Wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) wiąże się z konkretnymi obowiązkami dla pracodawców, zwłaszcza w zakresie terminowego i poprawnego dokonywania wpłat. Niedopełnienie tych obowiązków może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych – nawet do miliona złotych grzywny. W tym poradniku wyjaśniam krok po kroku, kto, ile i kiedy powinien wpłacać do PPK oraz na co warto zwrócić uwagę, aby uniknąć błędów i sankcji.
Kogo dotyczy obowiązek dokonywania wpłat do PPK?
Każdy pracodawca, który został objęty obowiązkiem wdrożenia PPK, ma również obowiązek terminowego i prawidłowego dokonywania wpłat na konta pracowników prowadzone w wybranej instytucji finansowej. Obowiązek ten ciąży bezpośrednio na podmiocie zatrudniającym lub osobie działającej w jego imieniu.
⚠️ Konsekwencje braku wpłat
Zgodnie z przepisami, za nieuiszczenie wpłat do PPK w terminie przewidzianym ustawą, grozi kara grzywny od 1000 zł do nawet 1 000 000 zł.
Kto finansuje wpłaty do PPK i w jakiej wysokości?
Wpłaty do PPK pochodzą z trzech źródeł:
- Pracodawca (podmiot zatrudniający) – finansuje wpłaty podstawowe i opcjonalnie dodatkowe.
- Pracownik (uczestnik PPK) – również finansuje wpłaty podstawowe i opcjonalnie dodatkowe.
- Państwo – dokonuje dopłat rocznych i wpłaty powitalnej, ale nie są one przedmiotem tego poradnika.
Wpłaty finansowane przez pracodawcę
✅ Obowiązkowe wpłaty podstawowe
Pracodawca jest zobowiązany finansować 1,5% wynagrodzenia brutto uczestnika PPK.
✅ Dobrowolne wpłaty dodatkowe
Pracodawca może zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości do 2,5% wynagrodzenia brutto. Taka wpłata musi być uregulowana w umowie o zarządzanie PPK.
🧩 Przykład praktyczny
Firma produkcyjna „Metalkom” zatrudniająca 140 osób zdecydowała, że oprócz wpłaty podstawowej, będzie finansować również 1% dodatkowej wpłaty do PPK dla pracowników z minimum 3-letnim stażem pracy. W efekcie, pracownicy z dłuższym stażem otrzymują z PPK większe wpłaty, co zwiększa ich lojalność wobec firmy.
📌 Dodatkowe informacje:
- Wpłaty finansowane przez pracodawcę są naliczane od wynagrodzenia brutto, ale nie podlegają składkom ZUS.
- Koszty te mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, poza wyjątkami (np. wpłaty naliczane od premii czy nagród).
Wpłaty finansowane przez uczestnika PPK
✅ Obowiązkowe wpłaty podstawowe
Standardowa wysokość to 2% wynagrodzenia brutto, ale w przypadku niskich dochodów (poniżej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia), uczestnik może obniżyć wpłatę do 0,5%.
✅ Dobrowolne wpłaty dodatkowe
Uczestnik może sam zadeklarować dodatkowe wpłaty w wysokości do 2% wynagrodzenia brutto.
📌 Sposób naliczania i opodatkowanie:
- Składka uczestnika jest naliczana od brutto, ale potrącana z netto.
- Pracownik ponosi dodatkowo koszt podatku dochodowego od wpłat pracodawcy (zarówno podstawowej, jak i dodatkowej).
🧩 Przykład praktyczny
Pani Alicja, pracująca w firmie doradczej z wynagrodzeniem 5400 zł brutto, zdecydowała się na dodatkową wpłatę w wysokości 1,5%. Jej miesięczny koszt wpłat do PPK (łącznie z wpłatą obowiązkową i podatkiem od składki pracodawcy) wynosi około 180 zł miesięcznie, ale oszczędności w PPK rosną znacznie szybciej dzięki łącznym wpłatom.
Kiedy należy dokonać pierwszej wpłaty do PPK?
Obowiązek dokonania pierwszych wpłat do PPK pojawia się w kolejnym miesiącu po zawarciu umowy o prowadzenie PPK z wybraną instytucją finansową.
📌 Termin
Wpłaty muszą zostać przekazane do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały naliczone i pobrane.
🧩 Przykład praktyczny
Firma logistyczna „TransRoute” zawarła umowę o prowadzenie PPK 12 sierpnia. Wynagrodzenia za sierpień wypłacane są 31 sierpnia. W takiej sytuacji pierwsze wpłaty do PPK muszą zostać dokonane do 15 września.
⚠️ Uwaga dla dużych firm
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 osób, którzy jako pierwsi zostali objęci obowiązkiem PPK, musieli dokonać pierwszych wpłat do 15 listopada 2019 r., zakładając, że zawarli umowy o prowadzenie PPK w październiku.
Terminy kolejnych wpłat do PPK
Zasadniczo wpłaty powinny być dokonywane do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały pobrane składki.
📌 Jeśli wynagrodzenia wypłacane są częściej niż raz w miesiącu – np. tygodniowo – to wszystkie wpłaty z danego miesiąca mogą być zebrane i przekazane do końca tego miesiąca.
🧩 Przykład praktyczny
W firmie „GastroMax”, gdzie kucharze otrzymują tygodniówki, składki PPK pobierane są czterokrotnie w ciągu miesiąca. Pracodawca może przekazać łączną wpłatę za dany miesiąc do ostatniego dnia tego miesiąca, np. 31 maja.
Przedawnienie roszczeń z tytułu wpłat do PPK
Roszczenia związane z wpłatami do PPK przedawniają się po 5 latach od dnia, w którym stały się wymagalne. Po tym czasie uczestnik nie może już skutecznie dochodzić swoich należności.
📌 W sytuacjach nieuregulowanych przepisami o PPK, zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego – np. dotyczące naliczania odsetek ustawowych czy wezwania do zapłaty.
✅ Podsumowanie – co warto zapamiętać?
✔ Obowiązek wpłat do PPK mają zarówno pracodawcy, jak i pracownicy – każdy finansuje wpłaty podstawowe, a dodatkowe są dobrowolne.
✔ Pracodawca płaci min. 1,5%, a może dołożyć do 2,5%. Pracownik płaci min. 2% (albo 0,5% przy niskich dochodach) i do 2% dodatkowo.
✔ Terminy wpłat są ściśle określone – zwykle do 15. dnia następnego miesiąca.
✔ Roszczenia przedawniają się po 5 latach.
✔ Nieprawidłowe wpłaty mogą skutkować karą nawet do 1 000 000 zł.
📜 Przepisy prawne
- art. 97 ust. 1 – ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych
- art. 26 ust. 1–3 – ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych
- art. 13 ust. 1–2 – ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych
- art. 29 ust. 2 – ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych
- art. 118 – ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
🔖Tematy porad zawartych w poradniku
- wpłaty do PPK 2025
- obowiązki pracodawcy PPK
- ile wynoszą składki do PPK
- terminy wpłat PPK
- PPK a podatek dochodowy
🔗 Przydatne linki
- https://www.mojeppk.pl – oficjalny serwis informacyjny PPK