Zabezpieczenie wierzytelności poprzez hipotekę to jedno z najczęstszych rozwiązań stosowanych przez banki, instytucje pożyczkowe i inwestorów prywatnych. Kluczowym etapem w ustanowieniu takiego zabezpieczenia jest złożenie wniosku o wpis hipoteki umownej do księgi wieczystej. Brak formalnej rejestracji hipoteki sprawia, że nie wywołuje ona skutków wobec osób trzecich, w tym wierzycieli i nabywców nieruchomości.
W niniejszym poradniku wyjaśniamy krok po kroku, jak przygotować i złożyć wniosek o wpis hipoteki, jakie dokumenty są wymagane oraz kto może go złożyć. Całość została opracowana w sposób zrozumiały, ale z zachowaniem precyzji prawnej.
Kto może złożyć wniosek o wpis hipoteki umownej?
Wniosek może zostać złożony przez:
- właściciela nieruchomości, która ma być obciążona hipoteką,
- użytkownika wieczystego,
- osobę uprawnioną z tytułu spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
- wierzyciela hipotecznego, a w przypadku hipoteki ustanowionej na administratora – również przez tego administratora.
Wniosek może także złożyć pełnomocnik strony (np. radca prawny lub adwokat) lub organ osoby prawnej. W takim przypadku do wniosku należy dołączyć:
- dokument pełnomocnictwa,
- dowód uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa (zwykle 17 zł),
- dokument potwierdzający uprawnienie do reprezentacji (np. aktualny odpis z KRS).
Jakie dokumenty należy przygotować?
Do wniosku o wpis hipoteki umownej do księgi wieczystej należy dołączyć:
- Umowę ustanawiającą hipotekę, zawartą między wierzycielem a właścicielem nieruchomości.
- W przypadku osób fizycznych umowa powinna mieć formę aktu notarialnego (art. 245 § 1 w zw. z art. 158 Kodeksu cywilnego).
- W przypadku hipotek bankowych lub spółdzielczych – wystarczająca może być forma pisemna (art. 95 ust. 4 ustawy – Prawo bankowe).
- Dowód uiszczenia opłaty sądowej – standardowo 200 zł (art. 42 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych).
- W razie działania przez pełnomocnika – jak wspomniano wyżej – dokument pełnomocnictwa i dowód opłaty skarbowej.
- W przypadku spółek – dokumenty potwierdzające sposób reprezentacji (np. KRS).
📌 Uwaga: Jeśli notariusz sporządza akt notarialny obejmujący ustanowienie hipoteki, on sam składa wniosek o wpis za pomocą systemu teleinformatycznego i przesyła elektroniczne dokumenty do sądu.
Jak wypełnić formularz wniosku?
Wniosek należy złożyć na urzędowym formularzu KW-WPIS. Jeśli wpis dotyczy wielu hipotek, należy również wypełnić formularz KW-ZAD (żądania wpisu).
We wniosku trzeba wpisać:
- numer księgi wieczystej,
- dane wnioskodawcy i uczestników postępowania,
- precyzyjnie sformułowane żądanie wpisu hipoteki – choć nie trzeba używać terminologii ustawowej,
- sumę hipoteki, walutę i oznaczenie wierzytelności,
- dane wierzyciela hipotecznego.
Nie trzeba uzasadniać wniosku – sąd sam interpretuje żądanie na podstawie treści załączonych dokumentów.
Przykład 1: Prosty wpis hipoteki umownej
Anna Maj z Zielonki zawiera z bankiem umowę kredytową na 150 000 zł i zobowiązuje się zabezpieczyć spłatę poprzez hipotekę na swoim domu. Notariusz sporządza akt notarialny, a następnie składa w jej imieniu elektroniczny wniosek o wpis hipoteki. Do wniosku dołączony jest akt notarialny oraz dowód zapłaty opłaty sądowej w wysokości 200 zł. Sąd dokonuje wpisu bez konieczności osobistego działania ze strony pani Anny.
Wpis hipoteki łącznej – co warto wiedzieć?
Hipoteka łączna to zabezpieczenie tej samej wierzytelności na kilku różnych nieruchomościach jednocześnie. W takim przypadku obowiązują dodatkowe zasady dotyczące składania wniosku:
- Wniosek o wpis hipoteki łącznej należy złożyć w każdym sądzie, który prowadzi księgę wieczystą dla nieruchomości objętej zabezpieczeniem.
- Opłata sądowa jest stała i również wynosi 200 zł – niezależnie od liczby nieruchomości i sądów (art. 45 ust. 3 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych).
- Po dokonaniu wpisu, każdy z sądów zawiadamia pozostałe sądy, że wpis został dokonany, aby zachować spójność danych w księgach wieczystych.
Przykład 2: Hipoteka łączna na dwóch mieszkaniach
Firma ProjektMax sp. z o.o. zawarła umowę pożyczki na 500 000 zł. Dla zabezpieczenia spłaty pożyczki postanowiono ustanowić hipotekę łączną na dwóch lokalach mieszkalnych – jednym w Warszawie, a drugim w Gdańsku. Notariusz przygotował akt notarialny, a w imieniu spółki złożył dwa osobne wnioski o wpis hipoteki – każdy do innego sądu. Do każdego z nich dołączono stosowne dokumenty i uiszczono po 200 zł opłaty. Po wpisaniu hipoteki, oba sądy wzajemnie poinformowały się o dokonanym wpisie.
Wysokość i sposób uiszczenia opłaty sądowej
Zgodnie z przepisami, wpis hipoteki umownej (również łącznej) wiąże się z opłatą stałą w wysokości 200 zł.
Opłatę można uiścić:
- przelewem na rachunek sądu właściwego,
- za pośrednictwem notariusza (jeśli to on składa wniosek),
- w kasie sądu (jeśli składasz osobiście),
- poprzez e-płatności (jeśli składanie odbywa się przez system teleinformatyczny).
📌 Uwaga: jeśli nie dołączysz dowodu uiszczenia opłaty, sąd może zwrócić wniosek bez rozpoznania.
Rola notariusza – kiedy sam nic nie musisz robić?
Jeżeli hipoteka umowna jest ustanawiana w akcie notarialnym (np. jako zabezpieczenie kredytu), to notariusz przejmuje obowiązki składania wniosku o wpis do księgi wieczystej. Robi to elektronicznie przez specjalny system, opatrując wniosek kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Zgodnie z art. 92 § 4¹ ustawy Prawo o notariacie, złożenie takiego wniosku przez notariusza uważa się za złożenie go przez stronę czynności notarialnej. Co to oznacza w praktyce?
- Nie musisz osobiście wypełniać formularza.
- Nie musisz iść do sądu.
- Notariusz dołączy wymagane dokumenty i przekaże je do sądu.
- Musisz jedynie uiścić opłatę sądową (notariusz ją pobierze przy zawieraniu aktu).
Wzmianka o wniosku – co to takiego i jaki ma skutek?
W chwili zarejestrowania wniosku w systemie sądowym w księdze wieczystej pojawia się wzmianka o wniosku. Nie jest to jeszcze właściwy wpis hipoteki, ale:
- rezerwuje miejsce dla przyszłego wpisu,
- wyłącza rękojmię wiary publicznej ksiąg wieczystych (art. 8 ustawy o księgach wieczystych i hipotece),
- informuje osoby trzecie (np. potencjalnych nabywców nieruchomości), że toczy się postępowanie mogące zmienić stan prawny nieruchomości.
Wzmianka jest widoczna w dziale IV księgi i chroni interesy wierzyciela – nawet jeśli wpis zostanie dokonany kilka tygodni później.
Co, jeśli nieruchomość ma kilku właścicieli lub wchodzi w skład majątku wspólnego?
Szczególne reguły obowiązują, gdy:
- nieruchomość stanowi wspólność majątkową małżeńską – wówczas potrzebna jest zgoda obojga małżonków na ustanowienie hipoteki (nawet jeśli tylko jedno z nich jest dłużnikiem),
- nieruchomość należy do kilku osób (np. w częściach ułamkowych) – w takim przypadku zgodnie z art. 199 Kodeksu cywilnego, hipoteka może zostać ustanowiona tylko za zgodą wszystkich współwłaścicieli albo po uzyskaniu zgody sądu.
Nietypowe formy ustanowienia hipoteki – nie tylko przez umowę
Choć najczęstszą podstawą wpisu hipoteki umownej jest klasyczna umowa zawarta między właścicielem nieruchomości a wierzycielem, prawo dopuszcza także inne formy ustanowienia hipoteki:
🔹 Ugoda sądowa lub mediacyjna
Hipoteka może zostać ustanowiona w ramach:
- ugody sądowej (art. 223 Kodeksu postępowania cywilnego),
- ugody zawartej przed mediatorem, zatwierdzonej przez sąd (art. 183¹⁵ § 1 k.p.c.).
W takim przypadku nie jest wymagany akt notarialny, a podstawą wpisu jest zatwierdzona ugoda.
🔹 Hipoteka jako zabezpieczenie w sprawach karnych
W postępowaniu karnym sąd lub prokurator może dopuści ustanowienie hipoteki jako formę poręczenia majątkowego (art. 266 § 1 Kodeksu postępowania karnego).
Wówczas osoba trzecia (np. członek rodziny oskarżonego) może zgodzić się na obciążenie swojej nieruchomości. Hipoteka zabezpiecza wtedy wykonanie obowiązków procesowych.
🔹 Hipoteka na obligacjach
Jeśli zabezpieczasz wierzytelności z obligacji, musisz ustanowić hipotekę na rzecz administratora hipoteki, a nie bezpośrednio na rzecz obligatariuszy (art. 31 ustawy o obligacjach). W takim przypadku wymagana jest szczególna treść umowy i spełnienie warunków formalnych wynikających z ustawy.
Najczęstsze błędy przy składaniu wniosku – czego unikać?
Aby wniosek nie został odrzucony lub zwrócony, unikaj poniższych błędów:
❌ Brak podpisów lub niewłaściwa forma dokumentu – np. umowa zawarta ustnie lub bez formy aktu notarialnego (jeśli jest wymagana).
❌ Nieuiszczenie opłaty sądowej – brak potwierdzenia przelewu lub zapłata zbyt niskiej kwoty.
❌ Złożenie wniosku na niewłaściwym formularzu – zawsze używaj KW-WPIS (lub dodatkowo KW-ZAD).
❌ Brak załączników – np. niezałączenie pełnomocnictwa, jeśli działa pełnomocnik.
❌ Brak numeru księgi wieczystej lub błędny numer.
📌 W przypadku braków formalnych, sąd wezwie Cię do ich uzupełnienia w terminie 7 dni. Jeśli nie odpowiesz – wniosek zostanie zwrócony. Zwrot oznacza, że Twoje pismo nie wywoła skutków prawnych i nie zostanie wpisane wzmianką do księgi.
Podsumowanie
Wpis hipoteki umownej do księgi wieczystej to czynność formalna, ale niezwykle istotna z punktu widzenia zabezpieczenia wierzytelności. Warto pamiętać o kilku kluczowych zasadach:
✅ Wniosek należy złożyć na urzędowym formularzu KW-WPIS.
✅ Wpisu może dokonać właściciel, wierzyciel lub notariusz (jeśli sporządza akt notarialny).
✅ Należy załączyć wymagane dokumenty i dowód opłaty 200 zł.
✅ Notariusz może złożyć wniosek elektronicznie w imieniu strony – wtedy nie musisz robić nic samodzielnie.
✅ W razie błędów formalnych – sąd wezwie do uzupełnienia.
Pamiętaj, że poprawnie złożony wniosek, odpowiednio opłacony i zaopatrzony w komplet dokumentów, to klucz do sprawnego dokonania wpisu hipoteki i skutecznego zabezpieczenia interesów wierzyciela.
Podstawa prawna
art. 8, art. 34 – Ustawa z 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece
art. 626², 626⁴, 626⁶, 626⁸, 626⁹, 626¹⁰ – Kodeks postępowania cywilnego
art. 245, 158, 199 – Kodeks cywilny
art. 95 ust. 4 – Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe
art. 31 ust. 1–4 – Ustawa z 15 stycznia 2015 r. o obligacjach
art. 42, 45 ust. 3 – Ustawa z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych
art. 92 § 4¹, art. 7 § 2 – Ustawa z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie