Zamieszczanie klauzul dotyczących kar umownych to powszechna praktyka w umowach związanych z zamówieniami publicznymi. Warto jednak pamiętać, że błędy w sformułowaniu tych postanowień mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych – włącznie z nieważnością zapisów umowy, a czasem nawet całej umowy. W poniższym poradniku wyjaśniam, kiedy klauzula kar umownych jest obowiązkowa, jakie warunki musi spełniać oraz co grozi za wadliwość takiego zapisu.
Kiedy klauzula kar umownych w zamówieniach publicznych jest obowiązkowa?
W polskim prawie zamówień publicznych klauzula kar umownych nie jest obowiązkowa w każdej umowie. Obowiązek jej wprowadzenia powstaje tylko w określonych przypadkach:
- Umowy zawierane na okres dłuższy niż 12 miesięcy – w takich przypadkach postanowienie o karach umownych musi znaleźć się w umowie (art. 436 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych).
- Umowy o roboty budowlane – tu również jest to element obligatoryjny (art. 437 ust. 1 pkt 7 Pzp).
W pozostałych umowach (np. krótkoterminowych umowach na dostawę towarów lub świadczenie usług), zamawiający nie mają takiego obowiązku, choć mogą fakultatywnie przewidzieć kary umowne.
Przykład nr 1:
Spółka z Gdańska podpisała z Urzędem Miasta umowę na utrzymanie zieleni miejskiej na 10 miesięcy. Ponieważ czas trwania umowy nie przekracza 12 miesięcy i nie dotyczy robót budowlanych, strony mogą, ale nie muszą zawierać w niej klauzuli o karach umownych.
Przykład nr 2:
Firma budowlana z Lublina realizuje kontrakt na budowę nowego przedszkola, a umowa została zawarta na 18 miesięcy. W tym przypadku zamieszczenie klauzuli kar umownych jest obligatoryjne.
Warunki skuteczności klauzuli kar umownych – limit maksymalny
Jeśli w umowie pojawia się klauzula kar umownych, należy pamiętać o bardzo ważnym wymogu wynikającym z ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z art. 436 pkt 3 Pzp, jeżeli strony przewidziały kary umowne, muszą też określić ich łączną maksymalną wysokość.
Co to oznacza w praktyce? Nie wystarczy samo wskazanie sytuacji, w których naliczane będą kary (np. za zwłokę czy niewykonanie części umowy). Konieczne jest wyraźne zastrzeżenie górnej granicy wszystkich kar umownych, jakie można naliczyć w całym okresie trwania umowy.
Ten obowiązek jest wymogiem szczególnym prawa zamówień publicznych i nie wynika z przepisów Kodeksu cywilnego (art. 483 § 1 k.c.), które regulują ogólne zasady kar umownych.
Przykład nr 3:
Gmina Nowe Miasto zawarła umowę z dostawcą sprzętu komputerowego na 2 lata. W umowie wskazano kary umowne za każde naruszenie obowiązków, ale nie określono łącznej maksymalnej wysokości kar. Taki zapis jest wadliwy – klauzula kar umownych jest nieskuteczna, bo brak jej kluczowego elementu.
Nieważność wadliwej klauzuli kar umownych
Brak określenia łącznej maksymalnej wysokości kar umownych oznacza, że cała klauzula jest nieważna. Wynika to z art. 58 § 3 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym jeżeli część czynności prawnej jest nieważna, czynność ta jest nieważna tylko w tej części, chyba że z okoliczności wynika, że bez postanowień dotkniętych nieważnością czynność nie zostałaby dokonana.
W praktyce – jeśli klauzula kar umownych jest obowiązkowa (np. umowa o roboty budowlane lub dłuższa niż 12 miesięcy), nieważność klauzuli może pociągać za sobą nieważność całej umowy. Taka sytuacja jest bardzo niebezpieczna zarówno dla zamawiającego, jak i wykonawcy.
Przykład nr 4:
Urząd Marszałkowski podpisał umowę na 3-letnią obsługę informatyczną, w której przewidziano różne kary umowne, ale nie wskazano ich łącznego limitu. Gdyby doszło do sporu, sąd mógłby uznać całą klauzulę za nieważną, a w skrajnych przypadkach – nieważność całej umowy.
Skutki wadliwości klauzuli kar umownych – co grozi stronom umowy?
Konsekwencje wadliwości klauzuli mogą być następujące:
- Strony nie mogą skutecznie domagać się zapłaty kar umownych, jeśli klauzula została uznana za nieważną.
- Zamawiający naraża się na zarzut naruszenia prawa zamówień publicznych, a nawet unieważnienie całej umowy.
- W przypadku kontroli (np. przez Prezesa UZP lub NIK), takie umowy mogą być uznane za nieważne w całości, co grozi odpowiedzialnością finansową i prawną.
- Ryzyko roszczeń wykonawcy, który może powoływać się na nieważność klauzuli lub całej umowy.
Podsumowanie
Wnioski praktyczne:
- Pamiętaj, aby zawsze sprawdzać, czy Twoja umowa podlega obowiązkowi zamieszczenia klauzuli kar umownych.
- Gdy wprowadzasz postanowienia o karach umownych – zawsze określ łączną maksymalną wysokość kar!
- Wadliwa klauzula może prowadzić do nieważności nie tylko samego postanowienia, ale w szczególnych przypadkach nawet całej umowy.
- W razie wątpliwości, skorzystaj z konsultacji prawnika specjalizującego się w zamówieniach publicznych.
Podstawa prawna
- art. 436 pkt 3 i pkt 4, art. 437 ust. 1 pkt 7 – Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych(Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.)
- art. 58 § 3 – Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 2023 r. poz. 1610 ze zm.)
- art. 483 § 1 – Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny
Tematy porad zawartych w poradniku
- wadliwa klauzula kar umownych w zamówieniach publicznych
- skutki nieważności klauzuli kar umownych
- maksymalna wysokość kar umownych w Pzp
- obowiązek kar umownych w umowie o roboty budowlane