Wielu przedsiębiorców wykorzystuje w swojej działalności samochody osobowe i dostawcze. Jeśli chcesz odliczać 100% VAT od ich wydatków, musisz wiedzieć, czy w Twoim przypadku konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Ten poradnik wyjaśnia krok po kroku, kiedy taki obowiązek powstaje, kogo dotyczy i jak go uniknąć zgodnie z przepisami obowiązującymi w 2025 roku.
Kiedy powstaje obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu?
Ewidencja przebiegu pojazdu to dokument, który pozwala udowodnić, że pojazd wykorzystywany jest wyłącznie do celów działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT, aby móc skorzystać z pełnego odliczenia podatku VAT, przedsiębiorca musi prowadzić taką ewidencję, chyba że:
✔️ pojazd spełnia szczególne warunki konstrukcyjne,
✔️ ustawodawca zwolnił go z obowiązku ewidencjonowania,
✔️ przedsiębiorca nie korzysta z pełnego odliczenia VAT.
Kiedy NIE trzeba prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu?
1. Pojazd nie jest „pojazdem samochodowym” w rozumieniu ustawy o VAT
Jeśli pojazd nie spełnia ustawowej definicji „pojazdu samochodowego” (np. nie jest poruszany po drogach), ewidencja przebiegu nie jest wymagana.
2. Pojazd konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu co najmniej 10 osób (autobus)
Jeżeli w dokumentacji pojazdu (np. dowodzie rejestracyjnym) widnieje, że jest to autobus, obowiązek ewidencjonowania nie dotyczy tego pojazdu.
3. Pojazd ma specjalne cechy konstrukcyjne
Nie musisz prowadzić ewidencji, jeżeli pojazd służy wyłącznie działalności gospodarczej z uwagi na swoją budowę (np. betoniarki, pojazdy do czyszczenia ulic, bankowozy typu A lub B itp.). Warunkiem jest, aby z dokumentów wynikało takie przeznaczenie i spełnienie dodatkowych wymogów.
4. Pojazd przeznaczony wyłącznie do sprzedaży, najmu lub leasingu
Jeśli samochód został zakupiony z zamiarem odsprzedaży lub wynajmu i jest wykorzystywany wyłącznie w tym celu, nie trzeba prowadzić ewidencji – ale uwaga:
➡️ musisz to rzeczywiście robić, a nie tylko zadeklarować w CEIDG/KRS.
➡️ pojazd nie może być wykorzystywany do innych celów (nawet okazjonalnie).
📌 Przykład praktyczny 1:
Pani Anna prowadzi działalność wynajmu samochodów i kupiła SUV-a, którego od razu udostępniła klientowi w ramach umowy leasingu operacyjnego. Nie musi prowadzić ewidencji przebiegu, ponieważ oddanie w odpłatne używanie to jej główna działalność.
📌 Przykład praktyczny 2:
Pan Tomasz prowadzi firmę budowlaną, ale raz zakupił samochód i wynajmuje go koledze. Mimo że zawarł umowę najmu, nie może skorzystać z wyłączenia – wynajem nie jest jego faktyczną działalnością.
5. Podatnik nie dokonuje pełnych odliczeń VAT
Jeśli podatnik:
- odlicza tylko 50% VAT (zgodnie z art. 86a ust. 1 u.p.t.u.), lub
- w ogóle nie odlicza VAT,
to nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Kiedy TRZEBA prowadzić ewidencję?
Prowadzenie ewidencji jest obowiązkowe, gdy spełnione są łącznie dwa warunki:
- pojazd jest samochodem osobowym (lub innym pojazdem samochodowym niezwolnionym z ewidencji),
- przedsiębiorca chce odliczyć 100% VAT od wydatków na ten pojazd.
Ewidencję należy prowadzić od pierwszego dnia używania pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej, aż do momentu, gdy taki charakter użytkowania przestanie obowiązywać.
Co grozi za brak ewidencji przebiegu pojazdu?
Brak ewidencji = utrata prawa do pełnego odliczenia VAT. W praktyce oznacza to, że zamiast 100% odliczenia, możesz odliczyć tylko 50% (jeśli spełnione są warunki podstawowe), a w niektórych przypadkach w ogóle nie będzie to możliwe.
Podsumowanie: najważniejsze wskazówki
✔ Zawsze sprawdzaj, czy Twój pojazd podlega obowiązkowi ewidencji.
✔ Pamiętaj, że nie chodzi tylko o wpis w CEIDG, ale o realne wykonywanie działalności związanej z wynajmem/sprzedażą.
✔ Jeśli nie chcesz prowadzić ewidencji, rozważ ograniczenie odliczeń VAT do 50%.
✔ Unikaj sytuacji mieszanych – np. wykorzystywania pojazdu prywatnie i służbowo – to znacznie komplikuje rozliczenia.
✔ Zachowuj dokumenty, które potwierdzają faktyczne wykorzystanie pojazdu (np. umowy najmu, faktury za transport, grafiki wynajmu).
Podstawa prawna
- art. 86a ust. 1, ust. 4 pkt 1, ust. 5 pkt 1, ust. 6 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.)
- § 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 maja 2014 r. w sprawie przypadków, w których nie stosuje się warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu (Dz.U. z 2014 r. poz. 709)
Tematy porad zawartych w poradniku
- ewidencja przebiegu pojazdu VAT
- odliczenie VAT od samochodu firmowego
- kiedy nie trzeba prowadzić kilometrówki
- pojazdy samochodowe a VAT 2025
- leasing a pełne odliczenie VAT