Prawidłowe archiwizowanie faktur VAT to obowiązek każdego podatnika, który może mieć kluczowe znaczenie przy ewentualnej kontroli skarbowej. Brak dostępu do faktur w wymaganym czasie lub ich nieczytelność może skutkować poważnymi konsekwencjami – od odmowy prawa do odliczenia podatku po odpowiedzialność karną skarbową. W tym poradniku wyjaśniamy, jak długo należy przechowywać faktury, w jakiej formie można to robić oraz jakie wymagania trzeba spełnić, aby wszystko było zgodne z przepisami ustawy o VAT.
Jak długo należy przechowywać faktury VAT?
Faktury (zarówno sprzedażowe, jak i zakupowe) należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z ogólną zasadą, termin ten wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
📌 Przykład praktyczny 🧩
Pan Jacek, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w Łodzi, wystawił fakturę sprzedaży 12 marca 2020 roku. Termin płatności VAT za marzec 2020 upłynął 25 kwietnia 2020 r. W tym przypadku fakturę należy przechowywać do końca 2025 roku.
W jakiej formie można przechowywać faktury VAT?
Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT, dopuszczalne jest przechowywanie faktur zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów:
- czytelność dokumentu przez cały okres przechowywania,
- autentyczność pochodzenia – możliwość potwierdzenia, kto wystawił dokument,
- integralność treści – brak zmian w zawartości faktury.
📌 Uwaga: Przedsiębiorca może zeskanować papierowe faktury i zniszczyć oryginały, jeżeli zachowane zostaną powyższe warunki. Potwierdził to m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 4 listopada 2020 r., 0111-KDIB3-3.4012.423.2020.2.MAZ.
🧩 Przykład praktyczny
Firma logistyczna z Bydgoszczy otrzymuje miesięcznie ponad 500 faktur kosztowych. Od 2022 roku wszystkie faktury są skanowane i przechowywane w systemie ERP. Po zeskanowaniu papierowe dokumenty są niszczone. Firma działa zgodnie z przepisami, ponieważ dokumenty są łatwo dostępne, niezmienne i czytelne.
Gdzie należy przechowywać faktury VAT?
Zgodnie z art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, faktury powinny być przechowywane na terytorium Polski, jeżeli podatnik ma tu swoją siedzibę.
⚠️ Wyjątek: Faktury mogą być przechowywane poza Polską, jeśli spełnione są łącznie dwa warunki:
- Dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej.
- Urząd skarbowy ma do nich dostęp online, umożliwiający ich pobór i przetwarzanie.
📌 Przedsiębiorca powinien być w stanie na żądanie organów podatkowych:
- niezwłocznie udostępnić faktury,
- umożliwić ich pobranie i przetworzenie.
🧩 Przykład praktyczny
Startup IT z siedzibą w Krakowie korzysta z zagranicznego dostawcy chmurowego do archiwizacji faktur. Wszystkie dokumenty są przechowywane elektronicznie i są dostępne online dla organów KAS. Firma działa zgodnie z przepisami – nie musi fizycznie trzymać faktur w Polsce.
Jak zorganizować archiwizację faktur, aby spełnić wymogi?
🔍 Praktyczne wskazówki:
- Dziel faktury na okresy rozliczeniowe (np. miesiące lub kwartały) – to obowiązek wynikający z art. 112a ust. 1.
- Nazwij pliki faktur czytelnie (np. „FV_2023-07_KlientXYZ.pdf”) – ułatwi to wyszukiwanie.
- Zadbaj o backup danych – przechowuj kopie dokumentów w różnych lokalizacjach.
- Stosuj podpisy elektroniczne lub systemy EDI – zwiększają autentyczność pochodzenia.
Podsumowanie
✔ Faktury należy przechowywać przez minimum 5 lat od końca roku podatkowego.
✔ Dopuszczalne jest przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej – nawet po ich zniszczeniu.
✔ Przechowywanie za granicą jest legalne tylko przy zapewnieniu dostępu online dla organów podatkowych.
✔ Archiwizacja musi umożliwiać czytelność, integralność i łatwe wyszukiwanie faktur.
✔ Zorganizowana archiwizacja to nie tylko wymóg prawny, ale także skuteczna ochrona przed konsekwencjami podatkowymi.
📚 Podstawa prawna
- art. 112a ust. 1–4 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.)
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- archiwizacja faktur VAT
- przechowywanie faktur elektronicznych
- jak długo przechowywać faktury
- faktury VAT za granicą
- archiwizacja dokumentów podatkowych 2024