Znajomość terminów wystawiania faktur to kluczowa kwestia dla każdego przedsiębiorcy. Opóźnienia w dokumentowaniu transakcji mogą skutkować nie tylko problemami księgowymi, ale również poważnymi konsekwencjami podatkowymi, a nawet karami od urzędu skarbowego. W tym poradniku wyjaśniam, kiedy należy wystawić fakturę VAT, jakie są wyjątki od reguły oraz co się dzieje, gdy termin przypada na dzień wolny od pracy. Wszystko poparte konkretnymi przykładami i aktualnymi przepisami 📜.
⏰ Kiedy wystawić fakturę? Zasada ogólna
Zgodnie z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT, faktura powinna zostać wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym:
- dokonano dostawy towaru, albo
- wykonano usługę.
🧩 Przykład praktyczny
Pan Marek, prowadzący działalność gospodarczą w Krakowie, przeprowadził szkolenie z zakresu negocjacji 21 marca 2024 r. Zgodnie z ogólną zasadą, fakturę dokumentującą tę usługę powinien wystawić najpóźniej do 15 kwietnia 2024 r.
💰 Faktura zaliczkowa – kiedy ją wystawić?
Jeśli przedsiębiorca otrzyma zaliczkę przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru, ma obowiązek wystawić fakturę również do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania płatności (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT).
🧩 Przykład praktyczny
Firma „TECH-SYSTEM” otrzymała 14 lutego 2024 r. zaliczkę w wysokości 40% wartości zamówienia. Towar ma być dostarczony w marcu. W tej sytuacji, fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej do 15 marca 2024 r.
✔️ Uwaga: Jeśli w tym samym miesiącu podatnik otrzyma zaliczkę i jednocześnie zrealizuje dostawę lub usługę, może wystawić jedną fakturę końcową, zawierającą dane typowe dla faktury zaliczkowej. Potwierdza to m.in. interpretacja Dyrektora KIS z 31.05.2021 r. (sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.221.2021.1.SM). ⚖️
📅 Co jeśli termin wystawienia przypada na dzień wolny?
Fakturę można wystawić również w dzień wolny (np. sobotę czy niedzielę). Ale jeśli termin mija w dzień ustawowo wolny od pracy, możesz skorzystać z art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej i przesunąć termin na najbliższy dzień roboczy.
🧩 Przykład praktyczny
Jeśli 15 czerwca 2024 r. przypada w sobotę, fakturę można wystawić w poniedziałek, 17 czerwca 2024 r., i nadal będzie to zgodne z przepisami.
📏 Wyjątki – szczególne terminy wystawiania faktur
Dla niektórych usług i dostaw obowiązują inne terminy niż ogólna reguła „do 15. dnia następnego miesiąca”. Oto najważniejsze z nich:
🏗 Usługi budowlane i budowlano-montażowe
Faktura musi być wystawiona do 30 dni od zakończenia usługi.
🧩 Firma „Budrex” zakończyła prace 5 kwietnia 2024 r. Faktura musi być wystawiona najpóźniej do 5 maja 2024 r.
📚 Dostawa drukowanych książek, gazet, czasopism
- Bez rozliczenia zwrotów: do 60 dni od wydania towarów,
- Z rozliczeniem zwrotów: do 120 dni od pierwszego dnia wydania towarów.
🖨 Usługi druku książek i czasopism
Do 90 dni od wykonania usługi.
⚡ Media, usługi najmu, telekomunikacyjne, leasing
Fakturę należy wystawić najpóźniej z upływem terminu płatności, jeśli dotyczy to usług ciągłych takich jak:
- najem, dzierżawa, leasing
- ochrona osób i mienia
- telekomunikacja
- obsługa biurowa i prawna
- dystrybucja mediów
🧩 Przykład praktyczny
Spółka „Alfanieruchomości” wystawia faktury za najem z terminem płatności do 10. dnia miesiąca. Faktura za maj musi być wystawiona najpóźniej do 10 maja.
📦 Opakowania zwrotne
- Jeśli termin zwrotu określono w umowie – faktura do 7 dni po tej dacie,
- Jeśli nie określono – do 60 dni od wydania opakowania.
🧾 Faktury na żądanie
Jeśli nabywca zgłosi żądanie faktury, to:
- Jeśli zrobi to do końca miesiąca, w którym była dostawa lub zaliczka – obowiązuje termin ogólny: do 15. dnia następnego miesiąca,
- Jeśli zrobi to później – fakturę trzeba wystawić do 15 dni od zgłoszenia żądania.
🧩 Przykład praktyczny
Pani Natalia kupiła towar 5 marca, a o fakturę poprosiła 12 kwietnia. Sprzedawca musi wystawić fakturę najpóźniej do 27 kwietnia.
⛔ Jeśli nabywca zgłosi żądanie po 3 miesiącach od końca miesiąca, w którym była transakcja – sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktury.
📆 Najwcześniejszy możliwy termin wystawienia faktury
Nie można wystawić faktury wcześniej niż 60 dni przed:
- dostawą towaru,
- wykonaniem usługi,
- otrzymaniem zapłaty (całości lub części).
🧩 Przykład praktyczny
Spółka wystawiła 5 lutego 2024 r. fakturę za usługę, która będzie zrealizowana 2 kwietnia. To dopuszczalne – termin nie przekroczył 60 dni.
✔️ Uwaga: Dla niektórych usług ciągłych (media, najem, usługi telekomunikacyjne) nie obowiązuje 60-dniowe ograniczenie, jeśli faktura zawiera informację, za jaki okres została wystawiona.
📚 Podstawa prawna
📜 art. 106i ust. 1–9 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 z późn. zm.)
📜 art. 12 § 5 – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383)
✅ Podsumowanie – co warto zapamiętać?
- Zasadniczy termin to 15. dzień miesiąca po transakcji.
- Wyjątki (np. budowlanka, media, książki) mają swoje odrębne terminy.
- Dni wolne nie przesuwają terminu, ale można skorzystać z przepisów ogólnych.
- Nie spóźniaj się z fakturą zaliczkową!
- Nie wystawiaj faktur zbyt wcześnie, chyba że przepisy na to pozwalają.
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- termin wystawienia faktury VAT
- faktura zaliczkowa termin
- faktura na żądanie klienta
- faktura w dzień wolny od pracy
- faktura za usługi budowlane