W zamówieniach publicznych prawidłowe ustalenie wartości zamówienia to nie tylko formalność – to obowiązek, który ma istotne znaczenie prawne i praktyczne. Dotyczy to zwłaszcza usług i dostaw, które nie są jednorazowe, ale powtarzają się w określonych odstępach czasu. W tym poradniku wyjaśniam, kiedy mamy do czynienia z takimi zamówieniami, jak je prawidłowo wycenić i jakie są konsekwencje błędnego szacowania.
Czym są usługi lub dostawy powtarzające się albo podlegające wznowieniu?
Zamówienia powtarzające się lub podlegające wznowieniu to takie, które zaspokajają stałe lub cykliczne potrzeby zamawiającego, i które – ze względu na swój charakter – nie mogą być spełnione przez jednorazowe świadczenie.
Nie chodzi tu o subiektywną ocenę zamawiającego ani o jego aktualne potrzeby – liczy się obiektywna cecha świadczenia. Przykładowo:
📌 Usługi telekomunikacyjne – nie da się ich zrealizować jednorazowo. To usługa o ciągłym charakterze.
📌 Dostawa energii elektrycznej – również wymaga ciągłego świadczenia, więc musi być traktowana jako powtarzająca się.
📌 Dostawa papieru biurowego – jeśli jest zamawiana sukcesywnie, co miesiąc, w podobnych ilościach, mamy do czynienia z dostawami powtarzającymi się.
📌 Prenumerata czasopism – z uwagi na powtarzalność dostaw (np. raz na miesiąc), również podlega zasadom dla zamówień powtarzalnych.
Natomiast:
✖ Jednorazowy zakup 30 drukarek do nowo otwartego biura – nie jest zamówieniem powtarzalnym, bo zaspokaja jednorazową potrzebę.
Jak ustalić wartość takich zamówień – metody z art. 35 ust. 1 PZP
Ustawa – Prawo zamówień publicznych – przewiduje dwa możliwe sposoby szacowania wartości zamówień powtarzających się lub podlegających wznowieniu. Wynika to z art. 35 ust. 1, który brzmi:
„Podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się lub podlegające wznowieniu w określonym czasie jest:
- rzeczywista łączna wartość kolejnych zamówień tego samego rodzaju, udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym lub roku obrotowym, z uwzględnieniem zmian ilości lub wartości zamawianych usług lub dostaw, które mogły wystąpić w ciągu 12 miesięcy następujących od udzielenia pierwszego zamówienia, albo
- łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.”**
W praktyce oznacza to:
🧩 Metoda 1: Wartość zamówień z ostatnich 12 miesięcy
Stosujesz ją, jeśli dane z poprzedniego roku są wiarygodne i odpowiadają przyszłym potrzebom.
Kiedy się sprawdzi:
- Gdy zamawiasz co roku podobne usługi lub dostawy (np. sprzątanie budynków urzędu).
- Gdy potrzeby zamawiającego nie zmieniają się znacząco.
Przykład:
Urząd Gminy w Oleszowie zlecał w 2024 r. usługi porządkowe za łączną kwotę 98 000 zł netto. Zakres prac ma się nie zmienić. W 2025 r. urząd może oszacować wartość nowego zamówienia właśnie na 98 000 zł, dodając ewentualną korektę o inflację.
🧩 Metoda 2: Wartość planowanych zamówień w przyszłych 12 miesiącach
Stosujesz ją, jeśli zamawiasz nową usługę albo zakres się zmienia. Opierasz się wtedy na planach i budżecie na nadchodzący rok.
Kiedy się sprawdzi:
- Gdy zamawiasz daną usługę po raz pierwszy.
- Gdy planujesz zwiększenie lub zmniejszenie zakresu dostaw.
Przykład:
Miejska Biblioteka Publiczna w Nowogrodzie planuje od lipca 2025 r. nową usługę codziennego sprzątania 5 filii. Wcześniej była sprzątana tylko główna siedziba. Szacując wartość zamówienia, nie może opierać się na poprzednich zamówieniach. Musi oszacować koszty nowych usług w skali 12 miesięcy (np. 145 000 zł netto rocznie) i przyjąć tę kwotę jako wartość zamówienia.
Praktyczne przykłady – jak poprawnie oszacować wartość zamówienia?
📄 Przykład 1: Usługa sprzątania urzędu
🧑🔧 Zamawiający: Urząd Miejski w Cedrówce
📆 Stan faktyczny: Co roku urząd zawiera umowę z firmą sprzątającą na bieżące utrzymanie czystości w budynku magistratu oraz przyległych budynkach. W 2024 r. łączna wartość zamówienia wyniosła 72 000 zł netto.
📌 Plan na 2025 r.: Zakres prac się nie zmieni.
✅ Działanie: Urząd przyjmuje metodę z art. 35 ust. 1 pkt 1 PZP i ustala wartość zamówienia na podstawie danych z poprzedniego roku. Wartość szacunkowa na 2025 r.: 72 000 zł + inflacja (np. 4%) = 74 880 zł netto.
📦 Przykład 2: Sukcesywna dostawa materiałów biurowych
🏢 Zamawiający: Starostwo Powiatowe w Rynowie
📆 Stan faktyczny: Dotychczas zakupy materiałów biurowych odbywały się doraźnie. Od stycznia 2025 r. planowane jest centralne zaopatrzenie – regularna dostawa artykułów (papier, tonery, segregatory) raz na miesiąc przez jednego wykonawcę.
📌 Planowany zakres: Szacowana roczna wartość to 58 000 zł netto.
✅ Działanie: Starostwo stosuje art. 35 ust. 1 pkt 2 PZP – opiera się na planowanej wartości dostaw w kolejnym roku. Taka wartość stanowi podstawę określenia progów i procedury.
Najczęstsze błędy przy szacowaniu wartości zamówień powtarzalnych
⚠️ Błędne ustalenie wartości zamówienia może skutkować unieważnieniem postępowania, zarzutami o obejście przepisów, a nawet kontrolą ze strony UZP lub RIO. Oto typowe pułapki:
✖ Zaniżenie wartości zamówienia
Niektóre jednostki szacują wartość wyłącznie na podstawie jednej umowy lub jednego miesiąca świadczenia usług. To błąd – przy usługach powtarzalnych liczy się całościowa wartość z 12 miesięcy, nie tylko fragment.
✖ Nieuzasadnione dzielenie zamówień
Zamawiający dzieli np. dostawę materiałów biurowych na cztery osobne postępowania kwartalne, aby „zmieścić się” pod progiem. Taka praktyka może być uznana za obejście prawa i naruszenie art. 32 ust. 2 PZP.
✖ Niewłaściwe porównywanie lat
Zdarza się, że zamawiający porównuje dane z roku, w którym nie prowadzono pełnego zakresu usług – np. rozpoczęto współpracę w maju, ale przyjmuje wartość z 8 miesięcy jako podstawę szacowania rocznej wartości. Tymczasem trzeba przeliczyć tę wartość proporcjonalnie do pełnego roku.
Podsumowanie – co warto zapamiętać?
✅ Usługi i dostawy powtarzające się to takie, które zaspokajają cykliczne potrzeby i muszą być realizowane stale lub w odstępach czasu.
✅ Wartość zamówienia ustalamy na podstawie danych z poprzedniego roku (jeśli dostępne i reprezentatywne) albo planowanych potrzeb na kolejny rok.
✅ Przy szacowaniu należy brać pod uwagę wszystkie podobne zamówienia, które mają charakter powtarzalny.
✅ Nie dziel sztucznie zamówień, by uniknąć stosowania ustawy – to może zostać uznane za naruszenie prawa.
✅ Dokumentuj sposób szacowania wartości – na potrzeby kontroli lub audytu.
Podstawa prawna
- art. 35 ust. 1 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
- art. 32 ust. 2 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
Tematy porad zawartych w poradniku
- szacowanie wartości zamówień powtarzających się
- dostawy sukcesywne PZP
- planowanie zamówień publicznych 2025
- metody ustalania wartości zamówienia
- zamówienia podlegające wznowieniu