Znajomość zasad dotyczących ujawniania przez organy podatkowe tzw. faktów znanych z urzędu ma kluczowe znaczenie dla każdego przedsiębiorcy czy podatnika uczestniczącego w postępowaniu podatkowym lub kontrolnym. To, czy i kiedy urząd musi poinformować stronę o posiadanych informacjach, może przesądzać nie tylko o wyniku sprawy, ale też o zaufaniu obywatela do państwa. Poniżej przedstawiam praktyczny poradnik wyjaśniający najważniejsze zasady, przepisy i przykłady związane z obowiązkiem ujawnienia przez organ podatkowy faktów znanych z urzędu.
Na czym polega obowiązek ujawnienia faktów znanych z urzędu?
W polskim postępowaniu podatkowym panuje zasada, zgodnie z którą organy podatkowe powinny działać w granicach prawa oraz budzić zaufanie stron (art. 121 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa). Dodatkowo, zgodnie z art. 187 § 3 tej ustawy:
„Nie wymagają dowodu fakty powszechnie znane oraz fakty znane organowi z urzędu. Fakty znane z urzędu muszą być podane do wiadomości strony.”
Oznacza to, że organ podatkowy nie może opierać rozstrzygnięcia o fakty, które nie są znane stronie i których nie miała ona możliwości zakwestionowania lub odniesienia się do nich w toku postępowania.
Czym są „fakty znane z urzędu”?
Faktami znanymi z urzędu są wszelkie informacje, które organ pozyskał samodzielnie w toku innych postępowań albo które wynikają z powszechnie dostępnych źródeł urzędowych, ale które nie są powszechnie znane. Przykładem mogą być dane z Krajowego Rejestru Sądowego, informacje uzyskane od innych organów państwowych, czy też informacje wynikające z prowadzonych postępowań karnych, które dotyczą strony.
Nie należy mylić faktów znanych z urzędu z faktami powszechnie znanymi (np. historycznymi, politycznymi czy naturalnymi), o których wspomina wyrok NSA z 11.10.2017 r., II FSK 1301/17. Fakty powszechnie znane to te, które każdy rozsądny człowiek zna lub powinien znać na co dzień.
Zakres obowiązku ujawniania faktów znanych z urzędu przez organy podatkowe
Kiedy urząd musi ujawniać fakty stronie?
Organ prowadzący postępowanie podatkowe lub kontrolę celno-skarbową ma obowiązek poinformować stronę o wszystkich faktach znanych z urzędu, które mogą mieć wpływ na rozstrzygnięcie sprawy. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy organ wie o toczącym się wobec podatnika postępowaniu karnym, jak i informacji pozyskanych od innych instytucji.
Nie istnieją przepisy, które pozwalałyby urzędowi zataić wobec strony wiedzę o postępowaniach karnych lub karno-skarbowych, z wyjątkiem sytuacji, gdy informacja ta jest objęta tajemnicą śledztwa lub dotyczy kontroli operacyjnej (art. 178 o.p. oraz art. 113 u.KAS).
Przykład 1: Kontrola podatkowa a toczące się postępowanie karne
Stan faktyczny (zmodyfikowany):
Spółka „EkoTrans” z Gdyni była kontrolowana przez Pomorski Urząd Celno-Skarbowy w zakresie prawidłowości rozliczenia VAT za lata 2021-2022. W trakcie kontroli urząd dysponował informacją o toczącym się wobec członka zarządu spółki śledztwie dotyczącym przestępstw podatkowych, o czym jednak nie poinformował spółki. W wyniku kontroli wszczęto postępowanie podatkowe i wydano decyzję wymiarową, powołując się na informacje uzyskane podczas śledztwa.
Wnioski:
Postępowanie urzędu naruszyło art. 187 § 3 o.p., ponieważ spółka nie mogła odnieść się do faktów znanych z urzędu, które wpłynęły na rozstrzygnięcie. Organ powinien był ujawnić stronie te informacje na etapie kontroli.
Przykład 2: Zawiadomienie o zawieszeniu terminu przedawnienia
Stan faktyczny (zmodyfikowany):
Firma „ProLider” z Warszawy była objęta kontrolą w zakresie PIT i VAT za lata 2019-2021. W listopadzie 2024 roku otrzymała zawiadomienie o zawieszeniu biegu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych, z powodu wszczęcia wobec niej postępowania karnego w marcu 2023 roku. O fakcie tym firma dowiedziała się dopiero z zawiadomienia, a nie w toku wcześniejszego postępowania kontrolnego.
Wnioski:
Zgodnie z art. 187 § 3 o.p., organ powinien był już na wcześniejszym etapie poinformować firmę o toczącym się postępowaniu karnym, szczególnie że informacja ta miała bezpośredni wpływ na prawa i obowiązki podatnika.
Wyjątki od obowiązku ujawnienia faktów stronie
Zgodnie z ustawą o Krajowej Administracji Skarbowej (u.KAS) oraz Ordynacją podatkową, są ściśle określone przypadki, kiedy urząd może nie ujawnić stronie określonych informacji, a są to wyłącznie:
- Informacje objęte tajemnicą postępowania przygotowawczego (jeśli organ wyraźnie to uzasadni, najczęściej na podstawie postanowienia prokuratora).
- Materiały zgromadzone w ramach czynności operacyjno-rozpoznawczych (np. kontrola operacyjna, podsłuchy) – są to sytuacje opisane w art. 113 u.KAS.
W każdej innej sytuacji, organ nie może odmówić podatnikowi lub przedsiębiorcy informacji o faktach, które dotyczą jego sprawy.
Znaczenie ujawnienia faktów znanych z urzędu dla podatnika
Dlaczego jawność tych informacji jest tak istotna?
- Możliwość aktywnej obrony: Podatnik może przedstawić swoje wyjaśnienia, zgłosić wnioski dowodowe lub wykazać nieprawidłowości w rozumowaniu organu.
- Unikanie niespodziewanych decyzji: Brak informacji prowadzi do sytuacji, w której podatnik zostaje „zaskoczony” rozstrzygnięciem, nie mając możliwości odniesienia się do dowodów.
- Zaufanie do organów: Jawność buduje zaufanie do państwa i pozwala uniknąć zarzutów o stronniczość lub ukrywanie faktów przez urząd.
Co grozi organowi za naruszenie obowiązku ujawnienia?
Decyzja wydana bez ujawnienia stronie wszystkich faktów znanych organowi z urzędu może być uchylona przez sąd administracyjny z powodu rażącego naruszenia procedury. Podatnik może się skutecznie odwołać od takiej decyzji, zarzucając naruszenie art. 187 § 3 o.p.
Czynności operacyjno-rozpoznawcze a jawność postępowania
Niektóre działania organów KAS mają charakter niejawny – dotyczy to np. czynności operacyjno-rozpoznawczych, takich jak podsłuchy, obserwacja, pozyskiwanie danych pocztowych i telekomunikacyjnych. Zgodnie z art. 113 u.KAS, czynności te mogą być prowadzone wyłącznie przez uprawnionych funkcjonariuszy i wyłącznie w ściśle określonym zakresie.
Kiedy informacje z tych czynności mogą być utajnione?
Tylko wtedy, gdy stanowią tzw. materiały operacyjne – wówczas urząd nie musi ujawniać szczegółów prowadzonych działań, ale nie może też opierać decyzji wobec podatnika wyłącznie na tych niejawnych dowodach.
Podsumowanie: Kluczowe zasady dla podatników i przedsiębiorców
- Żądaj ujawnienia wszystkich faktów znanych z urzędu: Jeśli masz wątpliwości, czy urząd przekazał Ci pełny materiał dowodowy – złóż wniosek powołując się na art. 187 § 3 o.p.
- Sprawdź, czy decyzja nie opiera się na informacjach nieznanych stronie: To jeden z najczęstszych zarzutów skutecznie podnoszonych w skargach do WSA i NSA.
- W przypadku odmowy ujawnienia informacji – żądaj pisemnego uzasadnienia: Urząd musi wskazać, na jakiej podstawie odmawia ujawnienia określonych faktów.
- Pamiętaj o ograniczonym zakresie niejawności: Tylko ściśle określone informacje mogą być niejawne (np. materiały operacyjne lub tajemnica śledztwa).
Podstawa prawna
- art. 121 § 1, art. 124, art. 120, art. 178, art. 187 § 3 – ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa
- art. 97 ust. 1, art. 113, art. 127, art. 82 ust. 1 – ustawa z 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej
- art. 7, art. 2 – Konstytucja RP
- art. 12 – Prawo przedsiębiorców
- Wyrok NSA z 11.10.2017 r., II FSK 1301/17
- Wyrok NSA z 28.09.2011 r. I FSK 528/10
- Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 18.12.2008 r., K 19/07
Tematy porad zawartych w poradniku
- ujawnianie faktów znanych z urzędu podatkowego
- prawa podatnika podczas kontroli skarbowej
- jawność postępowania podatkowego
- obowiązki organów podatkowych
- ochrona praw podatnika w postępowaniu