Polscy przedsiębiorcy coraz częściej współpracują z zagranicznymi kontrahentami, m.in. z Niemiec. Niestety, zdarzają się sytuacje, gdy zagraniczny partner ogłasza upadłość lub przestaje regulować swoje zobowiązania. Powstaje wtedy pytanie – jak prawidłowo udokumentować taką wierzytelność, aby móc zaliczyć ją do kosztów uzyskania przychodów w Polsce?
W artykule wyjaśniamy, jakie dokumenty są wymagane, czy wystarczy opinia komornika, a także jakie możliwości istnieją w przypadku mniejszych kwot.
Dokumentowanie nieściągalnych wierzytelności w świetle prawa
Zgodnie z polskimi przepisami, wierzytelność można zaliczyć w koszty podatkowe, jeśli jej nieściągalność zostanie odpowiednio udokumentowana. Kluczowe regulacje w tym zakresie znajdują się w:
- „art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych”,
- „art. 16 ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych”.
Przepisy wskazują trzy podstawowe sposoby dokumentowania:
- Postanowienie organu egzekucyjnego – o nieściągalności wierzytelności, uznane przez wierzyciela jako zgodne ze stanem faktycznym.
- Postanowienie sądu, w szczególności o:
- oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości z powodu braku majątku dłużnika,
- umorzeniu postępowania upadłościowego z tego samego powodu,
- zakończeniu postępowania upadłościowego.
- Protokół sporządzony przez podatnika – jeżeli koszty procesowe i egzekucyjne byłyby równe lub wyższe od kwoty wierzytelności.
Upadłość zagranicznego kontrahenta – jakie dokumenty są potrzebne?
Przepisy nie ograniczają powyższych zasad jedynie do dłużników z Polski. Oznacza to, że w przypadku niemieckiego kontrahenta należy posługiwać się dokumentami wydanymi przez sąd niemiecki.
👉 Ważne: dokumenty w języku obcym powinny zostać przetłumaczone na język polski, najlepiej przez tłumacza przysięgłego.
Czy wystarczy opinia komornika?
Tak. Komornik jest organem egzekucyjnym, a więc jego postanowienie o nieściągalności wierzytelności jest wystarczającą podstawą do zaliczenia jej do kosztów podatkowych.
Nie ma potrzeby czekać na wszczęcie lub zakończenie postępowania upadłościowego – wystarczy dokument z egzekucji, o ile wcześniej wierzytelność została wykazana jako przychód należny.
Małe kwoty – prostsze rozwiązanie
W przypadku drobnych wierzytelności, których dochodzenie wiązałoby się z kosztami równymi lub wyższymi od ich wartości, przedsiębiorca może sporządzić własny protokół.
Przykład
Firma transportowa z Poznania nie otrzymała zapłaty w wysokości 2 500 zł od niemieckiego kontrahenta. Koszty prowadzenia sprawy w Niemczech (honorarium adwokata, opłaty sądowe, tłumaczenia) znacznie przewyższałyby tę kwotę. W takiej sytuacji przedsiębiorca sporządza protokół, w którym wskazuje wysokość należności oraz szacuje koszty jej ewentualnego dochodzenia. Dokument taki jest wystarczający do ujęcia wierzytelności w kosztach podatkowych.
Odpis aktualizujący wierzytelność
Ogłoszenie upadłości przez kontrahenta uprawdopodabnia nieściągalność wierzytelności. Na tej podstawie przedsiębiorca może utworzyć odpis aktualizujący i zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów.
Nie ma określonego terminu sporządzenia odpisu – można to zrobić najwcześniej w miesiącu, w którym przedsiębiorca otrzymał postanowienie sądu lub dokument komorniczy, a także np. na koniec roku podatkowego.
Podstawa prawna
- art. 23 ust. 2 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- art. 16 ust. 2 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
Tematy porad zawartych w poradniku
- jak udokumentować upadłość zagranicznego kontrahenta w kosztach podatkowych,
- dokumenty wymagane do odpisania nieściągalnych wierzytelności,
- kiedy wystarczy protokół zamiast postanowienia sądu,
- czy opinia komornika jest wystarczająca do zaliczenia wierzytelności w koszty.