Wielu pracodawców, zwłaszcza w jednostkach budżetowych, zastanawia się, kiedy prawidłowo wprowadzić do ksiąg rachunkowych wyliczenie nagrody jubileuszowej, gdy pracownik dostarczy nowe dokumenty potwierdzające dodatkowy staż pracy. To zagadnienie jest kluczowe dla poprawności rozliczeń i sprawozdawczości finansowej, zwłaszcza pod kątem obowiązków wobec organów kontrolnych.
Przeczytaj, aby dowiedzieć się, jak rozliczyć nagrodę jubileuszową w takiej sytuacji i uniknąć błędów księgowych, które mogą skutkować korektami w sprawozdaniach!
Kiedy powstaje prawo do nagrody jubileuszowej?
Prawo do nagrody jubileuszowej pracownik nabywa po osiągnięciu wymaganego stażu pracy, pod warunkiem że ten staż jest udokumentowany w aktach osobowych pracownika. Jeśli w danym momencie pracodawca nie posiada wszystkich dokumentów, nie powstaje jeszcze zobowiązanie do wypłaty nagrody.
Przykład 1
Pani Anna, pracująca w urzędzie miasta w Toruniu, w lutym 2025 roku doniosła świadectwa pracy z lat 1995–2000, wcześniej nieznane pracodawcy. Po ich uwzględnieniu okazało się, że staż pracy uprawniający ją do nagrody jubileuszowej upłynął w listopadzie 2024 roku. Wszystkie dokumenty trafiły do działu kadr dopiero w lutym 2025 r. i wtedy też wypłacono nagrodę.
Kluczowa kwestia:
Czy jednostka powinna ująć zobowiązanie i koszt nagrody w księgach rachunkowych za 2024 rok (moment upływu stażu), czy za 2025 rok (moment dostarczenia dokumentów)?
Obowiązujące zasady: Kiedy ująć wydatek w księgach rachunkowych?
Zgodnie z zasadą memoriału (art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości), jednostki ujmują koszty i zobowiązania w tym okresie sprawozdawczym, którego dotyczą – niezależnie od terminu zapłaty. Jednak istotny jest tu moment powstania zobowiązania wobec pracownika.
Jeżeli pracownik dostarcza dokumenty po czasie, to prawo do nagrody jubileuszowej powstaje dopiero w momencie, kiedy pracodawca uzyska te dokumenty. Od tego momentu powstaje po stronie jednostki zobowiązanie do wypłaty nagrody, a więc:
- Nagrodę jubileuszową należy ująć w księgach w momencie dostarczenia dokumentów, czyli w bieżącym okresie rozliczeniowym (w przykładzie – luty 2025).
- Nie ma podstaw, by ujmować to zobowiązanie w okresie wcześniejszym (np. w 2024 roku), nawet jeśli formalnie prawo do nagrody powstałoby wcześniej, gdyby dokumenty były dostępne.
Przykład 2
Pan Tomasz pracuje w szkole podstawowej w Poznaniu. W styczniu 2026 roku doniósł zaświadczenia potwierdzające dodatkowy, wcześniej nieznany okres zatrudnienia w spółdzielni pracy. Staż uprawniający do nagrody jubileuszowej osiągnął w październiku 2025 roku, ale dokumenty dostarczył dopiero w nowym roku. Księgowa szkoły wyliczyła i wypłaciła nagrodę w styczniu 2026 roku.
Rozwiązanie:
Nagroda powinna zostać zaksięgowana jako zobowiązanie i koszt roku 2026, bo dopiero wtedy powstało uprawnienie do jej wypłaty.
Uzasadnienie i podstawy prawne
Podstawą uzyskania prawa do nagrody jubileuszowej są dokumenty znajdujące się w aktach osobowych pracownika. Dopóki pracodawca nie ma pełnej dokumentacji, nie można mówić o powstaniu zobowiązania wobec pracownika. Sytuacja zmienia się z chwilą przedłożenia brakujących dokumentów – wtedy dopiero powstaje zobowiązanie jednostki do wypłaty świadczenia.
Najważniejsze konsekwencje praktyczne:
- Nie wykazujesz nagrody jubileuszowej w sprawozdaniach za wcześniejsze okresy (np. w RB-28S za 2024 rok, jeśli dokumenty trafiły w 2025 roku).
- Unikasz błędów w rozliczaniu kosztów oraz zobowiązań jednostki.
- Księgujesz i raportujesz nagrodę zgodnie z rzeczywistym stanem faktycznym.
Podsumowanie: O czym musisz pamiętać?
- Moment powstania zobowiązania do nagrody jubileuszowej to dzień dostarczenia przez pracownika dokumentów potwierdzających dodatkowy staż pracy.
- Księgujesz wydatek w bieżącym okresie (roku/miesiącu), w którym dokumenty zostały dostarczone, a nie wstecz.
- Nie wolno wykazywać takiej nagrody jako zobowiązania za okres, w którym dokumentów nie było w aktach osobowych.
Ważne:
Zawsze dokładnie sprawdzaj datę wpływu dokumentów i prowadź dokumentację kadrową zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Podstawa prawna
- art. 6 ust. 1 – Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
- art. 9 ust. 1 – Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
Tematy porad zawartych w poradniku
- nagroda jubileuszowa dokumenty księgowanie
- kiedy zaksięgować nagrodę jubileuszową
- rozliczenie nagrody jubileuszowej w księgach
- sprawozdanie finansowe a nagroda jubileuszowa
- dokumentacja pracownicza a świadczenia
Przydatne strony urzędowe: