadczenia.
- Płatnicy składek powinni dokumentować wszelkie zmiany w wynagrodzeniu – najlepiej poprzez aneksy, uzasadnienia ekonomiczne lub potwierdzenie nowych obowiązków.
- Nagłe i nieuzasadnione podwyżki mogą zostać zakwestionowane przez ZUS, co skutkuje koniecznością zwrotu nienależnie pobranych świadczeń oraz dodatkową odpowiedzialnością finansową.
- Każda decyzja ZUS w tym zakresie podlega zaskarżeniu – warto wówczas korzystać z pomocy profesjonalnego pełnomocnika.
Podstawa prawna
- art. 83 ust. 1-2, art. 86 ust. 2, art. 98 ust. 1 pkt 1 – Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
- uchwała SN z dnia 27 kwietnia 2005 r., II UZP 2/05
- wyrok SN z dnia 9 sierpnia 2005 r., III UK 89/05
- wyrok SN z dnia 19 maja 2009 r., III UK 7/09
- wyrok SA z dnia 9 maja 2014 r., III AUa 2111/13
- uchwała SN z dnia 21 kwietnia 2010 r., II UZP 1/10
Tematy porad zawartych w poradniku
- kontrola ZUS podstawa składek
- zawyżanie wynagrodzenia a zasiłki
- decyzja ZUS po kontroli składek
- jak obronić się przed decyzją ZUS