W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego kluczowe znaczenie ma poprawne złożenie oferty – zarówno pod względem formy, jak i dopuszczalności ofert wariantowych. Błąd na którymkolwiek z tych etapów może skutkować odrzuceniem oferty, niezależnie od jej atrakcyjności cenowej czy jakościowej. W tym poradniku wyjaśniam, jaka forma oferty jest wymagana w zależności od wartości zamówienia oraz czym są oferty wariantowe i kiedy można je składać.
📄 Forma oferty – kiedy elektronicznie, a kiedy podpis kwalifikowany?
W systemie zamówień publicznych obowiązują szczegółowe wymagania co do formy oferty, zależne od wartości zamówienia.
📌 Zamówienia powyżej progów unijnych
Jeśli wartość zamówienia jest równa lub przekracza progi unijne:
- Oferta musi być złożona wyłącznie w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Brak spełnienia tego warunku powoduje nieważność oferty z mocy prawa.
📖 Podstawa prawna: art. 63 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych
📌 Zamówienia poniżej progów unijnych
Jeśli wartość zamówienia nie przekracza progów unijnych, dopuszczalne są trzy formy:
- Forma elektroniczna z podpisem kwalifikowanym,
- Podpis zaufany (np. profil zaufany ePUAP),
- Podpis osobisty (z e-dowodu).
W każdym przypadku wymagane jest jednak zachowanie formy elektronicznej – oferta papierowa nie będzie ważna.
📖 Podstawa prawna: art. 63 ust. 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych
⚠️ O jaką część dokumentacji chodzi?
Wymóg formy elektronicznej dotyczy oferty w wąskim rozumieniu, czyli:
- oświadczenia wykonawcy o gotowości zawarcia umowy na określonych warunkach,
- uwzględniającego przedmiot zamówienia, cenę i warunki jego wykonania.
Nie dotyczy to jednak wszystkich dokumentów składanych w toku postępowania, np. pełnomocnictw czy załączników, które mogą mieć inne wymagania formalne określone przez zamawiającego.
🔄 Oferty wariantowe – kiedy możesz zaproponować alternatywne rozwiązanie?
Zasadą jest, że wykonawca może złożyć jedną ofertę. Jednak w określonych sytuacjach dopuszczalne jest przedstawienie tzw. oferty wariantowej, czyli alternatywnej propozycji realizacji zamówienia.
🛠️ Czym jest oferta wariantowa?
Oferta wariantowa to:
- propozycja wykonania zamówienia w inny sposób niż opisany w dokumentacji podstawowej,
- zawierająca np. inne materiały, technologie, procesy czy sposoby świadczenia usług,
- może różnić się ceną, kosztami lub czasem realizacji.
W odróżnieniu od oferty podstawowej, oferta wariantowa:
- nie jest składana „z urzędu” – jej dopuszczenie musi być przewidziane przez zamawiającego,
- jest odrębną ofertą, nie dodatkiem do oferty podstawowej.
📖 Podstawa prawna: art. 92 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych
📌 Kiedy można złożyć ofertę wariantową?
Oferty wariantowe są dopuszczalne tylko wtedy, gdy zamawiający:
- wyraźnie przewidział ich możliwość w dokumentach zamówienia,
- określił warunki dopuszczalności ofert wariantowych, np. techniczne, organizacyjne, kosztowe.
W praktyce, zamawiający może:
- wymagać złożenia oferty wariantowej,
- zezwolić na jej złożenie obok oferty podstawowej,
- dopuścić złożenie wyłącznie oferty wariantowej – bez podstawowej.
📍 Przykład praktyczny 1
📁 Zamówienie: Modernizacja systemu grzewczego w budynku administracyjnym w Lęborku.
📌 Zamawiający określa w dokumentach podstawową wersję wykonania z użyciem kotła gazowego, ale dopuszcza warianty z:
- pompą ciepła,
- instalacją fotowoltaiczną z magazynem energii.
🧑🔧 Wykonawca A składa ofertę podstawową z kotłem gazowym, ale również ofertę wariantową z pompą ciepła. Każda oferta jest oceniana oddzielnie w oparciu o ustalone kryteria (cena, ekologia, czas realizacji).
📍 Przykład praktyczny 2
📁 Zamówienie: Projekt i realizacja kampanii edukacyjnej dla szkół podstawowych.
📌 Zamawiający dopuszcza oferty wariantowe dotyczące kanałów komunikacji – tradycyjne (ulotki, plakaty) lub cyfrowe (kampania online, media społecznościowe).
🧑💻 Wykonawca B składa tylko ofertę wariantową – z pełnym planem kampanii online i symulacją zasięgów, nie składając oferty podstawowej. To zgodne z dokumentacją, ponieważ zamawiający dopuścił taką możliwość.
✅ Podsumowanie – o czym musi pamiętać wykonawca?
✔ Sprawdź, czy Twoje zamówienie przekracza progi unijne – od tego zależy forma oferty.
✔ Zawsze składaj ofertę w formie elektronicznej – papierowa jest nieważna.
✔ Upewnij się, że oferta została podpisana prawidłowym podpisem (kwalifikowany, zaufany, osobisty).
✔ Jeśli chcesz złożyć ofertę wariantową – sprawdź, czy zamawiający to dopuszcza.
✔ Oferty podstawowa i wariantowa to dwie osobne oferty – przygotuj każdą zgodnie z wymaganiami dokumentacji.
📚 Podstawa prawna:
- art. 63 ust. 1 i 2 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
- art. 92 ust. 1 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
📌 Tematy porad zawartych w poradniku:
- forma oferty w zamówieniach publicznych
- oferty wariantowe PZP
- podpis elektroniczny w zamówieniach
- jedna oferta a warianty
- oferta podstawowa i wariantowa różnice
🔗 Przydatne linki urzędowe:
- https://www.uzp.gov.pl – Urząd Zamówień Publicznych