Zakup materiałów reklamowych, takich jak ulotki, to częsta sytuacja w działalności promocyjnej firm. Choć wydaje się to drobną operacją, sposób jej zaksięgowania może budzić wątpliwości – czy ujmować to jako usługę, materiał, a może koszt reklamy? W tym poradniku dowiesz się, jak prawidłowo ująć taki wydatek w księgach rachunkowych, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i praktyką księgową.
Jak interpretować zakup ulotek reklamowych?
W przypadku zakupu ulotek reklamowych, które zostały fizycznie dostarczone do firmy (np. 1000 sztuk ulotek zamówionych u zewnętrznego wykonawcy), kluczowe znaczenie ma cel ich wykorzystania oraz to, czy są one związane z promocją działalności.
W praktyce gospodarczej zakup takich materiałów nie jest traktowany jako zużycie materiałów, lecz jako koszt reklamy. Wynika to z zasady nadrzędnej treści ekonomicznej nad formą – zgodnie z nią operacje księgowe powinny być odzwierciedlane tak, jak wynika z ich rzeczywistego charakteru, a nie tylko formalnej klasyfikacji (np. dostawa towaru lub usługi).
📜 Art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości:
„Zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.”
Zatem choć ulotki mają postać materialną, ich celem jest promocja, co przesądza o sposobie ich ujęcia w księgach rachunkowych.
Jakie konto księgowe zastosować?
Zakup ulotek reklamowych najlepiej ująć na koncie 409 – Pozostałe koszty, z odpowiednią analityką, np. „koszty reklamy”. Takie ujęcie jest spójne z:
- treścią ekonomiczną operacji (promocja działalności),
- praktyką ewidencyjną przyjętą w wielu firmach,
- Wzorcowym planem kont.
✅ Konto 409 Pozostałe koszty służy m.in. do ujmowania kosztów:
- reklamy (zarówno publicznej, jak i niepublicznej),
- reprezentacji,
- podróży służbowych,
- ubezpieczeń majątkowych itd.
📌 W przeciwieństwie do tego, konto 401 – Zużycie materiałów i energii przeznaczone jest do ewidencji materiałów zużytych na potrzeby bieżącej działalności operacyjnej (np. produkcji, konserwacji, biura), ale nie reklamowych.
🧩 Przykład 1: Mała spółka zamawia ulotki promocyjne
🧑💼 Spółka „EcoTech Polska” z Katowic zamówiła 2500 ulotek promujących nową linię ekologicznych filtrów powietrza. Ulotki zostały wydrukowane przez zewnętrzną drukarnię i dostarczone do siedziby spółki. Koszt usługi wyniósł 1800 zł netto.
🔍 Jak zaksięgować? Spółka ujmuje koszt zakupu na koncie:
- Wn 409 „Pozostałe koszty” – analityka: „koszty reklamy”
- Ma 202 „Rozrachunki z dostawcami”
Takie ujęcie wynika z faktu, że ulotki mają charakter promocyjny – nie służą ani działalności produkcyjnej, ani bieżącemu zużyciu materiałów.
🧩 Przykład 2: Spółka z sektora IT drukuje broszury na konferencję
🧑💻 Spółka „SoftPilot Solutions” z Wrocławia bierze udział w branżowej konferencji technologicznej. W ramach przygotowań zamawia 500 sztuk eleganckich broszur reklamujących nową platformę chmurową. Koszt zlecenia: 1250 zł netto.
🔍 Jak zaksięgować? Tak samo jak w poprzednim przykładzie – wydatek należy ująć jako koszt reklamy:
- Wn 409 „Pozostałe koszty” – analityka: „koszty reklamy”
- Ma 202 „Rozrachunki z dostawcami”
❌ Najczęstsze błędy w ewidencji materiałów reklamowych
W praktyce księgowej zdarza się, że ulotki reklamowe błędnie trafiają na konto 401 – Zużycie materiałów i energii. Taka klasyfikacja nie jest zgodna z przepisami, jeśli:
- ulotki są przeznaczone na cele promocyjne (np. rozdawane potencjalnym klientom, dołączane do paczek),
- nie są wykorzystywane wewnętrznie (np. do instrukcji obsługi, etykiet wewnętrznych).
⚠️ Błąd polega na zrównaniu wydatku reklamowego z materiałem biurowym lub technicznym – mimo że cel ekonomiczny obu wydatków jest zupełnie inny.
Konsekwencje takiego błędu mogą być istotne:
- zaburzona struktura kosztów w rachunku zysków i strat,
- nieprawidłowe dane do analiz finansowych (np. błędnie niskie koszty promocji),
- problemy przy kontroli skarbowej, jeśli nie ma spójności z dokumentacją zasad rachunkowości.
📌 Dlatego warto upewnić się, że polityka rachunkowości spółki przewiduje odrębne konta analityczne dla kosztów reklamy.
🧩 Inne przykłady kosztów reklamowych i ich księgowanie
Gadżety reklamowe 🎁
Przedsiębiorstwa często rozdają długopisy, kubki, torby, notesy z logo firmy – również na potrzeby promocji.
✅ Te wydatki – podobnie jak ulotki – ujmujemy na koncie 409, jako „koszty reklamy”.
🧑🔧 Przykład: Firma „GreenCore” rozdaje 1000 pendrive’ów z własnym logo podczas targów ekologicznych. Koszt: 7500 zł netto. Księgowanie: Wn 409 / Ma 202.
Usługi marketingowe (np. kampanie online) 💻
Wydatki na działania promocyjne w internecie – Google Ads, Facebook Ads, mailing czy pozycjonowanie – również klasyfikujemy jako koszty reklamy.
Tu jednak zwykle mamy do czynienia z fakturami za usługę, a nie materiał fizyczny. Mimo to, konto 409 pozostaje właściwe.
🧑💼 Przykład: Spółka „WebFinTech” zleca agencji marketingowej kampanię w mediach społecznościowych (5 000 zł netto). Księgowanie: Wn 409 / Ma 202.
📚Podstawa prawna
📜 Poniżej przedstawiam przepisy, które mają zastosowanie w omawianym zagadnieniu:
- Art. 4 ust. 1 i 2, art. 5 ust. 1, art. 10 ust. 1 – ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120, z późn. zm.)
- Wzorcowy plan kont – zalecenia do stosowania w jednostkach prowadzących pełną księgowość, dostępny w systemach informacji prawnej (np. LEX, SIP Legalis)
📌 Podsumowanie: jak prawidłowo ewidencjonować zakup ulotek?
✔️ Jeśli kupujesz ulotki w celach promocyjnych, nie traktuj ich jak zwykłego materiału eksploatacyjnego.
✔️ Ujęcie kosztu powinno nastąpić na koncie 409 „Pozostałe koszty” – z analityką: koszty reklamy.
✔️ Taki sposób księgowania wynika z treści ekonomicznej operacji, zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
✔️ Unikaj ujmowania takich wydatków na koncie 401 – to konto zarezerwowane dla zużycia materiałów związanych z bieżącą działalnością (np. produkcją, naprawami, biurem).
✔️ Jeśli Twoja polityka rachunkowości tego nie uwzględnia – zaktualizuj dokumentację, aby uniknąć nieprawidłowości przy kontroli lub sprawozdawczości.
🔖Tematy porad zawartych w poradniku
- ewidencja kosztów reklamy w księgowości
- jak zaksięgować ulotki reklamowe
- konto 409 czy 401 – różnice
- reklama w kosztach uzyskania przychodu
- plan kont a promocja firmy