Postępowanie podatkowe to nie tylko zbiór przepisów i czynności. To także określony sposób, w jaki prawo reguluje relacje między organem podatkowym a podatnikiem.
Sposób ten nazywa się metodą regulacji stosunków prawnych. Od niej zależy, kto ma przewagę w postępowaniu, w jakim zakresie strony mogą kształtować swoje prawa i obowiązki oraz jakie skutki mają podejmowane czynności.
W drugiej części poradnika przyjrzymy się również formom czynności procesowych, które są kluczowe dla ważności decyzji i postanowień organów podatkowych.
Publicznoprawna metoda regulacji w postępowaniu podatkowym
Podstawową metodą regulacji stosunków w postępowaniu podatkowym jest metoda publicznoprawna.
Oznacza ona, że relacja między organem podatkowym a podatnikiem nie jest równorzędna — organ ma pozycję nadrzędną i działa w imieniu władzy publicznej.
Zgodnie z Ordynacją podatkową:
„Organy podatkowe działają na podstawie przepisów prawa”
(art. 120 Ordynacji podatkowej)
Ta zasada w praktyce oznacza, że:
- organ może podejmować tylko te działania, do których ma wyraźne upoważnienie ustawowe,
- podatnik jest adresatem władczych decyzji, ale jego prawa są chronione przez przepisy proceduralne,
- każda czynność organu ma charakter jednostronny i imperatywny – decyzja wydana przez urząd obowiązuje, nawet jeśli podatnik się z nią nie zgadza (dopóki nie zostanie uchylona w trybie odwoławczym).
Dlaczego postępowanie podatkowe ma charakter władczy?
Władczy (imperatywny) charakter postępowania wynika z funkcji, jaką pełni państwo w systemie podatkowym. Organy podatkowe mają obowiązek egzekwować przepisy podatkowe w imię interesu publicznego — czyli zapewnienia dochodów budżetowych.
Dlatego:
- organ może jednostronnie ustalić wysokość zobowiązania podatkowego,
- może wszcząć postępowanie z urzędu,
- może wydać decyzję bez zgody podatnika.
Jednak ten model nie oznacza dowolności działania. Każda czynność organu musi być:
- zgodna z przepisami prawa,
- odpowiednio udokumentowana,
- możliwa do zaskarżenia przez podatnika.
📚 Przykład z praktyki:
Spółka „PolTrans” z Wrocławia nie złożyła deklaracji VAT za II kwartał 2024 r. Urząd skarbowy wszczął postępowanie z urzędu i sam określił wysokość zobowiązania na podstawie dostępnych danych.
To przykład klasycznego zastosowania publicznoprawnej metody regulacji – organ działa jednostronnie, a podatnik może jedynie odwołać się od decyzji.
Dyspozytywna metoda regulacji – kiedy podatnik ma wpływ na postępowanie
Choć zasadniczo postępowanie podatkowe ma charakter publicznoprawny, w niektórych przypadkach ustawodawca dopuszcza elementy metody dyspozytywnej (czyli współdziałania i równorzędności stron).
Tego rodzaju regulacje pojawiają się tam, gdzie:
- podatnik składa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej,
- strony zawierają porozumienie podatkowe,
- podatnik wnosi o ulgę w spłacie zobowiązania,
- organ i podatnik uzgadniają cenę transferową w tzw. uprzednim porozumieniu cenowym (APA).
W takich sytuacjach podatnik ma realny wpływ na przebieg i wynik postępowania, ponieważ jego wniosek inicjuje procedurę, a organ wydaje rozstrzygnięcie uwzględniające jego interes.
📄 Przykład:
Firma „GreenVolt” złożyła wniosek o interpretację indywidualną w sprawie sposobu rozliczania dotacji unijnej. Organ przedstawił swoją ocenę prawną, a spółka może z niej skorzystać lub nie – decyzja należy do niej.
To przykład zastosowania metody dyspozytywnej w ramach postępowania podatkowego.
Równowaga między metodami regulacji
Współczesne postępowanie podatkowe łączy elementy obu metod – imperatywnej (władczej) i dyspozytywnej(ugodowej).
Państwo, realizując swoje funkcje fiskalne, nie może całkowicie rezygnować z kontroli, ale jednocześnie coraz częściej umożliwia podatnikom aktywny udział i wpływ na przebieg sprawy.
Nowoczesna administracja skarbowa dąży do modelu partnerskiego – w którym organy podatkowe, zamiast skupiać się wyłącznie na egzekwowaniu należności, współpracują z przedsiębiorcami przy wyjaśnianiu wątpliwości i prewencji błędów.
Forma czynności procesowych – znaczenie praktyczne
Każda czynność w postępowaniu podatkowym musi być dokonana w określonej prawem formie.
Forma ta decyduje o:
- ważności czynności,
- możliwości jej kontroli,
- prawidłowości przebiegu postępowania.
Zgodnie z art. 124 Ordynacji podatkowej:
„Czynności organów podatkowych i stron postępowania dokonuje się w formie pisemnej, chyba że przepisy stanowią inaczej.”
Najczęściej stosowane formy czynności to:
- Forma pisemna – decyzje, postanowienia, wezwania, protokoły, adnotacje, pełnomocnictwa (np. PPS-1).
- Forma elektroniczna – pisma wysyłane przez ePUAP lub e-Urząd Skarbowy (z podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym).
- Forma ustna (protokolarna) – przesłuchanie świadka, oględziny, ustne wyjaśnienia podatnika.
Czynność skuteczna a czynność wadliwa
Nie każda czynność procesowa wywołuje skutki prawne.
Aby była skuteczna, musi być:
- dokonana przez właściwy organ,
- w określonej formie i terminie,
- zgodna z przepisami prawa.
Jeśli którakolwiek z tych przesłanek nie zostanie spełniona, czynność może być:
- nieważna,
- bezskuteczna,
- podlegająca wzruszeniu (np. w wyniku odwołania lub wznowienia postępowania).
📚 Przykład z praktyki:
Urząd skarbowy doręczył decyzję o odpowiedzialności członka zarządu za zaległości spółki na adres zamkniętego biura, mimo że organ znał aktualny adres. W efekcie doręczenie było nieskuteczne, a decyzja nie mogła się uprawomocnić.
Dokumentowanie czynności procesowych
Każda czynność procesowa powinna być udokumentowana w sposób umożliwiający jej kontrolę.
Najczęściej stosowane dokumenty to:
- protokół – np. z przesłuchania, oględzin, badania ksiąg,
- adnotacja urzędowa – w sytuacjach pomocniczych (np. notatka służbowa),
- metryka sprawy – dokument zawierający chronologię czynności.
Zasada dokumentowania gwarantuje transparentność postępowania i chroni zarówno organ, jak i podatnika przed zarzutami nierzetelnego działania.
Praktyczne znaczenie formy i metody regulacji
Dla przedsiębiorcy świadomość, w jakim trybie działa organ podatkowy i w jakiej formie musi dokonywać czynności, ma ogromne znaczenie.
Dzięki tej wiedzy można:
- zweryfikować, czy decyzja lub wezwanie są zgodne z przepisami,
- zidentyfikować błędy formalne (które mogą być podstawą do odwołania),
- skutecznie korzystać z przysługujących uprawnień (np. wniosku o interpretację, odwołania, skargi).
📌 Wskazówka:
Zawsze warto sprawdzić, czy pismo z urzędu zawiera:
- oznaczenie organu,
- podstawę prawną,
- podpis osoby upoważnionej,
- pouczenie o prawie odwołania.
Brak któregokolwiek z tych elementów może być powodem do wzruszenia czynności.
Podsumowanie
Metoda regulacji stosunków w postępowaniu podatkowym decyduje o tym, kto i w jakim zakresie ma wpływ na przebieg sprawy.
Zasadą jest metoda publicznoprawna – władcza, podporządkowująca podatnika decyzjom organu.
Jednak coraz częściej pojawiają się elementy metody dyspozytywnej, które umożliwiają współdziałanie i dialog między przedsiębiorcą a administracją skarbową.
Forma czynności procesowych natomiast gwarantuje prawidłowy przebieg postępowania – jej zachowanie jest warunkiem ważności wszystkich decyzji i postanowień.
Podstawa prawna
- art. 120–271 – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2024 r. poz. 2383 ze zm.)
- art. 124 – Ordynacja podatkowa („Czynności organów podatkowych i stron dokonuje się w formie pisemnej, chyba że przepisy stanowią inaczej”).
- art. 14b–14n – Ordynacja podatkowa (interpretacje indywidualne).
Tematy zawarte w poradniku
- metoda publicznoprawna i dyspozytywna w postępowaniu podatkowym,
- forma czynności procesowych,
- skuteczność i wadliwość czynności urzędowych,
- znaczenie formy i dokumentacji w postępowaniu podatkowym.
Linki do źródeł
- https://isap.sejm.gov.pl – tekst ustawy „Ordynacja podatkowa”,
- https://www.podatki.gov.pl – oficjalny serwis Ministerstwa Finansów.