Brak przejrzystości wynagrodzeń od lat był jedną z przyczyn utrzymywania się luki płacowej między kobietami i mężczyznami. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r. wprowadza szereg narzędzi mających tę sytuację zmienić. Z jednej strony wzmacnia prawa pracowników i kandydatów, z drugiej – nakłada na pracodawców nowe obowiązki sprawozdawcze i informacyjne.
Jednocześnie wszystkie te działania muszą być prowadzone w zgodzie z RODO (rozporządzeniem 2016/679), ponieważ operują na bardzo wrażliwym obszarze danych – dotyczących wynagrodzeń. W tym poradniku wyjaśniam krok po kroku, jak wdrożyć dyrektywę w praktyce i nie narazić się na naruszenia ochrony danych osobowych.
Dlaczego dyrektywa o jawności wynagrodzeń jest istotna?
- Luka płacowa w UE wciąż oscyluje wokół 13% (różnica w średnich zarobkach kobiet i mężczyzn).
- Nierówności wynikają często z braku przejrzystych kryteriów płacowych, stereotypów czy niedoceniania kompetencji miękkich.
- Brak dostępu do informacji o płacach utrudnia pracownikom dochodzenie roszczeń z art. 157 Traktatu o funkcjonowaniu UE (zasada równej płacy za pracę tej samej wartości).
Dyrektywa 2023/970 ma zapewnić pracownikom realne narzędzia do dochodzenia równości płac, a pracodawców zobowiązuje do stworzenia transparentnych struktur i raportowania luki płacowej.
Czym jest „wynagrodzenie” w świetle nowych przepisów?
Definicja wynagrodzenia w dyrektywie jest bardzo szeroka. Obejmuje nie tylko płacę zasadniczą, lecz także:
- premie i dodatki,
- świadczenia rzeczowe (np. samochód służbowy do użytku prywatnego),
- odprawy,
- emerytury pracownicze i inne składniki zmienne.
👉 Oznacza to, że raportując i tworząc struktury płacowe, pracodawca musi brać pod uwagę całość pakietu wynagrodzeniowego, a nie tylko podstawę z umowy o pracę.
Komparator – czyli jak porównywać pracowników
Dyrektywa dopuszcza dwa typy komparatorów:
- rzeczywisty – pracownik innej płci zatrudniony w tej samej firmie na tym samym stanowisku lub wykonujący pracę o tej samej wartości,
- hipotetyczny – gdy w firmie nie ma takiego pracownika, można odwołać się do stanowiska wyobrażonego, a porównania dokonać na podstawie obiektywnych kryteriów.
Co ważne:
- porównania mogą wykraczać poza jednego pracodawcę, jeśli np. w grupie kapitałowej obowiązuje wspólna polityka płacowa,
- nie jest wymagane, by porównywane osoby były zatrudnione w tym samym czasie.
Jawność a RODO – fundament
Dyrektywa wprost wskazuje, że wszelkie przetwarzanie lub publikowanie danych dotyczących wynagrodzeń musi być zgodne z RODO.
Oznacza to m.in.:
- stosowanie zasady minimalizacji danych – nie wolno ujawniać informacji pozwalających na identyfikację konkretnego pracownika,
- wykorzystywanie danych wyłącznie w celu stosowania zasady równej płacy,
- możliwość ograniczenia dostępu do niektórych danych tylko do przedstawicieli pracowników, organów nadzorczych lub organów ds. równości.
Jawność wynagrodzeń w rekrutacji – obowiązki pracodawcy
Dyrektywa 2023/970 oraz nowelizacja Kodeksu pracy z 4 czerwca 2025 r. wprowadzają zupełnie nowe reguły dotyczące procesu zatrudniania. Od teraz kluczowe jest nie tylko to, jak wygląda umowa o pracę, ale także sam etap ogłoszenia rekrutacyjnego i rozmów z kandydatami.
Widełki płacowe w ogłoszeniach 📌
Pracodawca ma obowiązek podać początkowe wynagrodzenie lub przedział wynagrodzenia przewidziany dla danego stanowiska.
- Informacja ta musi być oparta na obiektywnych i neutralnych płciowo kryteriach (np. poziom kompetencji, zakres odpowiedzialności, warunki pracy).
- Widełki powinny być realne – nie można podawać przedziałów sztucznie szerokich, które de facto niczego nie ujawniają.
- Dane należy przekazać najpóźniej przed rozmową kwalifikacyjną, a najlepiej już w ogłoszeniu.
👉 Dzięki temu kandydat wchodzi do rozmowy z jasnym obrazem możliwego wynagrodzenia, a negocjacje stają się uczciwsze.
Zakaz pytania o historię wynagrodzeń ✖
Nowe przepisy wprost zabraniają pracodawcy pytać kandydata o wysokość wynagrodzenia:
- w bieżącym stosunku pracy,
- w poprzednich stosunkach pracy.
Cel? Eliminacja efektu „przenoszenia” nierówności płacowych – czyli sytuacji, w której kobieta zarabiająca mniej u poprzedniego pracodawcy dostaje zaniżoną ofertę również w nowej firmie.
Obowiązki informacyjne wobec kandydata
Oprócz widełek płacowych pracodawca musi przekazać:
- informację o obowiązującym regulaminie wynagradzania albo o postanowieniach układu zbiorowego, jeśli mają zastosowanie,
- zasady awansu i kryteria progresji płacowej – o ile są one ustalone,
- potwierdzenie, że proces rekrutacyjny prowadzony jest w sposób neutralny płciowo (m.in. ogłoszenie, opis stanowiska, kryteria selekcji).
Jak wdrożyć to zgodnie z RODO?
- Szablon ogłoszeń – przygotuj jednolity format ogłoszeń z widełkami i informacją o zasadach wynagradzania.
- Dokumentacja kryteriów – udokumentuj matrycę kompetencji i powiązane z nią widełki, tak aby w razie kontroli móc wykazać obiektywność.
- Minimalizacja danych – nie gromadź w procesie rekrutacji informacji o historii wynagrodzeń kandydatów.
- Przeszkolenie rekruterów – HR musi wiedzieć, jakie pytania są dopuszczalne, a jakie stanowią naruszenie przepisów.
- Klauzule informacyjne RODO – zaktualizuj treści klauzul dla kandydatów, wskazując nowe cele przetwarzania (informacje płacowe w rekrutacji).
Przykład praktyczny
Firma „TechNova Sp. z o.o.” (Poznań) prowadzi rekrutację na stanowisko „Analityk danych”.
- W ogłoszeniu pojawia się zapis: „Wynagrodzenie 9 800 – 12 500 zł brutto + premia roczna do 10%”.
- Rekruter nie pyta kandydata o jego dotychczasowe zarobki, a jedynie o oczekiwania względem stanowiska i dostępność.
- Kandydat otrzymuje też e-mail z załącznikiem: regulaminem wynagradzania i opisem kryteriów awansu.
- Dane kandydatów są przechowywane tylko do zakończenia rekrutacji (max 12 miesięcy w bazie talentów, za zgodą).
👉 Efekt: pełna zgodność z dyrektywą i RODO, a jednocześnie zwiększona transparentność i profesjonalizm procesu.
Najczęstsze błędy w rekrutacji ⚠️
- brak widełek płacowych w ogłoszeniu,
- podawanie absurdalnie szerokiego przedziału (np. 5 000–20 000 zł),
- pytania o wynagrodzenie u poprzedniego pracodawcy,
- nieprzekazywanie kandydatowi informacji o regulaminie wynagradzania,
- brak aktualizacji klauzul RODO dla kandydatów.
Przejrzyste struktury wynagrodzeń – jak je zbudować i udokumentować
Jednym z kluczowych obowiązków wprowadzonych przez dyrektywę 2023/970 jest konieczność stworzenia transparentnych struktur płacowych. To nie tylko wymóg formalny, ale i praktyczny sposób ograniczenia ryzyka sporów o dyskryminację płacową.
Czym są struktury wynagrodzeń?
Struktura wynagrodzeń to opis zasad ustalania poziomów płac dla poszczególnych stanowisk i kategorii pracy. Musi być oparta na:
- obiektywnych kryteriach – łatwych do sprawdzenia i udokumentowania,
- neutralnych pod względem płci – czyli takich, które nie prowadzą do faworyzowania jednej grupy,
- mierzalnych – np. wykształcenie, odpowiedzialność budżetowa, wymagane certyfikaty, stopień trudności zadań.
Jakie kryteria należy brać pod uwagę?
Dyrektywa wskazuje cztery główne:
- umiejętności,
- wysiłek,
- zakres odpowiedzialności,
- warunki pracy.
W niektórych przypadkach można dodać inne elementy, np.:
- kompetencje miękkie (ważne w zawodach usługowych, które tradycyjnie były niedoceniane),
- gotowość do dyżurów,
- poziom autonomii w podejmowaniu decyzji.
Kryteria progresji i awansu 📈
Pracownicy powinni mieć dostęp do informacji o tym, na jakiej podstawie mogą otrzymać:
- podwyżkę,
- awans na wyższy szczebel stanowiskowy,
- dodatkowe składniki wynagrodzenia (np. premie, dodatki).
👉 Kryteria muszą być jasne i przewidywalne. Pracodawca nie może ukrywać, według jakich zasad przyznaje podwyżki czy premie.
Małe firmy – wyjątek
Dyrektywa dopuszcza, że pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników mogą zostać zwolnieni z obowiązku tworzenia szczegółowych kryteriów progresji. Nie zwalnia ich to jednak z obowiązku stosowania zasady równego wynagrodzenia i unikania dyskryminacji płacowej.
Jak wdrożyć w praktyce?
- Inwentaryzacja stanowisk – spisz wszystkie stanowiska w firmie, przypisz im kategorie i opisz zakres obowiązków.
- Matryca kompetencji – określ wymagania na każdym poziomie (np. Junior/Regular/Senior).
- Widełki płacowe – ustal minimalne i maksymalne stawki dla każdej kategorii.
- Kryteria awansu – np. 2 lata doświadczenia + certyfikat branżowy = awans z Junior na Regular.
- Dokumentacja – przygotuj politykę wynagrodzeń i udostępnij pracownikom (np. w intranecie).
- Konsultacje z przedstawicielami pracowników – jeżeli w firmie działają związki zawodowe lub rada pracowników, należy z nimi uzgodnić kryteria.
Przykład praktyczny
Firma „LogiTrans S.A.” (Warszawa, 450 pracowników) wprowadziła nową politykę płac:
- Kategorie stanowisk: Specjalista – Starszy Specjalista – Ekspert.
- Kryteria: wiedza branżowa, doświadczenie w zarządzaniu projektami, odpowiedzialność finansowa, poziom obsługi systemów IT.
- Widełki:
- Specjalista: 7 200 – 9 500 zł,
- Starszy Specjalista: 9 600 – 12 500 zł,
- Ekspert: 12 600 – 15 800 zł.
- Awans: min. 3 lata doświadczenia + ocena 360° powyżej 80% + certyfikat branżowy.
Pracownicy mają dostęp do regulaminu w intranecie i mogą sprawdzić, jakie warunki muszą spełnić, by przejść na wyższy poziom.
👉 Dzięki temu firma ogranicza ryzyko zarzutów o arbitralne decyzje w zakresie podwyżek i awansów.
Typowe błędy ⚠️
- brak pisemnej dokumentacji kryteriów,
- kryteria „uznaniowe” typu „zaangażowanie” bez mierników,
- niedocenianie kompetencji miękkich (np. obsługi klienta), co często dotyka stanowisk kobiecych,
- brak konsultacji ze stroną pracowniczą.
Prawo pracownika do informacji o wynagrodzeniach
Dyrektywa 2023/970 wzmacnia indywidualne uprawnienia pracowników, dając im narzędzia do realnego egzekwowania zasady równej płacy. Jednym z kluczowych mechanizmów jest prawo do informacji o wynagrodzeniach – nie tylko o własnych, ale także o średnich wśród innych pracowników.
Co dokładnie obejmuje prawo do informacji?
Każdy pracownik może wystąpić do pracodawcy o:
- informację o swoim wynagrodzeniu (całość pakietu – wynagrodzenie roczne brutto + odpowiadająca mu stawka godzinowa brutto),
- informację o średnich poziomach wynagrodzeń – w podziale na płeć – dla kategorii pracowników wykonujących tę samą pracę lub pracę o tej samej wartości.
👉 Dane muszą być przekazywane w sposób przejrzysty i porównywalny, tak aby pracownik mógł ocenić, czy nie jest traktowany mniej korzystnie.
Jak często i w jakiej formie?
- Pracodawca ma obowiązek raz w roku poinformować pracowników o tym prawie (np. mailing, ogłoszenie w intranecie).
- Na wniosek pracownika pracodawca musi udzielić odpowiedzi w ciągu 2 miesięcy.
- Informacja powinna mieć formę pisemną lub elektroniczną, z zachowaniem pełnej czytelności i spójności danych.
Ograniczenia i zabezpieczenia danych
Aby zachować zgodność z RODO:
- dane muszą być przedstawione w sposób zagregowany – np. jako średnia i mediana dla danej kategorii, a nie lista nazwisk,
- pracodawca może zobowiązać pracowników do nieujawniania danych (innych niż ich własne) w celach innych niż egzekwowanie prawa do równego wynagrodzenia,
- w przypadku gdy istnieje ryzyko, że nawet zagregowane dane pozwolą na identyfikację (np. gdy w kategorii jest tylko 1 kobieta), dostęp może być ograniczony do przedstawicieli pracowników, inspekcji pracy lub organu ds. równości.
Przykład praktyczny
Firma „SoftVision Sp. z o.o.” (Kraków, 180 pracowników):
- Pracownik z działu IT występuje o dane dotyczące średnich wynagrodzeń w kategorii „Starszy Programista”.
- HR przygotowuje zestawienie:
- średnie wynagrodzenie kobiet: 16 200 zł brutto,
- średnie wynagrodzenie mężczyzn: 17 600 zł brutto,
- liczba osób w kategorii: 18.
- Informacje są przekazane w formie raportu PDF, zawierającego również wyjaśnienie metodologii obliczeń.
- Dane osobowe konkretnych pracowników nie są ujawniane.
👉 Dzięki temu firma spełnia obowiązek przejrzystości, ale jednocześnie chroni dane zgodnie z RODO.
Najczęstsze problemy i błędy ⚠️
- pracodawcy nie informują pracowników o ich prawie do uzyskania danych,
- odpowiedzi są udzielane po terminie 2 miesięcy,
- informacje są zbyt ogólne („wszyscy w tej kategorii mają porównywalne wynagrodzenie”) – a to nie spełnia wymogu,
- podanie danych w formie, która pozwala na łatwe odtworzenie płac indywidualnych (np. gdy w kategorii jest tylko jedna kobieta i jeden mężczyzna).
Jak wdrożyć procedurę zgodną z prawem?
- Polityka obsługi wniosków – przygotuj procedurę (formularz, adres mailowy, terminy odpowiedzi).
- System raportowy – ustaw w systemie kadrowo-płacowym możliwość generowania danych w podziale na płeć i kategorię.
- Wewnętrzne szkolenia – HR i menedżerowie muszą wiedzieć, jak obsługiwać takie wnioski.
- Zabezpieczenia RODO – stosuj pseudonimizację i progi minimalnej liczby osób (np. brak danych dla kategorii z mniej niż 10 osobami).
Sprawozdawczość luki płacowej – kto, kiedy i jak raportuje
Dyrektywa 2023/970 nakłada na pracodawców obowiązek cyklicznego raportowania danych o różnicach w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn. Raporty te mają być narzędziem diagnozy i podstawą do działań naprawczych.
Kto musi raportować?
Obowiązek zależy od wielkości firmy:
- ≥ 250 pracowników – raportowanie co roku, począwszy od 7 czerwca 2027 r.
- 150–249 pracowników – raportowanie co 3 lata, począwszy od 7 czerwca 2027 r.
- 100–149 pracowników – raportowanie co 3 lata, ale dopiero od 7 czerwca 2031 r.
👉 Firmy <100 pracowników nie mają obowiązku raportowania, ale nadal muszą stosować zasadę równego wynagrodzenia.
Co musi znaleźć się w raporcie?
Raport obejmuje:
- luka płacowa ogółem (średnia różnica procentowa w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn),
- luka w składnikach zmiennych (premie, dodatki),
- mediana luki płacowej,
- odsetek kobiet i mężczyzn otrzymujących dodatkowe świadczenia,
- rozkład płci w kwartylach wynagrodzeń (od najniższego do najwyższego),
- luka płacowa w podziale na kategorie pracowników, oddzielnie dla wynagrodzenia zasadniczego i zmiennych.
Gdzie publikować raport?
- raport należy przekazać organowi ds. równości (w Polsce będzie to prawdopodobnie Rzecznik Praw Obywatelskich lub inny wskazany organ),
- dane muszą być udostępnione także pracownikom i ich przedstawicielom (np. związkom zawodowym, radzie pracowników),
- w niektórych przypadkach konieczna będzie także publikacja na stronie internetowej firmy.
Próg „reakcji” – 5% różnicy
Jeśli raport wykaże, że luka płacowa w danej kategorii przekracza 5% i nie da się jej obiektywnie uzasadnić (np. różnicą w kwalifikacjach lub zakresie obowiązków), firma ma obowiązek:
- przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników,
- ustalić przyczyny nierówności,
- przygotować i wdrożyć plan naprawczy w ciągu 6 miesięcy.
Przykład praktyczny
Firma „GreenLogistics S.A.” (1 200 pracowników, Katowice):
- Raport za 2027 r. wykazał:
- luka ogółem: 6,2%,
- luka w premiach: 9,8%,
- kobiety stanowią tylko 18% najwyższego kwartylu płacowego.
- Analiza nie wykazała obiektywnego uzasadnienia różnic.
- Spółka przeprowadziła wspólną ocenę wynagrodzeń z radą pracowników:
- zrewidowano opisy stanowisk,
- zmieniono kryteria awansu,
- wdrożono „ślepe” przeglądy wniosków o podwyżki.
- Po 6 miesiącach luka płacowa spadła do 3,1%.
Najczęstsze błędy ⚠️
- brak przygotowania systemów kadrowych do obliczania mediany i kwartylów,
- raporty ograniczone tylko do wynagrodzenia zasadniczego (bez premii i dodatków),
- nieuwzględnienie obowiązku 3-letniego cyklu raportowania dla średnich firm,
- brak reakcji na przekroczenie progu 5%,
- brak dokumentacji wspólnej oceny wynagrodzeń.
Jak przygotować firmę do raportowania?
- Audyt systemu HR i płac – sprawdź, czy system generuje dane w wymaganym układzie.
- Definicje kategorii pracowników – przygotuj jasny podział na grupy porównywalne.
- Procedura raportowania – ustal, kto odpowiada za przygotowanie danych, kto je zatwierdza i kto je publikuje.
- Plan awaryjny – opracuj schemat postępowania w razie przekroczenia 5% luki (wspólna ocena, harmonogram działań).
- Szkolenie dla menedżerów – pokaż im, jak podejmowane decyzje (np. przyznawanie premii) wpływają na wskaźniki luki płacowej.
RODO a jawność wynagrodzeń – jak chronić dane osobowe w nowym systemie płacowym
Dyrektywa 2023/970 wprost wskazuje, że wszystkie działania związane z przejrzystością płac muszą być zgodne z RODO. To szczególnie ważne, bo informacje o wynagrodzeniu są jednymi z najbardziej wrażliwych danych w środowisku pracy.
Zasada podstawowa: minimalizacja i celowość
👉 Dane dotyczące wynagrodzeń można przetwarzać wyłącznie w celu stosowania zasady równego wynagrodzenia.
Co to oznacza w praktyce?
- nie wolno tworzyć „list płac” dostępnych dla wszystkich,
- dane udostępnia się w formie zagregowanej (średnie, mediany, kwartyle),
- dostęp do szczegółów mają jedynie:
- przedstawiciele pracowników (np. związki zawodowe, rady pracowników),
- inspekcja pracy,
- organ ds. równości,
- upoważnione osoby w HR i dziale prawnym.
Podstawa prawna przetwarzania
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny (wynikający z dyrektywy i ustawy – np. raportowanie luki płacowej, prawo do informacji pracownika),
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes pracodawcy (np. analizy wewnętrzne, audyty), ale tylko w wąskim zakresie i przy zastosowaniu dodatkowych zabezpieczeń.
Środki bezpieczeństwa (checklista) 📌
- Pseudonimizacja – w raportach wewnętrznych zamiast nazwisk stosuj kody pracowników.
- Progi minimalne – nie pokazuj wyników dla grup, w których liczba pracowników jednej płci jest zbyt mała (np. mniej niż 10).
- Agregacja danych – publikuj wyłącznie zestawienia zbiorcze (średnie, mediany, kwartyle).
- Kontrola dostępu – dostęp do surowych danych tylko dla wyznaczonych osób (np. HR, DPO).
- Retencja – przechowuj dane szczegółowe tylko tak długo, jak to konieczne (np. do zakończenia raportowania lub ewentualnej kontroli).
- Polityka poufności – pracownicy, którzy uzyskują dostęp do danych, powinni mieć obowiązek ich niewykorzystywania w innych celach niż kontrola równości płac.
Noty informacyjne RODO
Pracodawca musi zaktualizować klauzule informacyjne dla:
- kandydatów do pracy (informacja o przetwarzaniu danych dot. widełek płacowych i zakaz pytania o historię zarobków),
- pracowników (informacja o prawie do danych o wynagrodzeniach, raportach płacowych i udostępnianiu organom).
Przykład praktyczny
Firma „MedicoGroup S.A.” (szpital prywatny, 800 pracowników):
- Dział HR przygotował raport o luce płacowej dla lekarzy specjalistów.
- Okazało się, że w kategorii „chirurg naczyniowy” zatrudnionych jest tylko 3 mężczyzn i 1 kobieta.
- Aby nie naruszyć RODO, w raporcie do pracowników ta kategoria została połączona z szerszą grupą „chirurdzy specjalistyczni”, gdzie liczba osób obu płci była większa.
- Szczegółowe dane (dla małej grupy) zostały przekazane tylko inspekcji pracy i organowi ds. równości.
👉 W ten sposób firma wypełniła obowiązki dyrektywy, nie ryzykując ujawnienia danych osobowych.
Orzecznictwo – granice jawności
- SN, 26 maja 2011 r., II PK 304/10 – ujawnienie danych o wynagrodzeniach przez pracownika w celu wykazania dyskryminacji może być uzasadnione i nie zawsze narusza obowiązek poufności.
- Uchwała 7 sędziów SN, 16 lipca 1993 r., I PZP 28/93 – pracownik ma prawo do zachowania w tajemnicy własnych zarobków; pracodawca nie może dowolnie ujawniać indywidualnych wynagrodzeń.
Najczęstsze błędy ⚠️
- publikacja list płac z nazwiskami,
- raportowanie wyników dla bardzo małych grup (np. 2 osoby w kategorii),
- brak ograniczenia dostępu do szczegółowych danych,
- niedopasowanie klauzul RODO do nowych obowiązków,
- przechowywanie danych bezterminowo.
Wdrożenie jawności wynagrodzeń w praktyce – procedury, przykłady i plan działania
Gotowe procedury i dokumenty, które warto przygotować 📄
- Polityka wynagrodzeń
- opisuje kategorie stanowisk, widełki płacowe, kryteria awansu, kryteria premiowania.
- powinna być dostępna dla pracowników (np. w intranecie).
- Szablon ogłoszeń rekrutacyjnych
- zawiera przedziały wynagrodzeń, opis neutralny płciowo, informację o regulaminie wynagradzania.
- Procedura obsługi wniosków pracowników
- formularz do składania wniosków, termin odpowiedzi (2 miesiące), osoba odpowiedzialna.
- Procedura raportowania luki płacowej
- definicje kategorii pracowników, sposób obliczania wskaźników, harmonogram przygotowania raportów, tryb publikacji.
- Polityka ochrony danych w obszarze wynagrodzeń
- role i uprawnienia, pseudonimizacja danych, progi minimalnej liczby osób w kategoriach, zasady retencji.
- Procedura wspólnej oceny wynagrodzeń
- schemat współpracy z przedstawicielami pracowników w przypadku przekroczenia 5% różnicy.
Przykład 1 – rekrutacja zgodna z dyrektywą
Firma „EcoTech Solutions” (Łódź, 120 pracowników):
- W ogłoszeniu: „Specjalista ds. marketingu – 8 200–10 400 zł brutto + premia kwartalna do 12%”.
- HR nie pyta o poprzednie zarobki kandydata.
- Przed rozmową kandydat dostaje PDF z regulaminem wynagradzania.
- Dane z rekrutacji przechowywane max 12 miesięcy.
👉 Zgodność z dyrektywą i RODO, budowanie wizerunku pracodawcy transparentnego.
Przykład 2 – raport i działania naprawcze
Firma „PolSteel S.A.” (Gliwice, 950 pracowników):
- Raport za 2028 r.: luka płacowa ogółem 7,5%; w kategorii „inżynierowie procesu” – 12%.
- Firma nie potrafiła uzasadnić różnic (kwalifikacje, doświadczenie były podobne).
- Uruchomiono wspólną ocenę: HR + rada pracowników.
- Podjęte działania: korekta widełek płacowych, mentoring dla kobiet przygotowujących się do awansu, przegląd systemu premiowego.
- Po 6 miesiącach luka w tej kategorii spadła do 4,1%.
Plan działania w 6 krokach ✔
- Inwentaryzacja – spisz stanowiska, widełki, regulaminy, kryteria awansu.
- Rekrutacja – zmodyfikuj ogłoszenia, usuń pytania o historię płac, wprowadź widełki.
- Polityki – przygotuj politykę wynagrodzeń i procedury obsługi wniosków o dane.
- Systemy – dostosuj systemy kadrowe do raportowania mediany, kwartylów i danych w podziale na płeć.
- Szkolenia – HR, menedżerowie i przedstawiciele pracowników muszą rozumieć nowe zasady.
- Monitoring – regularnie analizuj dane, przygotuj się do raportów i reakcji na przekroczenie 5%.
Najważniejsze wskazówki końcowe 📌
- Transparentność nie oznacza pełnego ujawniania list płac – zawsze działaj zgodnie z RODO.
- Dokumentuj wszystkie kryteria i procedury – to najlepsza obrona w razie sporu lub kontroli.
- Nie zwlekaj z przygotowaniami – pierwszy obowiązek raportowy w dużych firmach wejdzie już w 2027 r.
- Buduj kulturę otwartości – pracownicy szybciej zaakceptują zmiany, jeśli zobaczą, że służą one sprawiedliwości i rozwojowi, a nie tylko biurokracji.
Podstawa prawna
- Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 r. – art. 4, art. 6, art. 7 ust. 1–4, art. 9, art. 12; motywy 19, 21, 22, 28, 29, 32, 35, 36, 44.
- Ustawa z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy – art. 183c § 2; art. 183ca § 1–3.
- RODO – rozporządzenie (UE) 2016/679 – ogólne zasady ochrony danych.
- Orzecznictwo SN:
- wyrok z 26.05.2011 r., II PK 304/10 (ujawnienie płac w celu wykazania dyskryminacji),
- uchwała 7 sędziów z 16.07.1993 r., I PZP 28/93 (prawo do milczenia o zarobkach).
Tematy porad zawartych w poradniku
- „jawność wynagrodzeń 2025 obowiązki pracodawcy”
- „RODO a raportowanie luki płacowej”
- „prawo pracownika do informacji o wynagrodzeniu”
- „widełki płacowe w ogłoszeniach 2025”