W każdym postępowaniu o zamówienie publiczne przychodzi moment, gdy zamawiający musi rozstrzygnąć, które oferty zasługują na wybór, a które należy odrzucić. Co istotne, odrzucenie oferty nie jest decyzją uznaniową – ustawa Prawo zamówień publicznych (PZP) narzuca obowiązek jej odrzucenia, gdy spełniona zostanie choć jedna z określonych w ustawie przesłanek. Dla wykonawców to kluczowa wiedza, by unikać błędów skutkujących wykluczeniem, a dla zamawiających – by nie narazić się na zarzut naruszenia zasad konkurencji. W tym poradniku omawiamy najważniejsze przypadki, w których oferta musi zostać odrzucona oraz pokazujemy praktyczne przykłady.
📌 Obowiązek odrzucenia oferty – co oznacza dla zamawiającego?
Zamawiający nie ma dowolności w zakresie odrzucania ofert – nie może ani uznać oferty za nieważną bez podstawy prawnej, ani odstąpić od odrzucenia, gdy zachodzi ustawowa przesłanka. Obowiązek ten wynika z zamkniętego katalogu przypadków, w których oferta musi zostać odrzucona.
Takie rygorystyczne podejście ma służyć ochronie zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Zaniechanie odrzucenia oferty niespełniającej wymagań może prowadzić do unieważnienia postępowania, a także skutkować odpowiedzialnością dyscyplinarną zamawiającego.
⏳ Odrzucenie oferty złożonej po terminie
Jedną z najprostszych i najbardziej bezdyskusyjnych przesłanek odrzucenia oferty jest jej złożenie po terminie, określonym przez zamawiającego w dokumentacji postępowania.
➡ Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 1 PZP, zamawiający odrzuca ofertę złożoną po upływie terminu składania ofert.
Przykład:
Spółka „Elektroinstal Bud” próbowała złożyć ofertę na dostawę urządzeń energetycznych. Termin składania ofert upływał o godz. 12:00. Z uwagi na awarię systemu wewnętrznego w firmie, oferta została złożona o 12:04. Pomimo iż plik dotarł zaledwie cztery minuty po czasie, zamawiający był zobowiązany ją odrzucić – ustawa nie przewiduje wyjątków.
Warto zaznaczyć, że przepis ten dotyczy również wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu – zgodnie z art. 146 ust. 1 pkt 1 PZP.
🧾 Przesłanki dotyczące wykonawcy (kwalifikacja podmiotowa)
Odrzucenie oferty może też nastąpić z przyczyn dotyczących wykonawcy, tj. gdy nie spełnia on warunków udziału lub podlega wykluczeniu z postępowania. W takich przypadkach zamawiający musi wykazać, że przesłanka rzeczywiście zaistniała.
➡ art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. a–c PZP reguluje sytuacje, gdy:
- wykonawca podlega wykluczeniu z postępowania, np. na podstawie art. 108 lub 109 PZP,
- nie spełnia warunków udziału w postępowaniu,
- nie złożył w terminie oświadczeń lub środków dowodowych potwierdzających spełnienie wymagań.
Przykład:
Firma „GeoPlan” ubiegała się o zamówienie na opracowanie dokumentacji projektowej. Zamawiający wymagał, aby kierownikiem projektu był inżynier z uprawnieniami budowlanymi do projektowania bez ograniczeń. „GeoPlan” wskazał osobę bez wymaganych uprawnień. Mimo że oferta była cenowo atrakcyjna, zamawiający musiał ją odrzucić – wykonawca nie spełniał warunku udziału.
📄 Brak wymaganych dokumentów – odrzucenie formalne
Nawet jeśli wykonawca teoretycznie spełnia warunki, ale nie złoży wymaganych dokumentów w terminie, jego oferta podlega odrzuceniu. Przesłanka ta ma charakter czysto formalny – nie ocenia się treści, tylko fakt złożenia lub braku dokumentów.
➡ Dotyczy to zarówno:
- oświadczeń o braku podstaw wykluczenia i spełnianiu warunków (art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c PZP),
- przedmiotowych środków dowodowych (np. certyfikatów, opisów technicznych),
- pełnomocnictw i innych dokumentów potwierdzających umocowanie wykonawcy.
Przykład:
Spółka „NetVision” przystąpiła do przetargu na usługi IT. Do oferty dołączono wszystkie wymagane dokumenty poza pełnomocnictwem dla osoby podpisującej ofertę. Brak tego dokumentu został stwierdzony po upływie terminu składania ofert. Zamawiający nie mógł już wzywać do uzupełnienia – musiał odrzucić ofertę, mimo że jej treść była zgodna z wymaganiami.
Inne przesłanki odrzucenia oferty – aspekty merytoryczne i proceduralne
Oprócz wcześniej omówionych sytuacji (przekroczenie terminu, kwalifikacja podmiotowa, brak dokumentów), ustawa PZP przewiduje inne merytoryczne oraz proceduralne przesłanki, które obligują zamawiającego do odrzucenia oferty. Poniżej przedstawiamy niektóre z najczęściej spotykanych:
❌ Oferta niezgodna z przepisami ustawy
Oferta, która jest niezgodna z przepisami ustawy lub zawiera błędy, których nie da się poprawić w trybie art. 223 PZP, musi zostać odrzucona.
❌ Oferta rażąco niska
Jeśli wykonawca złożył ofertę z ceną rażąco niską, a po wezwaniu nie wyjaśnił jej w sposób zadowalający (art. 224 PZP), zamawiający ma obowiązek ją odrzucić.
❌ Oferta zawierająca błędy w obliczeniu ceny
Gdy oferta zawiera błędy rachunkowe, które nie podlegają poprawieniu w trybie art. 223 ust. 2 PZP (czyli nie są tzw. omyłkami oczywistymi), zamawiający nie może jej zaakceptować.
❌ Oferta niezgodna z warunkami zamówienia
Jeżeli treść oferty nie odpowiada wymaganiom określonym w dokumentacji, np. proponowany produkt nie spełnia kluczowych parametrów technicznych – zamawiający musi ją odrzucić na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 PZP.
📣 Obowiązki informacyjne zamawiającego przy odrzuceniu oferty
Zgodnie z zasadami przejrzystości i równego traktowania, zamawiający jest zobowiązany poinformować wykonawcę o odrzuceniu jego oferty, wskazując:
- pełną podstawę prawną odrzucenia,
- uzasadnienie faktyczne i prawne,
- termin ewentualnego wniesienia środków ochrony prawnej.
Najczęściej informacja taka przekazywana jest za pośrednictwem platformy zakupowej (np. miniPortal lub innej stosowanej przez zamawiającego). W przypadku dużych postępowań brak właściwego uzasadnienia może być podstawą skutecznego odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej.
🧮 Odrzucenie a wybór oferty najkorzystniejszej
Oferta, która została skutecznie odrzucona, nie może być oceniana ani wybrana jako najkorzystniejsza – jest eliminowana z postępowania.
Co więcej:
- odrzucenie oferty nie wymaga uprzedniego wykluczenia wykonawcy, jeśli przesłanka dotyczy np. braku zgodności oferty z wymaganiami.
- jeśli po odrzuceniu oferty pozostanie tylko jedna lub żadna ważna oferta, zamawiający może zakończyć postępowanie bez wyboru.
🧠 Praktyczna rada: jak nie dopuścić do odrzucenia oferty?
Dla wykonawców kluczowe są trzy zasady:
✔ Złóż ofertę na czas – sprawdź kilka razy godzinę i sposób złożenia, szczególnie w postępowaniach bez pełnej elektronizacji.
✔ Sprawdź wymagania formalne – upewnij się, że wszystkie wymagane oświadczenia, dokumenty i pełnomocnictwa są załączone.
✔ Nie improwizuj w ofercie – dokładnie odnieś się do specyfikacji zamówienia. Oferta musi wprost odpowiadać na wszystkie wymagania zamawiającego.
🔚 Podsumowanie
Odrzucenie oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego to poważna decyzja, która musi być oparta wyłącznie na podstawach określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych. Dla zamawiającego to obowiązek, a nie wybór – każde odstępstwo może skutkować unieważnieniem postępowania lub konsekwencjami prawnymi.
Z kolei wykonawca powinien dołożyć wszelkiej staranności, aby jego oferta nie zawierała błędów formalnych i spełniała wymagania zamówienia. Nawet niewielkie uchybienia – jak brak podpisu, błędna data, brak dokumentu – mogą skutkować odrzuceniem.
📜 Podstawa prawna
- art. 226 ust. 1 pkt 1–2, 5, 6, 10–14 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.)
- art. 65 ust. 2 – Prawo zamówień publicznych
- art. 108 i 109 – Prawo zamówień publicznych
- art. 146 ust. 1 pkt 1 – Prawo zamówień publicznych
- art. 219 ust. 1 – Prawo zamówień publicznych
- art. 224 – Prawo zamówień publicznych
🔍 Tematy porad zawartych w poradniku
- odrzucenie oferty w przetargu
- przesłanki odrzucenia oferty PZP
- termin złożenia oferty publicznej
- kwalifikacja wykonawcy w zamówieniu
- dokumenty wymagane w przetargu
🌐 Przydatne strony urzędowe
- https://www.uzp.gov.pl – Urząd Zamówień Publicznych
- https://miniportal.uzp.gov.pl – platforma składania ofert