Umowy cywilnoprawne, w tym popularna umowa zlecenia, od kilku lat podlegają ścisłym regulacjom dotyczącym minimalnej stawki godzinowej i ewidencjonowania czasu pracy. Z tego poradnika dowiesz się, jak zgodnie z prawem potwierdzać liczbę przepracowanych godzin przez zleceniobiorcę, jakich formalności należy dopełnić, jakie są wyjątki od tych zasad oraz jak najlepiej zabezpieczyć interesy swojej firmy. Poznasz również praktyczne przykłady i najczęstsze błędy, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub sporów ze zleceniobiorcą.
Dlaczego ewidencjonowanie godzin pracy zleceniobiorców jest tak ważne?
Każdy przedsiębiorca zawierający umowę zlecenia musi pamiętać, że od 1 stycznia 2017 roku obowiązuje nakaz wypłacania wynagrodzenia nie niższego niż minimalna stawka godzinowa określona w ustawie. Obowiązek ten jest ściśle powiązany z koniecznością prowadzenia rzetelnej ewidencji godzin pracy. To właśnie na podstawie tej ewidencji ustala się, ile dokładnie należy wypłacić zleceniobiorcy. Niewłaściwe dokumentowanie czasu pracy może skutkować sankcjami finansowymi, a także sporami sądowymi dotyczącymi wynagrodzenia.
Jak prawidłowo ewidencjonować liczbę przepracowanych godzin?
Podpisanie umowy zlecenia – pierwszy krok do prawidłowego rozliczenia
Już na etapie sporządzania umowy zlecenia warto szczegółowo określić zasady ewidencjonowania czasu pracy. Jeśli tego nie zrobisz, automatycznie uruchamiają się ustawowe procedury dotyczące potwierdzania liczby godzin pracy.
Przykład 1:
Firma budowlana „FachBud” z Bydgoszczy podpisała umowę zlecenia z panem Marcinem. W umowie zawarto postanowienie, że zleceniobiorca będzie codziennie rejestrował faktycznie przepracowane godziny w aplikacji elektronicznej, a na koniec miesiąca przesyłał raport do zleceniodawcy. Na podstawie tego raportu firma wypłaca wynagrodzenie.
Przykład 2:
Agencja eventowa „EventPro” zawarła ustną umowę zlecenia z panią Katarzyną na obsługę wydarzenia. Przed rozpoczęciem pracy zleceniodawca przesłał jej e-mailem informację, że ma dokumentować godziny pracy w arkuszu kalkulacyjnym, który następnie prześle do firmy przed terminem wypłaty.
Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy – kiedy jest konieczny?
W zdecydowanej większości przypadków przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić ewidencję godzin przepracowanych przez zleceniobiorcę. Ewidencjonowanie dotyczy każdej umowy, w której wypłacane jest wynagrodzenie według stawki godzinowej (wynikającej z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).
- Wyjątki – obowiązek ewidencjonowania nie dotyczy m.in. umów, w których:
- Zleceniobiorca samodzielnie decyduje o miejscu i czasie wykonywania zlecenia i otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne,
- Świadczone są niektóre usługi opiekuńcze lub bytowe (np. prowadzenie rodzinnego domu pomocy),
- Sprawowana jest opieka całodobowa nad grupą lub osobą przez okres powyżej jednej doby,
- Dotyczą usług opieki domowej nad osobą niepełnosprawną, przewlekle chorą lub starszą, przy spełnieniu szczególnych warunków dotyczących zamieszkania i czasu świadczenia usług.
Jak ustalić sposób potwierdzania godzin pracy? Forma umowy ma znaczenie!
Umowa w formie pisemnej
Najbezpieczniej jest zawrzeć umowę zlecenia na piśmie. Wtedy w treści umowy powinny znaleźć się szczegółowe zapisy dotyczące:
- Sposobu potwierdzania liczby godzin (np. rejestr elektroniczny, papierowy raport, aplikacja mobilna),
- Terminu składania raportów przez zleceniobiorcę (np. do 3 dni przed wypłatą).
Jeśli nie ma takich zapisów, zleceniobiorca musi przedstawić zleceniodawcy informację o liczbie przepracowanych godzin (w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej) przed wypłatą wynagrodzenia.
Przykład 3:
Firma transportowa „TransGLOB” nie określiła w umowie zlecenia sposobu ewidencji czasu pracy. W związku z tym zleceniobiorca, pan Adam, przesyłał co miesiąc mailem wykaz przepracowanych godzin, a firma wypłacała wynagrodzenie na tej podstawie.
Umowa zawarta ustnie – dodatkowe obowiązki
Przy ustnej umowie zlecenia zleceniodawca, przed rozpoczęciem wykonywania zlecenia, musi przesłać zleceniobiorcy (pisemnie, elektronicznie lub dokumentowo) ustalenia dotyczące sposobu potwierdzania godzin pracy. Jeśli tego nie zrobi, obowiązuje domyślny model: zleceniobiorca przedkłada zleceniodawcy wykaz godzin przed wypłatą.
Najczęstsze formy potwierdzania liczby przepracowanych godzin
- Raport papierowy podpisany przez zleceniobiorcę
- Wydruk lub eksport danych z systemu elektronicznego (np. aplikacja rejestrująca wejścia i wyjścia)
- Zestawienie godzin przesłane e-mailem lub w formie pliku (np. arkusz Excel)
- System rejestracji czasu pracy (online, mobilny lub firmowy)
Każda z tych form jest zgodna z prawem, pod warunkiem że potwierdza liczbę godzin w sposób rzetelny i pozwala na weryfikację w razie kontroli.
Ważne wyjątki – kiedy nie trzeba prowadzić ewidencji godzin?
Zgodnie z ustawą, ewidencjonowanie godzin nie dotyczy:
- Osób zatrudnionych przez agencje pracy tymczasowej na umowie cywilnoprawnej (ewidencję prowadzi pracodawca użytkownik),
- Osób wykonujących usługi wyłącznie prowizyjnie, decydujących o miejscu i czasie pracy,
- Umów dotyczących opieki i pomocy społecznej, jeśli spełniają warunki określone w ustawie,
- Usług opieki domowej świadczonych przez osoby mieszkające z podopiecznym, gdy praca trwa dłużej niż 1 doba.
Skutki braku ewidencjonowania godzin pracy
Brak prawidłowej ewidencji może skutkować:
- Zarzutem niewypłacenia wynagrodzenia w prawidłowej wysokości,
- Sankcjami nałożonymi przez Państwową Inspekcję Pracy,
- Trudnościami w udowodnieniu liczby przepracowanych godzin w razie sporu ze zleceniobiorcą.
Podsumowanie – kluczowe zasady dla przedsiębiorcy
- Zawsze ustal w umowie zlecenia (najlepiej pisemnej) sposób potwierdzania liczby przepracowanych godzin.
- Jeśli nie określisz tej procedury – zastosowanie mają przepisy ustawowe, a zleceniobiorca przedkłada Ci wykaz godzin przed wypłatą.
- Pamiętaj o wyjątkach – nie każda umowa cywilnoprawna wymaga ewidencji czasu pracy.
- Brak rzetelnej ewidencji to ryzyko wysokich kar i sporów sądowych.
Podstawa prawna
- art. 8a ust. 1-7 – Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę
- art. 52 – Ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej
- Ustawa z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych
Tematy porad zawartych w poradniku
- ewidencjonowanie godzin umowa zlecenia 2025
- minimalna stawka godzinowa zlecenie
- potwierdzanie czasu pracy zleceniobiorcy
- wyjątki od ewidencji godzin umowa zlecenia
- wzór ewidencji czasu pracy zlecenie
Adresy urzędowych stron powiązanych z tematem
- https://www.gov.pl/web/pip (Państwowa Inspekcja Pracy)
- https://www.gov.pl/web/rodzina (Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej)
- https://isap.sejm.gov.pl/ (Internetowy System Aktów Prawnych)