Prawidłowe przypisanie kosztów zakupu do materiałów znajdujących się w magazynie bywa wyzwaniem – szczególnie w sytuacjach, gdy dochodzi do zwrotów, reklamacji czy częściowego rozliczenia transakcji. W niniejszym poradniku wyjaśniamy, kiedy można stosować uproszczoną wycenę surowców, jak traktować koszty transportu oraz jak prawidłowo ująć reklamację części towaru. Wszystko to – w świetle obowiązujących przepisów ustawy o rachunkowości.
Uproszczona wycena materiałów – kiedy jest dopuszczalna?
Zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, zapasy materiałów ujmuje się na dzień ich nabycia według ceny nabycia, która obejmuje nie tylko cenę zakupu, ale również koszty bezpośrednio związane z zakupem: transport, cło, załadunek, wyładunek, składowanie czy inne koszty doprowadzenia do stanu zdatnego do użycia.
Jednak w praktyce, wiele jednostek – zwłaszcza mniejszych – stosuje uproszczenie, polegające na wycenie materiałów w cenach zakupu, bez doliczania dodatkowych kosztów nabycia. Jest to możliwe, ale pod warunkiem, że:
✔ nie zniekształca to rzetelnego i jasnego obrazu sytuacji majątkowej jednostki,
✔ nie wpływa negatywnie na wynik finansowy.
👉 Potwierdza to art. 34 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, który dopuszcza taką praktykę, o ile spełnione są wyżej wymienione warunki.
Jak traktować koszty transportu i inne koszty nabycia?
W przypadku pełnego zakupu surowców koszty zakupu (np. transport, magazynowanie, cło) rozlicza się proporcjonalnie do całkowitej ilości materiałów. Jednak gdy część towaru zostaje zwrócona w ramach reklamacji – pojawia się problem: czy rozliczyć koszty zakupu ponownie, czy pozostawić je przy pozostałej części surowca?
🔍 Zgodnie z zasadą rzetelnego obrazu – koszty zakupu, które dotyczą towaru reklamowanego i zwróconego, nie powinny zostać rozliczone na towarze pozostającym w magazynie. W praktyce oznacza to, że część kosztów (np. transportu) przypadająca na zwrócony towar, powinna być przeniesiona do kosztów okresu.
Przykład praktyczny – jak rozliczyć reklamację surowców?
Załóżmy następującą sytuację:
- Firma z Wrocławia zakupiła 10 kg pigmentu do produkcji farb,
- Cena zakupu: 100 zł (10 zł/kg),
- Koszty transportu: 20 zł,
- Cena nabycia całkowita: 120 zł → 12 zł/kg.
Następnie reklamuje połowę dostawy – 5 kg – z powodu zanieczyszczenia. Kontrahent uznaje reklamację i zwraca połowę wartości ceny zakupu, tj. 50 zł.
➡️ Błąd: wystawienie PZ minus (przyjęcia zwrotu) na 50 zł i pozostawienie kosztów zakupu w wartości surowca na magazynie skutkuje tym, że cena jednostkowa pozostałego towaru spada (czyli zmienia się wycena magazynowa).
➡️ Prawidłowe podejście: PZ minus powinien opiewać na 60 zł (5 kg x 12 zł/kg), czyli uwzględniać także przypadającą część kosztów transportu. Brakująca różnica między kwotą zwrotu (50 zł) a wartością księgową zwracanego towaru (60 zł) – czyli 10 zł – powinna być zaksięgowana jako koszt bieżącego okresu, a nie jako odchylenie od ceny ewidencyjnej, jeśli jednostka takich cen nie stosuje.
Kluczowe wskazówki dla przedsiębiorców 📌
- Zawsze dokumentuj zasady wyceny materiałów w polityce rachunkowości – zwłaszcza gdy stosujesz uproszczenia.
- W przypadku reklamacji pamiętaj, że koszty zakupu przypadające na zwrócony towar nie powinny obciążać towaru pozostałego w magazynie.
- Jeśli stosujesz uproszczoną wycenę w cenach zakupu, upewnij się, że nie wpływa to istotnie na wynik finansowy.
- Koszty zwrotów (np. część cła, koszt transportu przypadający na zwracany towar) ujmuj jako koszty okresu – czyli księguj je bezpośrednio w wynik finansowy, a nie rozdzielaj na pozostały towar.
Podsumowanie
Prawidłowa wycena surowców po reklamacjach wymaga zachowania spójności z przyjętą polityką rachunkowości. W przypadku zwrotu części materiału:
✔ PZ minus powinien obejmować pełną wartość księgową zwracanego towaru,
✔ Koszty zakupu przypadające na zwrócony towar nie powinny zostać „przypisane” towarowi pozostałemu na magazynie,
✔ Różnica między wartością księgową a kwotą zwrotu powinna zostać zaksięgowana jako koszt okresu, a nie jako odchylenie, jeśli nie stosujemy cen ewidencyjnych.
Podstawa prawna
- art. 28 ust. 1 pkt 6, ust. 2, ust. 11 pkt 1 – ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.)
- art. 34 ust. 1 pkt 1 – ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- wycena surowców przy reklamacji
- koszty transportu w ewidencji magazynowej
- uproszczona wycena materiałów
- księgowanie reklamacji materiałów
- zasady rachunkowości w magazynie