Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR) to podstawowy obowiązek wielu przedsiębiorców. Księga ta pozwala na określenie dochodu do opodatkowania w sposób uproszczony i jest alternatywą dla pełnej księgowości. W tym poradniku dowiesz się, kto musi prowadzić PKPiR, jak wygląda jej struktura, jakie zdarzenia gospodarcze powinny zostać ujęte i jak ich księgowanie wygląda w praktyce. Znajdziesz tu również przykłady, które pomogą Ci w samodzielnym prowadzeniu ewidencji.
Kto jest zobowiązany do prowadzenia PKPiR?
PKPiR prowadzą podatnicy, którzy:
- rozliczają się na zasadach ogólnych (skala podatkowa lub podatek liniowy),
- nie są zobowiązani do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości,
- oraz prowadzą działalność gospodarczą.
To rozwiązanie jest szczególnie popularne wśród mikroprzedsiębiorców, którzy chcą uniknąć kosztów związanych z pełną księgowością, a jednocześnie muszą dokumentować swoje przychody i koszty.
Budowa podatkowej księgi przychodów i rozchodów
PKPiR ma 17 kolumn, z których każda odpowiada za inny rodzaj ewidencjonowanych danych. Choć przepisy dopuszczają możliwość elektronicznego prowadzenia księgi, to w każdym przypadku powinna być ona zszyta i ponumerowana, a zapisy powinny być prowadzone systematycznie i rzetelnie. Istnieją dwie główne metody numerowania dowodów księgowych:
Numeracja dokumentów:
- Numeracja roczna: rozpoczyna się od 1 stycznia danego roku podatkowego i trwa do jego końca. Przykład: 1/2025, 2/2025, 3/2025…
- Numeracja miesięczna: osobna numeracja w każdym miesiącu, np. 1/01, 2/01, 1/02, 2/02…
🔎 Uwaga: Wybraną metodę numeracji należy stosować konsekwentnie przez cały rok. Nie wolno jej zmieniać w trakcie roku.
Kolumna 7 – Przychody ze sprzedaży
To jedna z kluczowych kolumn w PKPiR. W kolumnie 7 ujmujemy przychody ze sprzedaży towarów i usług, które stanowią podstawową działalność gospodarczą.
📄 Przykład:
Pan Łukasz prowadzi jednoosobową firmę informatyczną w Gdyni. W dniu 28 lutego 2025 r. wystawił fakturę nr 15/02/2025 za wykonanie strony internetowej – 3000 zł. W kolumnie 7 powinien ująć ten przychód.
| Lp. | Data zdarzenia | Nr dowodu księgowego | Opis | Kol. 7 – Przychód ze sprzedaży |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 28-02-2025 | FV 15/02/2025 | Strona WWW | 3000,00 zł |
Kolumna 8 – Pozostałe przychody
Kolumna 8 obejmuje przychody niezwiązane bezpośrednio z główną działalnością, np.:
- zbycie składników majątku,
- otrzymane kary umowne,
- dodatnie różnice kursowe,
- zwroty ubezpieczeń.
📄 Przykład:
Pani Natalia prowadzi sklep odzieżowy. W marcu 2025 roku sprzedała zużytą kasę fiskalną za 250 zł. Przychód ten wpisuje w kolumnie 8.
| Lp. | Data zdarzenia | Nr dowodu księgowego | Opis | Kol. 8 – Pozostałe przychody |
|---|---|---|---|---|
| 2 | 15-03-2025 | DW 03/15 | Sprzedaż używanej kasy | 250,00 zł |
Kolumna 10 – Zakup towarów handlowych i materiałów
Tutaj ewidencjonujemy wszystkie zakupy materiałów i towarów wykorzystywanych w działalności – zarówno do dalszej odsprzedaży, jak i jako elementy zużywane w toku świadczenia usług.
📄 Przykład 1:
Pani Marta prowadzi studio kosmetyczne. W lutym 2025 zakupiła zestaw maseczek kosmetycznych za 560 zł. Ten zakup ujmuje w kolumnie 10.
📄 Przykład 2:
Pan Paweł – stolarz z Radomia – nabył deskę dębową do wykonania stołu dla klienta. Koszt: 840 zł. Deska, jako materiał podstawowy, również powinna zostać zaksięgowana w kolumnie 10.
Kolumna 11 – Koszty uboczne zakupu
W tej kolumnie ujmuje się wszelkie dodatkowe koszty związane z zakupem towarów i materiałów, takie jak:
- transport,
- załadunek i wyładunek,
- ubezpieczenie w drodze.
📌 Ważne: Warunkiem ujęcia kosztu w kolumnie 11 jest jego bezpośredni związek z zakupem materiału lub towaru. Jeżeli np. przedsiębiorca kupuje sprzęt z dostawą i na fakturze wykazano koszt transportu – transport księguje się oddzielnie właśnie w kolumnie 11.
📄 Przykład:
Pan Artur prowadzi pracownię krawiecką. W kwietniu 2025 r. zakupił materiały z hurtowni – faktura opiewała na 1800 zł (materiały) oraz 100 zł (transport). Materiały wpisuje w kolumnie 10, a koszt transportu – w kolumnie 11.
| Lp. | Data zdarzenia | Nr dowodu księgowego | Opis | Kol. 10 – Zakup | Kol. 11 – Koszty uboczne |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 | 12-04-2025 | FV 77/04/2025 | Materiały krawieckie | 1800,00 zł | |
| 4 | 12-04-2025 | FV 77/04/2025 | Transport materiałów | 100,00 zł |
Kolumna 12 – Wynagrodzenia
W kolumnie 12 należy księgować:
- wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom (zarówno w gotówce, jak i w naturze),
- wynagrodzenia z umów cywilnoprawnych (zlecenia i dzieło),
- świadczenia niepieniężne (np. abonamenty medyczne, posiłki, vouchery) – ale tylko, jeśli stanowią formę wynagrodzenia.
📌 Pamiętaj:
- Wypłata wynagrodzenia w naturze powinna być wyceniona wg przeciętnych cen rynkowych.
- Dowodem księgowym może być lista płac lub przelew na konto pracownika.
📄 Przykład:
Firma eventowa „Impresja” zatrudnia 3 pracowników. Wynagrodzenie za kwiecień 2025 r. wyniosło łącznie 15 000 zł brutto i zostało wypłacone 30.04.2025 r. Księgowanie wygląda następująco:
| Lp. | Data zdarzenia | Nr dowodu księgowego | Opis | Kol. 12 – Wynagrodzenia |
|---|---|---|---|---|
| 5 | 30-04-2025 | LP 4/2025 | Lista płac | 15 000,00 zł |
Kolumna 13 – Pozostałe koszty
To jedna z najczęściej używanych kolumn. Obejmuje wszystkie inne koszty prowadzenia działalności, których nie można zakwalifikować do kolumn 10–12, a które spełniają definicję kosztu uzyskania przychodu.
Co może się znaleźć w kolumnie 13:
- czynsz, media (prąd, gaz, woda),
- telefon, internet, opłaty za domeny i hosting,
- zakup paliwa, leasing, naprawy pojazdów,
- amortyzacja środków trwałych,
- zakup wyposażenia (np. komputer, drukarka),
- usługi księgowe, prawne,
- diety i koszty podróży służbowych.
📄 Przykład 1:
Pani Joanna prowadzi sklep internetowy. W maju 2025 r. zakupiła laptopa do obsługi zamówień za 4200 zł. Nie zalicza go do środków trwałych. Laptop zostaje ujęty w kolumnie 13 jako wyposażenie.
📄 Przykład 2:
Pan Wojciech – doradca finansowy – w marcu 2025 opłacił fakturę za dostęp do programu do fakturowania – 230 zł netto. Ten koszt również trafi do kolumny 13.
| Lp. | Data zdarzenia | Nr dowodu księgowego | Opis | Kol. 13 – Pozostałe koszty |
|---|---|---|---|---|
| 6 | 03-05-2025 | FV 21/05/2025 | Laptop | 4200,00 zł |
| 7 | 12-03-2025 | FV 43/03/2025 | Program do faktur | 230,00 zł |
Wskazówka praktyczna:
Wydatki na zakup sprzętu komputerowego lub wyposażenia (poniżej 10 000 zł) mogą być bezpośrednio ujęte w kosztach, zamiast wprowadzać je do ewidencji środków trwałych i amortyzować.
Rzetelność i niewadliwość PKPiR – na co trzeba uważać?
PKPiR, mimo że jest uproszczoną formą ewidencji, musi być prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami. Od tego zależy, czy zostanie uznana przez organy podatkowe za rzetelną i niewadliwą, co ma ogromne znaczenie w razie kontroli.
Co to znaczy, że księga jest niewadliwa?
📌 PKPiR uznaje się za niewadliwą, jeżeli:
- prowadzona jest zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów (wzór księgi i objaśnienia do kolumn),
- zawiera wszystkie wymagane elementy, takie jak numeracja stron, właściwe oznaczenia kolumn i odpowiednie zapisy,
- jest prowadzona na bieżąco i zgodnie z chronologią.
Kiedy księga jest rzetelna?
Rzetelność oznacza, że księga odzwierciedla rzeczywisty stan faktyczny. To znaczy, że:
- wszystkie przychody i koszty zostały ujęte zgodnie z dokumentami,
- księga nie zawiera zapisów fikcyjnych ani niepomocnych dla ustalenia podstawy opodatkowania.
Rozporządzenie wskazuje też przypadki, kiedy mimo błędów księga nadal może być uznana za rzetelną:
✅ Niewpisane lub błędnie wpisane kwoty nie przekraczają 0,5% przychodu za rok podatkowy, lub
✅ Błędy wynikają z nieszczęśliwego wypadku albo zdarzenia losowego, lub
✅ Błędy skutkowały zawyżeniem podstawy opodatkowania, lub
✅ Podatnik dokonał korekty przed kontrolą skarbową albo w terminie na korektę deklaracji, lub
✅ Błąd wynika z oczywistej omyłki (np. zamiana cyfr), a podatnik posiada odpowiedni dowód księgowy.
📄 Orzecznictwo:
„Możliwość przyjęcia za podstawę rozstrzygnięcia innego stanu niż wynikający z ksiąg podatkowych zachodzi dopiero, gdy domniemanie rzetelności ksiąg zostanie obalone (…)”
(NSA, wyrok z 17.10.2018 r., II FSK 847/18)
Korygowanie błędów w PKPiR – jak robić to prawidłowo?
Błędy w prowadzeniu księgi zdarzają się nawet najbardziej skrupulatnym przedsiębiorcom. Kluczowe jest jednak właściwe ich skorygowanie, aby nie narazić się na zarzut nierzetelności.
Dopuszczalne sposoby poprawy błędów:
- Skreślenie błędnego zapisu i wpisanie poprawnego – przy czym:
- skreślenie musi być czytelne (nie zamazane),
- obok poprawki musi znaleźć się data i podpis osoby dokonującej poprawy.
- Korekta zapisów poprzez wpisanie nowego dowodu księgowego:
- np. faktura korygująca sprzedaż lub wewnętrzny dokument korygujący,
- korekta ujemna może być wpisana kolorem czerwonym lub ze znakiem „–”.
📌 Uwaga praktyczna: Jeżeli księgę prowadzi się w formie elektronicznej (np. program księgowy), program powinien mieć funkcję historii zmian, co spełnia wymóg czytelności korekty.
📄 Przykład:
Pani Ewelina błędnie zaksięgowała fakturę za zakup towarów jako pozostałe koszty. Po zauważeniu błędu:
- skreśla pierwotny wpis w kolumnie 13,
- przenosi go do kolumny 10,
- podpisuje poprawkę i wpisuje datę zmiany.
Kiedy urząd może zakwestionować księgę?
📌 Organy podatkowe mogą odrzucić PKPiR jako podstawę do ustalenia dochodu, gdy:
- księga nie została prawidłowo prowadzona (np. brak zapisów, fałszywe dane),
- zapisy są nieczytelne, niepełne lub nie odpowiadają rzeczywistości,
- podatnik nie posiada dowodów księgowych,
- występują powtarzające się błędy lub zaniechania.
W takim przypadku organ może oszacować dochód na podstawie:
- innych dokumentów,
- porównania do podobnych działalności,
- opinii biegłych lub danych statystycznych.
🛑 Konsekwencje:
- utrata zaufania organów podatkowych,
- potencjalne sankcje karno-skarbowe,
- konieczność zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami.
Jak ustalić dochód do opodatkowania na podstawie PKPiR?
PKPiR umożliwia ustalenie dochodu, który podlega opodatkowaniu. Dochód to różnica między przychodami a kosztami uzyskania przychodu, wykazanymi w odpowiednich kolumnach księgi. Ustalony dochód służy do obliczenia zaliczki na podatek dochodowy – według skali podatkowej lub podatku liniowego, w zależności od wybranej formy opodatkowania.
Etapy ustalania dochodu:
- Zsumuj wszystkie przychody – kolumna 7 (przychody ze sprzedaży) i kolumna 8 (pozostałe przychody).
- Zsumuj wszystkie koszty – kolumny 10 (zakup towarów i materiałów), 11 (koszty uboczne zakupu), 12 (wynagrodzenia) i 13 (pozostałe koszty).
- Od przychodów odejmij koszty – uzyskasz dochód.
🔎 Jeśli koszty przewyższają przychody, powstaje strata podatkowa, którą można rozliczyć w kolejnych latach.
Przykład 1 – ustalenie dochodu i zaliczki na podatek (podatek liniowy)
🧑💼 Pani Karolina prowadzi sklep z galanterią i opodatkowuje działalność podatkiem liniowym (19%). W styczniu 2025 roku uzyskała następujące wyniki:
- Przychód ze sprzedaży towarów (kol. 7): 290 134,88 zł
- Pozostałe przychody (kol. 8): 0 zł
- Razem przychody: 290 134,88 zł
- Koszty:
- Zakup towarów (kol. 10): 120 218,53 zł
- Koszty uboczne zakupu (kol. 11): 0 zł
- Wynagrodzenia (kol. 12): 0 zł
- Pozostałe koszty (kol. 13): 9365,23 zł
- Razem koszty: 129 583,76 zł
📌 Dochód = 290 134,88 – 129 583,76 = 160 551,12 zł
📌 Podatek liniowy 19% = 160 551,12 × 0,19 = 30 504,71 zł → zaokrąglone: 30 505 zł
Przykład 2 – ustalenie dochodu i zaliczki na podatek (skala podatkowa)
🧑💼 W tym samym miesiącu Pani Karolina rozlicza się jednak według skali podatkowej (12% i 32%). Oto jej dane:
- Przychód: 90 134,88 zł
- Koszty: 29 583,76 zł
- Dochód = 90 134,88 – 29 583,76 = 60 551,12 zł
Zaliczka na podatek obliczana jest według wzoru:
- dla dochodu do 120 000 zł – stawka 12% i kwota zmniejszająca podatek 3600 zł
📌 Obliczenie:
- 60 551,12 × 12% = 7266,13 zł
- 7266,13 – 3600 = 3666,13 zł → zaokrąglone: 3666 zł
📄 Uwaga: Zaliczkę za dany miesiąc należy zapłacić do 20. dnia miesiąca następnego (czyli za styczeń – do 20 lutego).
Jak księga PKPiR wpływa na rozliczenia roczne?
- Sumowanie roczne kolumn przychodów i kosztów pozwala ustalić dochód za cały rok podatkowy.
- Na tej podstawie wypełnia się zeznanie roczne PIT (np. PIT-36 lub PIT-36L).
- Rzetelnie prowadzona księga jest głównym źródłem danych dla celów rozliczeniowych i dowodowych w razie kontroli.
📌 Pamiętaj: Zapisów dokonuje się na podstawie dowodów księgowych, które muszą być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym złożono zeznanie.
Jak ewidencjonować materiały i towary w kolumnie 10 PKPiR?
Kolumna 10 służy do ujmowania zakupów materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu. Wbrew pozorom nie chodzi tu wyłącznie o towary przeznaczone do dalszej odsprzedaży. Kluczowe znaczenie ma to, czy dany materiał:
- jest wykorzystywany bezpośrednio w działalności,
- wchodzi w skład produktu/usługi, lub
- oddaje swoje właściwości wykonanej usłudze.
Jakie zakupy wpisujemy do kolumny 10?
Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR, w kolumnie 10 ujmuje się m.in.:
- towary handlowe – przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzetworzonym,
- materiały podstawowe – główny składnik wytwarzanego wyrobu lub usługi (np. deski w stolarni, bandaże u pielęgniarki),
- materiały pomocnicze – nie są głównym składnikiem, ale wpływają na efekt końcowy (np. środki czyszczące, barwniki),
- wyroby gotowe, półfabrykaty, odpady i braki, które podlegają dalszemu przerobowi lub obróbce.
Przykład 1 – działalność medyczna
🧑⚕️ Pani Monika prowadzi indywidualną praktykę pielęgniarską. W maju 2025 zakupiła 10 opakowań bandaży za 120 zł.
📌 Bandaże są materiałem podstawowym – stanowią element usługi, stają się jej fizycznym składnikiem.
📄 Wpis w PKPiR:
| Lp. | Data | Nr dowodu | Opis | Kol. 10 – Zakup |
|---|---|---|---|---|
| 8 | 22-05-2025 | FV 098/05/25 | Bandaże | 120,00 zł |
Przykład 2 – działalność kosmetyczna
💅 Pani Justyna prowadzi gabinet kosmetyczny. W kwietniu 2025 kupiła:
- lakiery do paznokci – 600 zł (kol. 10),
- opłatę za transport – 20 zł (kol. 11).
📌 Lakiery służą do wykonania usługi – wpis w kolumnie 10. Transport – do kolumny 11.
| Lp. | Data | Nr dowodu | Opis | Kol. 10 | Kol. 11 |
|---|---|---|---|---|---|
| 9 | 18-04-2025 | FV 145/04 | Lakiery | 600,00 zł | |
| 10 | 18-04-2025 | FV 145/04 | Transport | 20,00 zł |
Przykład 3 – działalność stomatologiczna
🦷 Pan Daniel prowadzi gabinet stomatologiczny. Zakupił:
- materiały do wypełniania zębów,
- masy wyciskowe,
- środki do płukania kanałów.
Zgodnie z interpretacją Dyrektora KIS z 8.01.2014 r. (IPTPB1/415-624/13-4/KSU), te materiały należy ujmować jako zakup materiałów podstawowych lub pomocniczych w kolumnie 10, ponieważ:
- wchodzą w skład gotowego wyrobu (np. wypełnienie zęba),
- oddają swoje właściwości usłudze (np. masy wyciskowe, środki dezynfekujące).
Wątpliwości: kiedy koszt trafi do kolumny 13 zamiast 10?
Zdarzają się sytuacje, gdy zakup może zostać błędnie zakwalifikowany. Oto praktyczna zasada:
🧩 Kolumna 10 – zakup składnika, który jest zużywany bezpośrednio do wykonania usługi lub jest dalej odsprzedawany.
🧩 Kolumna 13 – zakup rzeczy, które nie wchodzą w skład wykonanej usługi lub towaru, lecz są np. wyposażeniem, mają charakter ogólny.
📄 Przykład błędnej kwalifikacji:
Zakup mebli biurowych (np. biurko) nie powinien trafić do kolumny 10, bo nie stanowi materiału podstawowego – wpis do kolumny 13.
Podsumowanie – co warto zapamiętać przy prowadzeniu PKPiR?
Prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów to nie tylko obowiązek, ale i narzędzie, które – jeśli jest rzetelnie prowadzone – pozwala uniknąć wielu problemów podatkowych. Oto najważniejsze zasady:
🔎 Najważniejsze wskazówki praktyczne:
✔ Stosuj jednolitą numerację dokumentów – wybierz numerację roczną lub miesięczną i nie zmieniaj jej w trakcie roku.
✔ Dbaj o chronologię i kompletność zapisów – każda transakcja musi mieć odzwierciedlenie w PKPiR.
✔ Sprawdzaj klasyfikację kosztów – towary handlowe i materiały wpisuj do kolumny 10, koszty transportu do kolumny 11, wynagrodzenia do 12, a pozostałe koszty – do 13.
✔ Dokumentuj wszystko – każdy zapis w księdze powinien mieć pokrycie w dowodzie księgowym.
✔ Koryguj błędy przejrzyście – stosuj poprawki zgodne z przepisami, zapisując datę i podpis.
✔ Ewidencjonuj koszty i przychody na bieżąco – opóźnienia mogą świadczyć o nierzetelności.
✔ Regularnie sumuj kolumny i ustalaj dochód – to pozwala uniknąć zaległości podatkowych.
Podstawa prawna
- § 3, § 12, § 13, § 14, § 17, § 20–22 – Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 z późn. zm.)
- Art. 193 § 1 i § 6 – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2383)
- Art. 23 – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 2267)
Tematy porad zawartych w poradniku
- prowadzenie PKPiR 2025
- księgowanie materiałów w kolumnie 10
- jak zaksięgować wynagrodzenia PKPiR
- rzetelność księgi przychodów i rozchodów
- zaliczka na podatek liniowy 2025