Wielu przedsiębiorców otrzymuje przedpłaty za towary lub usługi jeszcze przed ich faktycznym wykonaniem. W takich przypadkach kluczową rolę odgrywają faktury zaliczkowe oraz – w niektórych sytuacjach – faktury rozliczeniowe (końcowe). Prawidłowe wystawienie tych dokumentów ma nie tylko znaczenie dla ewidencji księgowej, ale również wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego w VAT. W tym poradniku dowiesz się:
- kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową, a kiedy nie,
- co musi zawierać faktura zaliczkowa,
- czy trzeba wystawić fakturę końcową, jeśli faktura zaliczkowa obejmuje 100% wartości transakcji,
- jakie błędy najczęściej popełniają podatnicy i jak ich unikać.
📌 Kiedy wystawić fakturę zaliczkową, a kiedy nie?
Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej
Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej wynika z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, który stanowi:
📜 „Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy: a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.”
Mówiąc prościej – jeśli otrzymasz zapłatę przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, musisz wystawić fakturę zaliczkową. Wyjątki od tej zasady zostały jednak szczegółowo określone.
Kiedy nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej?
Nie każda przedpłata musi być dokumentowana fakturą zaliczkową. Poniżej najważniejsze wyłączenia:
✔ wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT)
✔ świadczenie usług telekomunikacyjnych, energetycznych, najmu, dzierżawy, ochrony, stałej obsługi biurowej i prawnej – czyli czynności wymienione w art. 19a ust. 5 pkt 4
✔ sprzedaż zwolniona z VAT
✔ sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – wystarczające jest zaewidencjonowanie zaliczki na kasie fiskalnej (jeśli jest używana)
📄 Przykład praktyczny 1:
Pani Agnieszka prowadzi sklep z ręcznie robioną ceramiką. Klient złożył zamówienie na zestaw naczyń i wpłacił zaliczkę 500 zł na poczet konkretnego zamówienia. Przesyłka zostanie nadana za 2 tygodnie.
➡ Pani Agnieszka ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową – zaliczka dotyczy konkretnej dostawy.
📄 Przykład praktyczny 2:
Firma „Technoterm” świadczy usługi serwisu klimatyzacji. Klient biznesowy omyłkowo nadpłacił fakturę o 300 zł. Firma i klient uzgodnili, że nadpłata zostanie rozliczona w przyszłości, przy okazji kolejnej usługi.
➡ Nie występuje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej – nie wiadomo, czego nadpłata dotyczy, a więc nie wiąże się z konkretną przyszłą usługą.
📌 Jakie dane muszą znaleźć się na fakturze zaliczkowej?
Faktura zaliczkowa, zgodnie z art. 106f ust. 1 ustawy o VAT, musi zawierać zarówno elementy charakterystyczne dla zwykłych faktur, jak i kilka specyficznych pozycji.
Obowiązkowe elementy:
- data wystawienia faktury,
- unikalny numer identyfikacyjny faktury,
- dane sprzedawcy i nabywcy (w tym ich numery identyfikacji podatkowej – NIP),
- informacja o zastosowaniu MPP (jeśli dotyczy),
- data otrzymania zaliczki (jeśli różni się od daty wystawienia),
- otrzymana kwota brutto zaliczki,
- wysokość podatku VAT, wyliczona zgodnie ze wzorem z art. 106f ust. 1 pkt 3,
- szczegóły zamówienia lub umowy, takie jak:
- nazwa towaru/usługi,
- ilość,
- wartość netto,
- stawka VAT,
- wartość VAT i kwota brutto.
📌 Co jeśli otrzymano więcej niż jedną zaliczkę?
Jeśli otrzymasz więcej niż jedną częściową zaliczkę, ostatnia faktura zaliczkowa (lub faktura końcowa) powinna zawierać również numery wcześniejszych faktur, które dokumentowały pozostałe części zapłaty.
📄 Przykład praktyczny 3:
Firma „GreenRoof” wykonuje montaż zielonych dachów. Klient korporacyjny wpłacił trzy zaliczki:
- 20% wartości inwestycji w styczniu,
- 50% w marcu,
- 30% w maju.
➡ Każda zaliczka powinna być udokumentowana osobną fakturą zaliczkową. Ostatnia (majowa) powinna zawierać numery poprzednich dwóch faktur.
📌 Faktura końcowa (rozliczeniowa) – kiedy trzeba ją wystawić, a kiedy nie?
Czy faktura zaliczkowa na 100% wartości sprzedaży wymaga wystawienia faktury końcowej?
To pytanie bardzo często pojawia się w praktyce księgowej i podatkowej. Odpowiedź jest jednoznaczna: jeśli faktura zaliczkowa obejmuje 100% wartości transakcji i dokumentuje całą zapłatę przed realizacją dostawy lub wykonaniem usługi, to nie trzeba wystawiać faktury końcowej.
Taki dokument w pełni rozlicza transakcję i potwierdza otrzymanie całej kwoty należnej, a tym samym spełnia wszystkie wymogi ustawy o VAT. Nie ma zatem obowiązku wystawiania kolejnej faktury.
📌 Potwierdza to również interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1.09.2020 r., 0112-KDIL1-2.4012.317.2020.1.NF:
⚖️ „Wnioskodawca co do zasady nie powinien wystawić faktury końcowej w przypadku otrzymania i udokumentowania otrzymanych wcześniej zaliczek obejmujących całą zapłatę za usługę. Jednocześnie należy zaznaczyć, że obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie zabraniają wystawiania faktur końcowych, które będą dodatkowym dowodem potwierdzającym wyświadczenie usługi (…).”
A co robią podatnicy w praktyce?
Zamiast zakończyć sprawę wystawieniem jednej faktury zaliczkowej obejmującej 100% kwoty, podatnicy stosują niekiedy dwa niepotrzebne (a czasem wręcz ryzykowne) rozwiązania:
1. Korekta faktury zaliczkowej do zera i wystawienie faktury sprzedaży
✖ To rozwiązanie jest ryzykowne!
➡ Jeśli kwota zaliczki nie została zwrócona, nie ma podstaw do jej korekty do zera.
➡ Taka korekta może zostać uznana za bezskuteczną.
➡ Następnie wystawiona faktura sprzedaży może zostać uznana za tzw. pustą fakturę, a więc fakturę wystawioną bez faktycznego zdarzenia gospodarczego.
📌 Zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT:
📜 „W przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.”
➡ Skutek? Podwójne opodatkowanie tej samej transakcji – raz od faktury zaliczkowej i drugi raz od tzw. pustej faktury końcowej.
2. Wystawienie faktury końcowej z zerowymi wartościami
✔ To rozwiązanie nie niesie ryzyka, ale jest niepotrzebne. Ustawa tego nie wymaga.
📌 Błędy i korekty faktur zaliczkowych – jak ich unikać i jak je naprawić?
Kiedy trzeba wystawić fakturę korygującą?
Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, faktura korygująca jest wymagana w sytuacji, gdy:
- zmienia się podstawa opodatkowania lub kwota podatku,
- następuje zwrot towarów lub opakowań,
- następuje zwrot całości lub części zaliczki,
- stwierdzono błąd na fakturze (np. pomyłka w kwocie, stawce, danych kontrahenta).
📄 Przykład praktyczny 4:
Firma „SolarPro” otrzymała zaliczkę na wykonanie instalacji fotowoltaicznej. Następnie klient zrezygnował z realizacji usługi.
➡ Firma musi wystawić fakturę korygującą do „zera” i zwrócić zaliczkę. Tylko wtedy możliwe jest obniżenie VAT.
Kiedy można ująć korektę w deklaracji VAT?
Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, sprzedawca może ująć korektę w miesiącu, w którym spełniono łącznie dwa warunki:
✔ uzgodniono warunki korekty z nabywcą,
✔ sprzedawca posiada dokumentację potwierdzającą spełnienie tych warunków (np. podpisany aneks, e-mail, zgoda, potwierdzenie odbioru faktury korygującej).
Jeśli dokumentacja nie została zgromadzona w tym samym okresie, to korekty należy ująć dopiero w miesiącu, w którym ją pozyskano.
Podsumowanie – co musisz zapamiętać o fakturach zaliczkowych i rozliczeniowych?
Wystawianie faktur zaliczkowych i rozliczeniowych wymaga dokładności i znajomości przepisów. Poniżej znajdziesz najważniejsze zasady i dobre praktyki, które warto stosować w codziennej działalności gospodarczej:
🔎 Kluczowe wnioski:
- Faktura zaliczkowa jest obowiązkowa, gdy otrzymujesz zapłatę przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru – ale tylko wtedy, gdy wpłata dotyczy konkretnej czynności.
- Nie wystawiasz faktury zaliczkowej, jeśli:
- dostawa ma charakter wewnątrzwspólnotowy (WDT),
- sprzedajesz usługi wymienione w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (np. najem, telekomunikacja, energia),
- sprzedaż jest zwolniona z VAT,
- odbiorcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności.
- Faktura zaliczkowa na 100% wartości zastępuje fakturę końcową – nie trzeba już niczego dopisywać ani korygować.
- Wystawianie „zerowej” faktury końcowej po 100% zaliczce – choć dopuszczalne – nie jest wymagane.
- Nie koryguj faktury zaliczkowej do zera, jeśli nie nastąpił zwrot zaliczki – grozi to uznaniem faktury sprzedaży za „pustą”, co skutkuje podwójnym VAT-em!
- Korekty należy ująć w odpowiednim okresie rozliczeniowym, zgodnie z warunkami dokumentacyjnymi określonymi w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT.
🧩 Przykład końcowy – ryzykowna praktyka w firmie budowlanej
Firma budowlana „BUD-MAX” przyjęła zaliczkę w wysokości 100% wartości budowy tarasu. Wystawiono fakturę zaliczkową, a po zakończeniu robót firma… wystawiła fakturę końcową na pełną wartość usługi, nie korygując wcześniejszej.
➡ Urząd skarbowy uznał, że mamy do czynienia z podwójnym naliczeniem VAT – raz od zaliczki, drugi raz od „pustej faktury”.
➡ Firma musiała zapłacić VAT drugi raz i złożyć korektę.
📌 Wniosek? Zawsze sprawdzaj, czy faktura końcowa jest konieczna. Jeśli nie – nie wystawiaj jej tylko „dla porządku”.
📚 Podstawa prawna
- art. 106b ust. 1 pkt 4, ust. 3 pkt 1a – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570, z późn. zm.)
- art. 106f ust. 1–4 – ustawa o VAT
- art. 29a ust. 10, ust. 13 – ustawa o VAT
- art. 108 ust. 1 – ustawa o VAT
- interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 1.09.2020 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.317.2020.1.NF
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- faktura zaliczkowa 2024 obowiązek
- faktura końcowa a zaliczka 100%
- korekta faktury zaliczkowej zasady
- faktura zaliczkowa dane obowiązkowe
- brak faktury zaliczkowej skutki