Wielu przedsiębiorców oraz pracowników nie zawsze zdaje sobie sprawę, że sam fakt zawarcia umowy o pracę i zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych nie gwarantuje automatycznie prawa do świadczeń z ZUS. ZUS ma bowiem prawo kontrolować, czy umowa o pracę jest ważna, a tym samym – czy może stanowić podstawę do objęcia pracownika obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi. W poradniku wyjaśniam, na czym polega taka kontrola, jakie są jej kryteria, co grozi w przypadku wykrycia nieprawidłowości oraz jak się przygotować do kontroli. Dzięki temu dowiesz się, jak uniknąć problemów z ZUS i jak prawidłowo zawierać umowy o pracę.
Na czym polega kontrola ważności umowy o pracę przez ZUS?
Każdy pracownik (poza wyjątkami, np. prokuratorami) podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym od dnia nawiązania stosunku pracy aż do jego zakończenia. Na tej podstawie może korzystać ze świadczeń takich jak zasiłek chorobowy, macierzyński, czy emerytura. Jednak coraz częściej zdarza się, że umowy o pracę zawierane są wyłącznie po to, aby uzyskać dostęp do tych świadczeń – bez rzeczywistego wykonywania pracy. Przykładem jest sytuacja, gdy osoba tuż przed porodem podpisuje umowę o pracę tylko po to, aby uzyskać prawo do zasiłku macierzyńskiego. Czasem też pozorna umowa o pracę zawierana jest, by wykluczyć obowiązek ubezpieczenia społecznego z innego tytułu (np. działalności gospodarczej).
W takich przypadkach ZUS przeprowadza kontrolę ważności umowy o pracę – sprawdza, czy została ona zawarta w sposób zgodny z prawem i czy jest faktycznie realizowana przez strony.
Przebieg kontroli ZUS – krok po kroku
1. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
ZUS rozpoczyna kontrolę od doręczenia płatnikowi składek oficjalnego upoważnienia. W jego ramach kontrolowane są m.in.:
- zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
- prawidłowość obliczania i opłacania składek,
- ważność zawieranych umów o pracę.
Orzecznictwo sądowe jasno potwierdza, że ZUS ma prawo badać ważność umów o pracę (np. wyrok SN z 23 lutego 2005 r., UK 200/04; wyrok SN z 2 października 2008 r., II UK 71/08).
2. Kryteria kontroli ważności umowy o pracę
Sama rejestracja pracownika w ZUS i odprowadzanie za niego składek to za mało. ZUS bada, czy faktycznie doszło do nawiązania stosunku pracy. Według orzecznictwa, podleganie ubezpieczeniom społecznym jest możliwe tylko wtedy, gdy umowa o pracę jest ważna i faktycznie realizowana przez strony (np. wyrok SN z 4 października 2007 r., I UK 116/07; wyrok SN z 7 kwietnia 2010 r., II UK 357/09).
Jak ZUS ocenia ważność umowy o pracę?
Podczas kontroli inspektor ZUS sprawdza zarówno treść umowy, jak i okoliczności jej zawarcia oraz wykonywania. Bierze pod uwagę m.in.:
- Czy umowa jest sprzeczna z ustawą lub zasadami współżycia społecznego?
- Czy umowa została zawarta dla obejścia prawa?
- Czy pracownik przeszedł badania lekarskie i szkolenie BHP?
- Czy istniała rzeczywista potrzeba utworzenia stanowiska pracy?
- Czy pracownik posiadał odpowiednie kwalifikacje?
- Czy praca była faktycznie wykonywana (np. obecność w miejscu pracy, lista obecności, zakres obowiązków)?
Przykład praktyczny:
Przykład 1:
Pani Elżbieta, będąc w zaawansowanej ciąży, została zatrudniona w spółce „Nowe Technologie” na stanowisku specjalisty ds. sprzedaży. W rzeczywistości nie była obecna w biurze, nie podpisywała list obecności ani nie wykonywała żadnych zadań dla pracodawcy. Po kontroli ZUS stwierdził, że umowa była pozorna i wydał decyzję o braku podlegania ubezpieczeniom społecznym.
Przykład 2:
Pan Tomasz został zatrudniony przez firmę „Agro-Serwis” na stanowisku magazyniera tuż przed planowanym urlopem zdrowotnym. ZUS podczas kontroli potwierdził, że Tomasz faktycznie wykonywał swoje obowiązki – odbierał dostawy, był obecny na liście obecności, przeszedł badania lekarskie i szkolenie BHP. W tym przypadku umowa została uznana za ważną i stanowiącą tytuł do ubezpieczeń.
Najczęstsze powody zakwestionowania umowy o pracę przez ZUS
- Umowa zawarta tylko na papierze, bez wykonywania pracy
- Brak dowodów na świadczenie pracy (np. lista obecności, podpisywanie dokumentów, świadkowie)
- Brak wymaganego szkolenia BHP lub badań lekarskich
- Brak potrzeby utworzenia stanowiska pracy
- Nieadekwatne wynagrodzenie lub zakres obowiązków
Skutki uznania umowy za nieważną
Jeżeli ZUS uzna umowę o pracę za nieważną, wydaje decyzję administracyjną, w której stwierdza, że dana osoba nie podlegała obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z tej umowy w określonym czasie. Oznacza to:
- brak prawa do świadczeń (np. zasiłek chorobowy, macierzyński),
- możliwość żądania zwrotu wypłaconych świadczeń,
- możliwość ukarania płatnika za nieprawidłowości w zgłaszaniu do ubezpieczeń.
Jak się przygotować do kontroli ZUS?
- Gromadź dokumentację potwierdzającą rzeczywiste wykonywanie pracy przez pracowników (listy obecności, raporty, podpisane dokumenty).
- Dbaj o przestrzeganie wszystkich obowiązków BHP i badań lekarskich.
- W przypadku nowych stanowisk, uzasadnij potrzebę ich utworzenia.
- Unikaj podpisywania umów o pracę wyłącznie w celu uzyskania świadczeń z ZUS.
Podsumowanie – kluczowe wnioski
- Sama umowa o pracę nie wystarczy do objęcia ubezpieczeniem społecznym – musi być ważna i realizowana.
- ZUS może zakwestionować umowę, jeśli uzna ją za pozorną lub zawartą dla obejścia prawa.
- Dokumentacja potwierdzająca faktyczne zatrudnienie jest kluczowa podczas kontroli.
- W przypadku wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem lub doradcą podatkowym.
Podstawa prawna
- art. 22 § 1 Kodeksu pracy – [Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy]
- art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 13 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – [Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych]
- Orzecznictwo Sądu Najwyższego: wyrok SN z dnia 23 lutego 2005 r., UK 200/04; wyrok SN z dnia 2 października 2008 r., II UK 71/08; wyrok SN z dnia 4 października 2007 r., I UK 116/07; wyrok SN z dnia 7 kwietnia 2010 r., II UK 357/09; wyrok SN z dnia 9 lutego 2012 r., I UK 265/11; wyrok SN z dnia 2 czerwca 2006 r., I UK 337/05.
Tematy porad zawartych w poradniku
- kontrola ważności umowy o pracę
- ubezpieczenia społeczne ZUS 2025
- pozorność umowy o pracę skutki
- jak ZUS kontroluje umowy o pracę
- dokumentacja do kontroli ZUS
Adresy urzędowe powiązane z tematem: