W instytucjach takich jak muzea, które organizują warsztaty, zajęcia edukacyjne czy inne formy aktywności z udziałem dzieci, jednym z elementów zapewnienia bezpieczeństwa jest weryfikacja osób mających bezpośredni kontakt z małoletnimi. W tym celu często pobiera się od kandydatów i pracowników zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) oraz z Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym.
Pytanie, które pojawia się w praktyce, brzmi: Jak długo można takie dokumenty przechowywać, aby było to zgodne z prawem?
Obowiązek przechowywania – podstawa prawna
Wymóg gromadzenia i archiwizacji tych dokumentów wynika z ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Pracodawca (w tym muzeum) musi utrwalić w formie wydruku:
- informację z Rejestru Sprawców,
- informację z KRK dostarczoną przez kandydata lub pracownika,
i załączyć ją do akt osobowych albo dokumentacji dotyczącej osoby dopuszczonej do działalności związanej z opieką, wychowaniem czy edukacją małoletnich.
Czas przechowywania – zależny od rodzaju stosunku prawnego
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy i ustaw regulujących przechowywanie akt osobowych:
- Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. – dokumenty przechowuje się przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
- Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 r. – okres przechowywania wynosi 50 lat od dnia zakończenia pracy.
- Osoby na umowach cywilnoprawnych, wolontariusze, stażyści, praktykanci – brak odrębnego, krótszego terminu w przepisach dotyczących przeciwdziałania zagrożeniom przestępczością seksualną oznacza, że dokumenty należy przechowywać przez analogiczny okres, jak dokumentację osoby dopuszczonej do pracy z dziećmi, czyli 10 lat od zakończenia współpracy (chyba że inne przepisy branżowe wymagają dłuższego okresu).
Przykład praktyczny 1
Pani Anna została zatrudniona w muzeum w lutym 2022 r. jako edukator prowadzący warsztaty dla szkół. Przed podpisaniem umowy dostarczyła zaświadczenie z KRK i Rejestru Sprawców. Jej umowa zakończyła się 31 lipca 2024 r.
➡ Muzeum ma obowiązek przechowywać oba dokumenty do 31 grudnia 2034 r. (10 lat od końca roku kalendarzowego rozwiązania umowy).
Przykład praktyczny 2
Pan Marek był wolontariuszem w muzeum w 2020 r., prowadząc zajęcia dla dzieci w ramach ferii zimowych. Także od niego wymagano zaświadczeń.
➡ Ponieważ nie był pracownikiem, ale miał kontakt z dziećmi, dokumenty dotyczące jego weryfikacji również należy przechowywać przez 10 lat od zakończenia wolontariatu, czyli do 31 grudnia 2030 r..
Kluczowe wnioski
- Dokumenty z KRK i Rejestru Sprawców są częścią dokumentacji osobowej lub równoważnej dla innych osób mających kontakt z dziećmi.
- Okres przechowywania jest taki sam jak akt osobowych – najczęściej 10 lat, w przypadku starszych stosunków pracy nawet 50 lat.
- Usunięcie dokumentów przed upływem terminu może zostać uznane za naruszenie obowiązków pracodawcy.
- Przechowywanie po terminie może z kolei naruszać przepisy o ochronie danych osobowych (RODO).
Podstawa prawna
- art. 21 ust. 3 – ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich
- art. 94 pkt 9b) – ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
- art. 7 ust. 2 – ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją
Tematy porad zawartych w poradniku
- czas przechowywania zaświadczeń KRK muzeum
- retencja danych Rejestr Sprawców
- dokumentacja pracownicza ochrona małoletnich
- KRK wolontariusze umowa cywilnoprawna
- przechowywanie akt osobowych 10 lat
Przydatne linki urzędowe: