Przedsiębiorcy często zastanawiają się, co zrobić z dokumentacją pracowniczą po kilku latach od zakończenia współpracy z pracownikiem. Nie chodzi tylko o przechowywanie akt osobowych, ale również o dodatkowe dokumenty, takie jak ewidencje czasu pracy, wnioski urlopowe czy zlecenia nadgodzin. Problem jest istotny, bo za zbyt wczesne zniszczenie dokumentów można narazić się na problemy z ZUS, PIP czy UODO, a za zbyt długie – na niepotrzebne ryzyko naruszenia RODO.
Poniżej wyjaśniam, jak ustalić prawidłowy okres przechowywania, jak bezpiecznie niszczyć dokumenty i kiedy warto sporządzać protokół zniszczenia.
📌 Okres przechowywania dokumentacji – trzy grupy pracowników
Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje ustawa z 10 stycznia 2018 r. skracająca okres przechowywania akt pracowniczych oraz umożliwiająca ich elektronizację. W praktyce pracowników można podzielić na trzy grupy, a każda z nich ma inny okres retencji dokumentów.
Grupa I – pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.
- Dokumentację pracowniczą (w tym ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe, zlecenia nadgodzin) przechowuje się przez cały okres zatrudnienia oraz 10 lat po jego ustaniu.
- Podstawa prawna: art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy.
Przykład:
Firma budowlana „Konstruktor” zatrudniła pana Pawła 2 lutego 2020 r. Jego umowa wygasła 30 czerwca 2024 r. Dokumenty można zniszczyć dopiero po 31 grudnia 2034 r.
Grupa II – pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r.
- Zasadniczo obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentów od dnia zakończenia pracy.
- Można skrócić ten okres do 10 lat, jeśli pracodawca złoży do ZUS raport informacyjny z danymi niezbędnymi do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty.
- 10-letni termin liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport.
Przykład:
Firma logistyczna „TransPol” zatrudniła panią Annę 1 maja 2005 r. i zakończyła współpracę 31 sierpnia 2017 r. Jeśli pracodawca złoży raport do ZUS w 2025 r., dokumenty można zniszczyć dopiero po 31 grudnia 2035 r.
Grupa III – pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.
- Obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentów bez możliwości skrócenia.
📄 Jak niszczyć dokumentację i czy potrzebny jest protokół?
RODO w art. 5 ust. 2 wprowadza zasadę rozliczalności – administrator danych musi być w stanie wykazać, że przestrzega przepisów, w tym zasady ograniczenia przechowywania danych.
Choć przepisy nie nakazują sporządzania protokołów niszczenia, warto je sporządzać, zwłaszcza gdy niszczymy dokumenty masowo. Jest to praktyczny dowód, że usunięcie danych nastąpiło zgodnie z prawem.
Protokół niszczenia dokumentów powinien zawierać:
- rodzaj niszczonych dokumentów (np. ewidencje czasu pracy, wnioski urlopowe, zlecenia nadgodzin),
- datę i metodę zniszczenia (np. niszczarka klasy P-4, przekazanie do firmy utylizacyjnej),
- osoby odpowiedzialne i zatwierdzające,
- ewentualny numer sprawy/segregatora.
📌 Forma protokołu:
- Może być papierowa lub elektroniczna (np. zatwierdzona e-mailem).
- W przypadku przekazania dokumentów firmie zewnętrznej warto żądać od niej potwierdzenia zniszczenia.
⚠️ Najczęstsze błędy przy niszczeniu dokumentów
- Niszczenie zbyt wcześnie – może skutkować brakiem możliwości udowodnienia okresu zatrudnienia lub wysokości wynagrodzenia pracownika.
- Brak dokumentacji niszczenia – w razie kontroli brak protokołu utrudnia wykazanie przestrzegania RODO.
- Przechowywanie w nieskończoność – im dłużej przechowujesz, tym większe ryzyko naruszenia ochrony danych.
Podsumowanie
- Czas przechowywania dokumentów zależy od daty zatrudnienia i ewentualnego złożenia raportu informacyjnego do ZUS.
- W większości przypadków dla nowych pracowników (od 2019 r.) jest to 10 lat po zakończeniu pracy.
- Dla starszych okresy są dłuższe, ale można je skrócić, jeśli dopełnimy formalności w ZUS.
- Protokół niszczenia dokumentów nie jest obowiązkowy, ale stanowi ważny dowód w razie kontroli.
- Dokumenty należy niszczyć w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.
Podstawa prawna
- art. 94 pkt 9b – Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
- art. 5 ust. 2 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)
- Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
- Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych
Tematy porad zawartych w poradniku
- okres przechowywania dokumentacji pracowniczej 2025
- protokół niszczenia dokumentów RODO
- skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych ZUS
- ewidencja czasu pracy okres retencji
- niszczenie wniosków urlopowych i nadgodzin
Przydatne linki: