Zakup niskocennych środków trwałych, szczególnie w ramach finansowania zewnętrznego, budzi wiele pytań – jak je ująć w ewidencji, czy można je amortyzować jednorazowo, czy należy wprowadzać do ewidencji środków trwałych? W tym poradniku wyjaśniam, jak poprawnie postępować z takimi składnikami majątku, w tym w kontekście ewidencji księgowej oraz zgodności z ustawą o rachunkowości i Krajowymi Standardami Rachunkowości.
Kiedy środek trwały jest „niskocenny”?
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe o przewidywanym okresie użyteczności dłuższym niż rok, które są kompletne i zdatne do użytku (art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości). Ustawa nie wskazuje jednak żadnego limitu wartości dla definicji środka trwałego – oznacza to, że nawet przedmiot wart 100 zł może formalnie spełniać definicję środka trwałego, jeśli jego okres używania przekracza 12 miesięcy.
W praktyce jednak jednostki mogą – a wręcz powinny – ustalać w swojej polityce rachunkowości tzw. progi istotności, które porządkują sposób ujmowania takich środków w księgach rachunkowych.
Czy możliwa jest jednorazowa amortyzacja niskocennych środków trwałych?
✔ TAK, zgodnie z art. 32 ust. 6 ustawy o rachunkowości:
„Dla środków trwałych o niskiej jednostkowej wartości początkowej można ustalać odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe w sposób uproszczony, przez dokonywanie zbiorczych odpisów dla grup środków zbliżonych rodzajem i przeznaczeniem lub jednorazowo odpisując wartość tego rodzaju środków trwałych.”
Jeśli więc dany przedmiot spełnia definicję środka trwałego (czyli jest użytkowany ponad rok), ale jego wartość jednostkowa nie przekracza progu określonego w polityce rachunkowości (np. 10 000 zł), możliwe jest jego jednorazowe zamortyzowanie – o ile polityka rachunkowości to przewiduje.
Czy niskocenny środek trwały należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych?
To zależy od przyjętych zasad rachunkowości:
- Tak – ewidencja bilansowa:
- Wartość przekracza próg istotności (np. 3 500 zł lub 10 000 zł),
- Zostaje ujęty na koncie 010 – środki trwałe,
- Amortyzowany jest jednorazowo (lub liniowo, jeśli tak przewidziano),
- Wartość początkowa i umorzenie są ujmowane w ewidencji bilansowej.
- Tak – ale tylko pozabilansowo:
- Wartość jest niższa od głównego progu, ale wyższa od minimalnego poziomu (np. powyżej 100 zł),
- Wartość jest jednorazowo odpisana w koszty zużycia materiałów,
- Przedmiot objęty jest ewidencją pozabilansową – np. dla celów kontroli mienia.
- Nie – brak ewidencji:
- Przedmiot ma bardzo niską wartość i nie wymaga kontroli,
- Jego wartość jest odpisywana bezpośrednio w koszty,
- Nie figuruje ani w ewidencji bilansowej, ani pozabilansowej.
Czy środek trwały o długim okresie użytkowania, ale niskiej wartości, można zamortyzować jednorazowo?
✔ Tak – pod warunkiem, że:
- okres użytkowania przekracza rok,
- jednostka przyjęła taką możliwość w polityce rachunkowości,
- jednorazowa amortyzacja nie zniekształci wyniku finansowego (ważne przy zakupie wielu podobnych przedmiotów).
📌 Przykład 1 – Jednorazowa amortyzacja laptopów
Samorządowa jednostka edukacyjna w Żyrardowie zakupiła 20 laptopów dla uczniów o wartości jednostkowej 3 200 zł każdy. Łączna wartość zakupu to 64 000 zł. Zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości, środki trwałe o wartości poniżej 3 500 zł podlegają jednorazowej amortyzacji. Jednostka wprowadziła laptopy do ewidencji bilansowej jako zbiorczy obiekt inwentarzowy i dokonała jednorazowego odpisu amortyzacyjnego.
📌 Przykład 2 – Materiały biurowe bez ewidencji
Urząd Gminy w Zalesiu zakupił zszywacze i dziurkacze po 45 zł za sztukę. Przedmioty te nie są ujęte ani w ewidencji bilansowej, ani pozabilansowej – ich wartość została jednorazowo odniesiona w koszty działalności operacyjnej jako zużycie materiałów.
Czy przedstawione księgowania są prawidłowe?
Analiza kroków księgowania:
- PK – przeniesienie wartości z 080 na 300 – poprawne, jeśli zakup był finansowany i przekazany do rozliczenia zakupu.
- PZ – z 300 na 310 – właściwe przy wprowadzeniu zakupionych przedmiotów na magazyn.
- MM – z 310 na 013 – poprawne, o ile jednostka używa konta 013 dla środków trwałych niskocennych.
- MM – z 073 na 401 – możliwe, o ile przyjęto jednorazową amortyzację księgowaną jako koszt amortyzacji.
📌 Ważne: Kluczowe jest, czy środki trwałe niskocenne są objęte ewidencją bilansową (konto 010 lub 013) i czy polityka rachunkowości jednostki przewiduje taką ewidencję oraz jednorazową amortyzację.
Podsumowanie
👉 Niskocenne środki trwałe mogą być amortyzowane jednorazowo, jeśli:
- mają okres użytkowania powyżej roku,
- jednostka przyjęła takie zasady w polityce rachunkowości,
- jednorazowa amortyzacja nie zniekształca wyniku finansowego.
👉 Środki te mogą być ujęte:
- w ewidencji bilansowej (konto 010 lub 013),
- w ewidencji pozabilansowej – jeśli wymaga tego kontrola mienia,
- w ogóle bez ewidencji – przy bardzo niskiej wartości i braku potrzeby kontroli.
👉 Prawidłowość księgowania zależy od przyjętego sposobu ujmowania danego przedmiotu – bilansowego, pozabilansowego lub kosztowego.
Podstawa prawna
- art. 3 ust. 1 pkt 15, art. 32 ust. 6 – Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
- pkt 4.28–4.32, 5.5–5.10, 8.30–8.32 – Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe”
Tematy porad zawartych w poradniku
- jednorazowa amortyzacja środków trwałych
- środki trwałe do 10 000 zł
- ewidencja niskocennych środków trwałych
- uproszczenia w amortyzacji KSR 11
- amortyzacja laptopów, mebli i wyposażenia