Identyfikacja podmiotów powiązanych to jeden z kluczowych obowiązków każdej firmy, która może podlegać dokumentacji cen transferowych. Z pozoru wydaje się to zadanie zarezerwowane dla dużych korporacji, jednak coraz częściej także mniejsze przedsiębiorstwa mają obowiązek analizować powiązania, np. przy transakcjach z udziałem wspólników, członków rodziny czy spółek z tej samej grupy. Sprawdzenie, czy kontrahent należy do grupy podmiotów powiązanych, jest kluczowe dla prawidłowego wypełnienia obowiązków podatkowych oraz uniknięcia sankcji. W tym poradniku wyjaśniam, jak praktycznie podejść do identyfikacji powiązań oraz gdzie szukać niezbędnych informacji.
Jak rozpoznać podmioty powiązane – praktyczny przewodnik
Kim są podmioty powiązane według ustawy CIT?
Podmioty powiązane to nie tylko spółki-matki i spółki-córki, ale wszelkie jednostki, między którymi występuje tzw. „znaczący wpływ”. Oznacza to sytuację, w której jeden podmiot może pośrednio lub bezpośrednio wpływać na decyzje finansowe lub operacyjne innego podmiotu. W praktyce mogą to być osoby fizyczne (np. właściciele), inne spółki, a także członkowie zarządu lub rady nadzorczej.
Przykład 1:
Spółka „Wilanowska Investments” posiada 60% udziałów w spółce „Atlas Consulting”. Według ustawy o CIT są to podmioty powiązane, ponieważ „Wilanowska Investments” wywiera znaczący wpływ na decyzje „Atlas Consulting”.
Przykład 2:
Pani Anna Nowak jest prezesem spółki „GreenTech” oraz wspólnikiem w spółce „Nowak Logistic”. Obie spółki będą uznane za powiązane na gruncie przepisów o cenach transferowych z uwagi na osobę pełniącą kluczowe funkcje zarządcze w obu podmiotach.
Gdzie sprawdzać powiązania – rejestry publiczne i narzędzia internetowe
1. Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG)
Dla jednoosobowych działalności gospodarczych oraz spółek cywilnych można sprawdzić dane właścicieli i zakres prowadzonej działalności. Po numerze NIP lub REGON łatwo odnaleźć powiązane działalności.
2. Krajowy Rejestr Sądowy (KRS)
W przypadku spółek zarejestrowanych w KRS kluczowe informacje znajdziesz w dwóch miejscach:
- Dział 1, rubryka 7 – zawiera dane wspólników, co pozwala sprawdzić powiązania kapitałowe oraz osobowe.
- Dział 2 – pokazuje kto reprezentuje spółkę (zarząd), skład organów nadzoru oraz prokurentów. Tutaj znajdziesz powiązania osobowe (np. ta sama osoba zasiada w kilku zarządach).
- W KRS znajdują się także dane historyczne (np. wcześniejsze przekształcenia), które mogą wskazywać na wcześniejsze lub pośrednie powiązania.
Przykład:
Jeśli Jan Kowalski występuje jako członek zarządu zarówno w spółce „EkoSerwis”, jak i w „Kowalski Group”, obie spółki będą traktowane jako powiązane.
3. Ogólnodostępne narzędzia do analizy powiązań
Na rynku dostępnych jest wiele internetowych narzędzi, które pozwalają szybko zidentyfikować powiązania pomiędzy firmami – często prezentują je w formie przejrzystych grafów.
Najpopularniejsze narzędzia:
- Ogólnopolska Wyszukiwarka Gospodarcza (OWG) – umożliwia wyszukiwanie powiązań osobowych i kapitałowych w prosty sposób, prezentując je graficznie.
- REJESTR.IO – pozwala zwizualizować relacje pomiędzy firmami, członkami zarządów czy wspólnikami, a także znaleźć tzw. powiązania rodzinne.
Jak identyfikować powiązania w praktyce? Trzy skuteczne metody
Metoda 1: Analiza dokumentów rejestrowych
Korzystając z KRS lub CEIDG:
- Sprawdź, kto jest wspólnikiem, członkiem zarządu, prokurentem.
- Zwróć uwagę na powtarzające się nazwiska w różnych spółkach – to może wskazywać na powiązania osobowe.
- Przeanalizuj historię zmian w KRS – często pośrednie powiązania wychodzą na jaw po przekształceniach lub przejęciach.
Metoda 2: Lista interesariuszy i weryfikacja powiązań rodzinnych
Przygotuj listę osób kluczowych w firmie i poproś je o informację, czy pozostają w relacji rodzinnej (do drugiego stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa) z kimkolwiek zaangażowanym w inne podmioty gospodarcze. Taka procedura pomaga wykryć mniej oczywiste powiązania.
Przykład:
Pan Marek Zieliński – dyrektor finansowy w spółce „Alfa”, jest bratem współwłaścicielki spółki „Beta”. Te firmy będą podlegały obowiązkom dokumentacyjnym, jeśli dokonują transakcji między sobą.
Metoda 3: Analiza czynności trójstronnych
Identyfikacja powiązań polega także na analizie transakcji, w których występuje więcej niż dwóch uczestników – np. centralna spółka grupy podpisuje umowę z podmiotem zewnętrznym, ale beneficjentem są także inne podmioty z tej samej grupy.
Przykład:
Spółka „Central Invest” zawiera umowę z firmą „Delta Logistics”, ale część usług świadczona jest także na rzecz „Gamma Trans”, powiązanej kapitałowo z „Central Invest”. W takiej sytuacji analizujemy, czy powiązania występują zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio.
📄 Wskazówka:
Przed przystąpieniem do dokumentacji cen transferowych zawsze zweryfikuj powiązania za pomocą co najmniej dwóch różnych źródeł i narzędzi. Pozwoli to uniknąć błędów i ewentualnych sporów z organami podatkowymi.
Podsumowanie – co warto zapamiętać?
- Identyfikacja podmiotów powiązanych to pierwszy i najważniejszy krok przed przygotowaniem dokumentacji cen transferowych.
- Korzystaj z KRS, CEIDG oraz internetowych narzędzi analitycznych – są one bezpłatne i ogólnodostępne.
- Zwracaj uwagę na powiązania kapitałowe, osobowe i rodzinne – wszystkie mogą powodować powstanie obowiązków dokumentacyjnych.
- Dokładnie analizuj transakcje trójstronne i skomplikowane struktury grupy – mogą one generować mniej oczywiste powiązania.
- Dokumentuj proces identyfikacji – warto posiadać dowody przeprowadzonej analizy w razie kontroli.
Podstawa prawna
- art. 11a ust. 1 pkt 4, art. 11k, art. 11l, art. 11m – Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805 z późn. zm.)
- art. 23m, art. 23w – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1640 z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- identyfikacja podmiotów powiązanych CIT 2025
- analiza powiązań osobowych i kapitałowych
- narzędzia do wyszukiwania powiązań gospodarczych
- dokumentacja cen transferowych obowiązki
Przydatne adresy urzędowe: