Przedsiębiorcy wiedzą, że co do zasady muszą wystawić fakturę na żądanie klienta – ale nie zawsze. Polskie prawo przewiduje sytuacje, w których podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury, nawet jeśli nabywca się tego domaga i zgłosi żądanie w terminie. W tym poradniku tłumaczymy, kiedy ten wyjątek od obowiązku wystawienia faktury ma zastosowanie, oraz wskazujemy przykłady z życia przedsiębiorców. Dzięki temu unikniesz niepotrzebnej biurokracji i działań wykraczających poza obowiązki wynikające z przepisów.
Kiedy obowiązek wystawienia faktury na żądanie powstaje?
Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy (osoby fizycznej lub podatnika), jeżeli zgłosi on to żądanie w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym:
- dostarczono towar,
- wykonano usługę,
- lub otrzymano całość albo część zapłaty.
Ale są wyjątki od tej reguły.
„Wyjątek od wyjątku” – kiedy nie trzeba wystawiać faktury mimo żądania?
Są sytuacje, w których nawet jeśli klient zgłosi żądanie faktury w przewidzianym terminie, przedsiębiorca nie ma obowiązku jej wystawić. Dotyczy to w szczególności:
1. Sprzedaży krajowej na rzecz osoby fizycznej – w wybranych przypadkach
Nie trzeba wystawiać faktury przy sprzedaży na rzecz osoby fizycznej, jeśli przedmiotem transakcji są:
a) Dostawy mediów:
- energia elektryczna,
- energia cieplna lub chłodnicza,
- gaz przewodowy.
b) Usługi:
- telekomunikacyjne (np. abonament za telefon, internet),
- związane ze ściekami i odpadami (np. odbiór śmieci),
- najem, dzierżawa, leasing (lub inne usługi o podobnym charakterze),
- ochrona osób i mienia, w tym dozór i przechowywanie,
- stała obsługa biurowa i prawna,
- dystrybucja mediów (energia, gaz, chłód),
- z wyłączeniem importu usług zgodnie z art. 28b ustawy o VAT.
📌 Nawet jeśli osoba fizyczna żąda faktury w terminie, w tych przypadkach podatnik nie ma obowiązku jej wystawić.
Przykład 1: Pracodawca obciąża pracownika kosztami prywatnych rozmów
Pan Tomasz, właściciel firmy informatycznej w Lublinie, udostępnia pracownikom służbowe telefony. Gdy jeden z pracowników używa telefonu do celów prywatnych, Pan Tomasz potrąca z pensji część kosztów – stosownie do długości połączeń. Pracownik domaga się faktury.
👉 W takiej sytuacji Pan Tomasz nie musi wystawić faktury, nawet jeśli żądanie zostało zgłoszone w terminie. Może udokumentować opłatę wewnętrznym dokumentem (np. zestawieniem kosztów). Wynika to z faktu, że usługa ma charakter telekomunikacyjny, a adresatem jest osoba fizyczna.
2. Sprzedaż rozliczana w procedurach szczególnych VAT
Chodzi o transakcje objęte procedurami szczególnymi z działu XII ustawy o VAT. Przedsiębiorca nie musi wystawiać faktury na żądanie, jeśli:
- rozlicza sprzedaż według procedury unijnej OSS (One Stop Shop) lub nieunijnej OSS – np. sprzedaż towarów na rzecz konsumentów w innych krajach UE,
- rozlicza sprzedaż na odległość towarów importowanych (procedura IOSS).
Przykład 2: Sprzedaż online w procedurze OSS
Pani Karolina prowadzi sklep internetowy z odzieżą i korzysta z procedury OSS, ponieważ sprzedaje produkty klientom w Czechach, Słowacji i Niemczech. Jej firma jest zarejestrowana w Polsce.
Jeden z czeskich klientów, osoba fizyczna, prosi o wystawienie faktury.
👉 Pani Karolina nie musi wystawić faktury, mimo żądania, ponieważ transakcja została rozliczona w ramach procedury OSS.
Dodatkowy wyjątek: kasa fiskalna a faktura z NIP
Zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT:
„W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym, fakturę na rzecz podatnika (…) wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon (…) zawiera numer NIP nabywcy”.
⚠️ Jeśli numeru NIP na paragonie nie ma, podatnik nie może wystawić faktury, a jeśli to zrobi – musi liczyć się z sankcją w wysokości 100% podatku wykazanego na fakturze.
Zwolnienie z obowiązku ewidencji na kasie fiskalnej
Warto zauważyć, że w przypadku świadczenia usług telekomunikacyjnych na rzecz pracowników, przedsiębiorca nie musi również ewidencjonować tej sprzedaży na kasie fiskalnej – pod warunkiem, że dotyczy to usług wymienionych w poz. 34 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z 22 grudnia 2021 r.
Podsumowanie
✔ Podatnik z zasady musi wystawić fakturę na żądanie nabywcy, ale:
✖ Nie musi tego robić, jeśli:
- chodzi o sprzedaż mediów lub określonych usług na rzecz osoby fizycznej,
- transakcja jest rozliczana w ramach procedury OSS/IOSS,
- sprzedaż jest zaewidencjonowana paragonem bez NIP,
- dotyczy zwolnionej sprzedaży usług telekomunikacyjnych dla pracownika.
📄 W takich przypadkach wystarczające może być inne udokumentowanie transakcji – np. wewnętrzna nota księgowa.
Podstawa prawna
- art. 106b ust. 1–7 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.)
- § 2 ust. 1 i poz. 34 załącznika – rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2021 poz. 2442)
Tematy porad zawartych w poradniku:
- faktura na żądanie a usługi telekomunikacyjne
- wyjątki od obowiązku wystawienia faktury
- dokumentowanie prywatnych kosztów pracownika
- sprzedaż w procedurze OSS/IOSS a faktura
- faktura do paragonu bez NIP