Prawidłowe przechowywanie dokumentacji przetargowej jest istotne nie tylko dla zamawiających, ale również dla wykonawców. W praktyce spółki często zadają sobie pytanie: jak długo można trzymać złożone przez siebie oferty oraz oferty konkurencji? Odpowiedź wymaga znajomości przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, ale także zasad archiwizacji dokumentów i ochrony danych osobowych.
Podstawy prawne przechowywania dokumentacji przetargowej
W przypadku zamówień publicznych podstawą prawną jest ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (p.z.p.).
Zgodnie z art. 78 ust. 1 p.z.p. zamawiający ma obowiązek przechowywania dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia przez okres co najmniej 4 lat od dnia zakończenia postępowania.
Przepis brzmi następująco:
Art. 78 ust. 1 – Prawo zamówień publicznych: „Dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest przechowywana przez zamawiającego przez okres co najmniej 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób zapewniający jej nienaruszalność i poufność.”
Chociaż przepis wprost dotyczy zamawiającego, to w praktyce wykonawca również powinien stosować analogiczny okres retencji dla swojej dokumentacji – w tym ofert, które sam składał w postępowaniu.
Jak długo wykonawca może przechowywać własną ofertę?
📌 Rekomendowany okres przechowywania: co najmniej 4 lata od zakończenia umowy
Okres ten jest zgodny z wymogiem dla zamawiającego i zapewnia możliwość obrony interesów wykonawcy w przypadku sporów, reklamacji lub kontroli (np. NIK, UZP).
Dlaczego to ważne?
- Może wystąpić spór sądowy po zakończeniu realizacji zamówienia.
- Organy kontrolne mogą żądać przedstawienia dokumentów.
- Dane mogą być potrzebne w przypadku postępowań odwoławczych w Krajowej Izbie Odwoławczej.
Co z ofertami konkurentów?
Dostęp do ofert konkurencji wykonawca uzyskuje po ich otwarciu przez zamawiającego. Takie dokumenty nie są niezbędne do długoterminowego przechowywania przez wykonawcę.
Z punktu widzenia ochrony danych osobowych (RODO) oraz zasady minimalizacji danych, oferty konkurencji powinny być usuwane po ustaniu celu ich przetwarzania, czyli po zapoznaniu się z nimi i rozstrzygnięciu przetargu.
Praktyczna rekomendacja:
- Wdrożyć w firmie procedurę brakowania ofert konkurentów po zakończeniu postępowania.
- Jeśli firma decyduje się na krótkoterminowe przechowywanie, okres ten powinien być jasno określony w polityce ochrony danych.
Przykłady z praktyki
Przykład 1 – Spółka budowlana „Konstruktor”
Firma „Konstruktor” złożyła ofertę na budowę szkoły w 2022 r. Umowa została zrealizowana w czerwcu 2023 r. Spółka przechowuje swoją ofertę i korespondencję z zamawiającym do czerwca 2027 r., aby w razie kontroli lub sporu móc przedstawić komplet dokumentów.
Przykład 2 – Agencja marketingowa „ProMedi”
Agencja startowała w przetargu na kampanię promocyjną w 2024 r. Po otwarciu ofert uzyskała dostęp do ofert konkurentów. Po wyborze zwycięzcy agencja usunęła te dokumenty w ciągu 2 miesięcy, zgodnie z wewnętrzną procedurą RODO.
Podsumowanie – kluczowe zasady
✔ Oferty własne – przechowuj co najmniej 4 lata od zakończenia umowy.
✔ Oferty konkurencji – usuń po zakończeniu celu ich przetwarzania (najczęściej po wyborze wykonawcy).
✔ Wdroż procedury archiwizacji i brakowania – aby uniknąć naruszeń RODO.
✔ Pamiętaj o spójności z polityką ochrony danych – okresy retencji muszą być określone w dokumentacji wewnętrznej.
Podstawa prawna
- art. 78 ust. 1 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.).
- art. 5 ust. 1 lit. e – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) – zasada ograniczenia przechowywania danych.
Tematy porad zawartych w poradniku
- przechowywanie ofert przetargowych przez wykonawcę
- okres retencji dokumentów w zamówieniach publicznych
- RODO w zamówieniach publicznych
Przydatne adresy urzędowe:
- https://www.uzp.gov.pl – Urząd Zamówień Publicznych
- https://uodo.gov.pl – Urząd Ochrony Danych Osobowych
- https://eur-lex.europa.eu – Tekst RODO w języku polskim