W przypadku sprzedaży detalicznej – zwłaszcza w branży kosmetycznej i perfumeryjnej – często pojawia się pytanie: jak prawidłowo ujmować w księgach testery i próbki towarów? Czy trzeba prowadzić ich magazynową ewidencję, czy można od razu zaliczyć je do kosztów? Odpowiedź zależy głównie od decyzji kierownika jednostki i przyjętej polityki rachunkowości.
Dlaczego sposób ewidencji testerów i próbek jest ważny?
Choć testery i próbki nie są sprzedawane jak typowe towary, mają znaczenie kosztowe i wpływają na wynik finansowy firmy. Błędna ewidencja może skutkować nieprawidłowym ustaleniem kosztów uzyskania przychodu, a także utrudniać analizę rentowności działalności.
Dodatkowo testery i próbki nie zawsze pełnią tę samą funkcję – niektóre są przeznaczone wyłącznie do promocji i marketingu, inne mogą być sprzedawane (nawet za symboliczną kwotę). Z tego względu warto odpowiednio rozróżnić ich funkcję i zastosować właściwe zasady ewidencji.
Ewidencja testerów i próbek – dwie dopuszczalne metody
Zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jednostka może przyjąć jedną z dopuszczalnych metod prowadzenia ewidencji zapasów, w tym również testerów i próbek. W praktyce oznacza to, że masz dwie główne możliwości:
✔️ Metoda 1: Ewidencja magazynowa (ilościowo-wartościowa lub inna)
Ta metoda polega na ujęciu zakupionych testerów i próbek jako składników aktywów obrotowych – np. na koncie 33 „Towary” lub 31 „Materiały”. Wartość tych składników przenosi się do kosztów dopiero w momencie ich zużycia lub wydania ze stanu magazynowego.
✅ Kiedy warto stosować tę metodę?
- Gdy testery i próbki mają istotną wartość,
- Gdy zależy Ci na ścisłej kontroli zużycia materiałów promocyjnych,
- Gdy rozbudowany system magazynowy już funkcjonuje w firmie.
🧾 Przykład praktyczny:
Firma Armonia Perfumes Sp. z o.o. prowadzi sieć butików z ekskluzywnymi zapachami. Co miesiąc kupuje testery perfum o wartości około 18 000 zł. Ze względu na wartość i chęć kontrolowania zużycia, zdecydowała się prowadzić ewidencję magazynową testerów. Wydanie testerów do sklepów ujmowane jest na podstawie dokumentów RW, a koszty ujmowane są na koncie 40 „Koszty sprzedaży”.
✔️ Metoda 2: Bezpośrednie księgowanie w koszty
Druga możliwość to uproszczenie – zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości – polegające na ujmowaniu zakupu testerów i próbek bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej, bez prowadzenia ewidencji magazynowej.
✅ Kiedy warto stosować tę metodę?
- Gdy wartość testerów i próbek jest nieistotna,
- Gdy firma uzna, że niepotrzebna jest szczegółowa kontrola zapasów,
- Gdy uproszczenia pozwolą zmniejszyć koszty administracyjne.
🧾 Przykład praktyczny:
Firma La Scent Boutique kupuje próbki perfum za około 3 000 zł miesięcznie. Próbki są dodawane do zamówień online jako gratisy. Ze względu na ich niewielką wartość i charakter marketingowy, spółka od razu księguje zakup próbki jako koszt sprzedaży na koncie 404.
Jak ewidencjonować próbki przeznaczone do sprzedaży?
Tu sprawa wygląda nieco inaczej. Jeśli próbki są sprzedawane, nawet za symboliczną złotówkę, mają charakter towarów handlowych i powinny być potraktowane jak typowe towary:
📌 Ujęcie w księgach:
- próbki są przyjmowane do magazynu (konto 33 „Towary”),
- ich sprzedaż ujmuje się jako przychód,
- kosztem będzie wartość sprzedanych próbek, ustalana np. metodą FIFO lub średniej ważonej.
🧾 Przykład praktyczny:
Firma Essenzio Sp. z o.o. sprzedaje miniaturki perfum (1 ml) po 1 zł jako tzw. próbki płatne. Każda partia jest ewidencjonowana jako towar handlowy, a po sprzedaży firma wykazuje przychód oraz koszt własny sprzedaży w zależności od ceny zakupu.
Kiedy można zastosować uproszczenia?
Aby móc pominąć magazyn, muszą być spełnione łącznie dwa warunki:
- Niska wartość lub nieistotność zapasów – zarówno w ujęciu jednostkowym, jak i łącznym,
- Brak potrzeby ewidencji ilościowej – np. z powodów organizacyjnych lub kosztowych.
⚠️ Uwaga: Decyzję o zastosowaniu uproszczenia należy udokumentować w polityce rachunkowości jednostki. W razie kontroli (np. podatkowej lub biegłego rewidenta) brak tej decyzji może zostać uznany za naruszenie przepisów ustawy o rachunkowości.
Podsumowanie
- Testery i próbki mogą być księgowane bezpośrednio w koszty lub objęte ewidencją magazynową – wybór należy do kierownika jednostki.
- Próbki przeznaczone do sprzedaży powinny być traktowane jako towary handlowe.
- Decyzję o uproszczeniu należy ująć w polityce rachunkowości.
- Ewidencja powinna odzwierciedlać rzeczywiste wykorzystanie i charakter zakupionych materiałów promocyjnych.
Podstawa prawna:
- art. 17 ust. 2 – Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2023 poz. 120 z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku:
- ewidencja księgowa testerów i próbek
- próbki dodawane do zakupów a koszty
- uproszczona ewidencja magazynowa
- sprzedaż próbek perfum księgowanie
- polityka rachunkowości a materiały promocyjne